Cómo funciona
Basta con una hoja de cálculo y una cuenta de servicio compartida. No se requiere una implantación de TI pesada.
1. Prepara una hoja de cálculo por departamento
Para cada departamento (equipo), crea una hoja de cálculo de Google vacía. No tocarás su contenido: la app escribe en ella.
2. Comparte la cuenta de servicio
Añade el correo de la cuenta de servicio emitida como Editor de esa hoja de cálculo. A los empleados no se les concede acceso de uso compartido.
3. Registra el ID de equipo y el ID de la hoja de cálculo
En la pantalla de administración, configura el ID de equipo, el ID de la hoja de cálculo, la lista de miembros y la política de coaching.
4. Empieza a operar
Los empleados introducen los informes PDCA diarios; el responsable aprueba una vez al día. Al aprobar, los informes de todos se escriben en la hoja en una sola operación y los datos brutos en nuestro servidor se borran de inmediato.
Los primeros pasos por rol: el gestor configura en 5 pasos; los miembros solo inician sesión y escriben su informe diario.
Guía de uso →Con quién compartir la cuenta de servicio (importante)
En el diálogo Compartir de tu hoja de cálculo, añade la siguiente dirección como Editor. Los empleados no reciben permiso de uso compartido.
norolu-pdca-sheets@norolu-pdca.iam.gserviceaccount.com
Una vez compartida, inicia sesión y registra el ID de equipo, el ID de la hoja de cálculo, la lista de miembros y la política de formación en la pantalla de Configuración (política de formación) para empezar a operar.
Seguridad y tratamiento de datos
- Los datos en sí residen dentro del propio Google Drive del cliente.
- Nuestro servidor conserva los datos brutos un máximo de 24 horas (se borran al aprobarse).
- Solo la cuenta de servicio escribe en la hoja de cálculo, evitando estructuralmente errores de edición por parte de los empleados.
Qué preparar antes de empezar
- Abre Ajustes y guarda el ID de la hoja (la cadena entre /d/ y /edit de la URL) y la política educativa del equipo. La política será el eje de la evaluación semanal con IA y los 1on1.
- En Ajustes, añade el correo de Google de cada miembro a Miembros (correo), uno por línea, y guarda. Ese único campo registra a la vez el permiso de acceso y la lista (avisos de no presentado, evaluación semanal / evidencias).
- Inicia sesión con la misma cuenta de Google que el correo que indicaste al pagar: te conviertes en administrador de este departamento y puedes empezar la configuración de inmediato.
- Abre la hoja de cálculo y copia la cadena entre /d/ y /edit de la URL (unos 40 caracteres), y pégala aquí.
Puntos donde es fácil atascarse
- Justo después del pago puede tardar unas decenas de segundos en aplicarse. Si ves «sin acceso», espera alrededor de un minuto e inicia sesión de nuevo.
- No se envía correo de invitación. Comparte la URL del sitio y que inicien sesión con la cuenta de Google registrada (la primera vez aparece una pantalla de consentimiento).
- ¿Cómo añado otro gestor? Añade su correo a Correos de gestores en Ajustes y guarda. Tras iniciar sesión podrá usar las pantallas de gestión (Aprobar, Equipo, Ajustes, etc.).
- ¿Cómo mostrar nombres en vez de correos? Cada persona puede fijar su nombre en Perfil, o un gestor puede registrarlo en el campo de nombres de Ajustes como correo=nombre.
Qué comunicar a los miembros
- Inicia sesión con la cuenta de Google que registró tu gestor. La primera vez aparece una pantalla de consentimiento.
- En Diario, rellena Plan, Hacer, Comprobar, Actuar y el plan de mañana. Si te atascas, la asistencia de IA ofrece borradores o preguntas (tú decides qué adoptar).
- Cuando tu gestor aprueba, el informe queda finalizado y puedes repasarlo en Historial. Configura tu nombre visible en Perfil.