Aprovechar el registro de informes diarios en los relevos y traspasos: pasar el saber personal a la siguiente persona

Justo antes de un cambio de responsable, el trabajo habitual impide dedicar tiempo a preparar documentos.

Como resultado, solo se transmiten los procedimientos y se pierden los antecedentes: por qué se hace así y dónde hubo tropiezos.

Si los registros diarios se han ido acumulando, esta pérdida se puede reducir.

En el informe diario quedan las decisiones, los hallazgos y lo que no salió bien cada día.

Es información que rara vez aparece en los manuales de procedimientos.

Si se revisan los informes por asunto o por cliente, se puede seguir en poco tiempo el hilo de los hechos.

La persona sucesora puede empezar conociendo los ensayos y errores del pasado.

A partir del registro de informes se seleccionan cuatro elementos.

Es decir, los asuntos en curso, las personas o condiciones que requieren atención, las ideas que funcionaron en el pasado y las trampas que conviene evitar.

No hace falta copiarlo todo; basta con centrarse en los puntos en los que la siguiente persona podría desorientarse durante las primeras semanas.

Incluso que la persona anterior solo vuelva a poner títulos ya da un documento de traspaso suficiente.

Además de entregar el documento, conviene dejar los informes del periodo correspondiente en una forma que la persona sucesora pueda leer de verdad.

Así se profundiza la comprensión. Si al leer surgen dudas, se reserva un tiempo para que pueda preguntar brevemente a la persona anterior.

Con el registro como respaldo, las preguntas se vuelven concretas, como «¿por qué se hizo así en aquel asunto?».

Si se escribe pensando solo en el momento del traspaso, la carga aumenta.

Basta con añadir en los informes de cada día una frase con el motivo de una decisión o la reacción de la otra parte, o algo que resulte útil al releerlo después.

Al mantenerlo, se va creando de forma natural un estado en el que el trabajo se detiene con dificultad aunque cambie el responsable.