Exploiter l'historique des rapports quotidiens lors d'un changement de poste ou d'une passation : transmettre le savoir individuel à la personne suivante

Juste avant un changement de responsable, le travail courant empêche de prendre le temps de préparer des documents.

Résultat : seules les procédures sont transmises, et le contexte, c'est-à-dire pourquoi on procède ainsi et où l'on a buté, tend à disparaître.

Si des notes quotidiennes se sont accumulées, cette perte peut être réduite.

Les rapports quotidiens conservent les décisions, les prises de conscience et les points qui n'ont pas bien marché ce jour-là.

Ce sont des informations qui figurent rarement dans un manuel de procédures.

En relisant les rapports par dossier ou par client, on retrace rapidement le fil des événements.

Le successeur peut alors démarrer en connaissant les tâtonnements passés.

À partir de l'historique, relevez quatre éléments : les problèmes en cours, les interlocuteurs ou conditions auxquels faire attention, les astuces qui ont fonctionné et les pièges à éviter.

Inutile de tout recopier : concentrez-vous sur les points où la personne suivante risque d'hésiter durant les premières semaines.

Même le simple fait pour le prédécesseur de reformuler les intitulés peut suffire à produire un bon document de passation.

Au-delà de la remise d'un document, rendre les rapports de la période concernée réellement lisibles par le successeur approfondit la compréhension.

Prévoyez un moment où il peut poser de brèves questions au prédécesseur lorsque des doutes surgissent en lisant.

Avec l'historique comme appui, les questions deviennent concrètes, du type « pourquoi ce dossier a-t-il évolué ainsi ? ».

Écrire uniquement en pensant au moment de la passation alourdit la charge.

Dans les rapports de tous les jours, il suffit d'ajouter un mot sur des éléments utiles à la relecture, comme la raison d'une décision ou la réaction de l'interlocuteur.

En continuant ainsi, on met naturellement en place une situation où le travail s'arrête difficilement même quand le responsable change.