Cómo redactar el informe diario de limpieza y mantenimiento de edificios: separarlo de los partes de trabajo y de los registros de inspección, y convertir lo observado en el lugar de trabajo en el paso de mañana

El informe diario en limpieza y mantenimiento de edificios tiende a convertirse en una lista de los lugares atendidos y las tareas terminadas ese día.

Por ejemplo, «limpieza ordinaria realizada planta por planta desde la tercera, sin problemas especiales».

El registro del trabajo es importante, pero por sí solo no recoge dónde se tardó más y qué salió bien, ni qué se intentará cambiar en el trabajo de mañana.

Además, en la limpieza y el mantenimiento de edificios ya existen registros.

Los exigen los contratos, las normas de la empresa y los procedimientos establecidos.

Por ejemplo, los partes de trabajo, las listas de comprobación de limpieza, los registros de inspección de las instalaciones y los registros de las rondas.

De este modo, el informe diario parece fácilmente una tarea de escribir lo mismo otra vez.

Por ejemplo, se escribe con prisa al desplazarse entre edificios o al terminar el trabajo.

Si además nadie de quienes lo leen responde, quien escribe acaba conformándose con una sola línea como «nada en particular».

En términos de PDCA, el informe se queda en el Do, el registro de lo ocurrido, y se pierden el Check y el Act.

Este artículo plantea cómo reubicar el informe diario.

Es decir, dejar de ser una copia de los registros establecidos para convertirse en una herramienta con la que repasar lo observado.

Lo observado en el lugar de trabajo ese día se convierte luego en el trabajo del día siguiente y en aprendizaje para el equipo.

El informe diario del que hablamos no sustituye a los partes de trabajo ni a los registros de inspección.

Es una reflexión breve para pasar observaciones de una persona del equipo a otra. Léalo como una reflexión sobre el sistema, no como un reproche a nadie.

El informe diario del personal de limpieza o de mantenimiento de edificios es más fácil de mantener con unos campos reducidos.

Es decir, aproximadamente lo siguiente. (1) El objetivo de hoy, es decir, en qué zona o tarea se probará qué recorrido o qué forma de organizar el trabajo.

(2) Cómo salió en realidad, es decir, qué funcionó y qué no salió como se esperaba.

(3) Lo que se observó en el lugar, como los cambios en las zonas que se ensucian con facilidad o las pequeñas anomalías en las instalaciones.

También los comentarios de los clientes o de las personas que usan el edificio, o un repaso de cómo se organizó el propio trabajo.

(4) Lo que se quiere compartir con el equipo, como lo que conviene pasar a las personas del mismo edificio o a quien entre a continuación.

(5) Lo que preocupa y qué se quiere consultar con quién. (6) El primer paso de mañana.

Lo esencial es no repetir en el informe diario lo que corresponde a los partes de trabajo o a las listas de comprobación.

Hay que limitarlo a la reflexión sobre el propio trabajo, a lo que se quiere compartir con el equipo y a las consultas.

En cambio, hay observaciones como «con varios días seguidos de lluvia, el suelo de la entrada se ensucia cada vez más».

También «el fregadero de la cocina compartida parece desaguar más despacio que la semana pasada» o «una persona que usa el edificio preguntó a qué hora se repone el papel higiénico».

Estas observaciones rara vez encajan en los apartados de los registros establecidos y solo pueden recogerse en el informe diario.

También ayuda establecer como norma no escribir en el informe diario los nombres de inquilinos ni de clientes.

Se describe en su lugar el sitio y los hechos, como «la zona de la entrada» o «la cocina compartida de la tercera planta».

Así, la información personal queda fuera. Demasiados campos alargan el tiempo de redacción y acaban con más casillas vacías.

Empiece con unos cinco y ajústelos escuchando al equipo.

El formato de norolu PDCA tiene cinco partes: P (el objetivo de hoy), D (lo que se hizo realmente), C (lo que se observó), A (lo que se hará a continuación) y la P del día siguiente.

Este es el ejemplo de una persona encargada de la limpieza ordinaria de un edificio de oficinas (el contenido y las cifras son un ejemplo ficticio con fines explicativos).

P: «Terminar primero la zona de la entrada de la planta baja y la de delante de los ascensores, antes del inicio de la jornada».

D: «Por la lluvia, el suelo de la entrada estaba más sucio de lo habitual y fregarlo llevó más tiempo. Pasé a la zona de los ascensores 15 minutos antes del inicio de la jornada y terminé trabajando en el paso de las personas que llegaban a trabajar».

C: «Sabía que los días de lluvia el suelo de la entrada lleva más tiempo, pero seguí el mismo orden que los días secos. Según cómo estaba colocada la alfombrilla, la suciedad se había extendido más hacia dentro».

A: «Mañana también se prevé lluvia, así que terminaré primero la zona de los ascensores y después la entrada. Consultaré con la persona encargada del servicio cómo se colocan las alfombrillas».

P del día siguiente: «Seguir el orden de los días de lluvia y terminar el trabajo en las zonas de paso antes del inicio de la jornada».

El truco para enlazar con la P del día siguiente es escribir la A como una sola cosa concreta que hacer después.

En lugar de «trabajar con eficiencia», escriba «terminar primero la zona de los ascensores», y el informe del día siguiente podrá comprobar si se hizo.

El registro de dónde y cuándo se trabajó corresponde al parte de trabajo o a la lista de comprobación.

En cambio, el informe diario recoge las ideas que se probaron al organizar el propio trabajo. Con una a tres líneas por campo es suficiente.

Hay personas recién incorporadas, personal a tiempo parcial con jornadas cortas o quienes van cada día a un edificio distinto.

Para estas personas, el informe diario también puede ser un lugar para plantear pronto dudas y preocupaciones.

Es decir, un lugar para no cargar con ellas en solitario (un ejemplo ficticio con fines explicativos).

P: «En la planta que me acaban de asignar, hacer el recorrido en el orden establecido y terminar a tiempo».

D: «Una sala de reuniones estaba ocupada y no pude entrar, así que cambié el orden y, como consecuencia, empecé a revisar los aseos más tarde de lo previsto. No sabía qué zona podía hacer antes en su lugar y me quedé parada a mitad».

C: «Todavía no conocía la norma de este edificio sobre cómo hacer el recorrido cuando una sala está ocupada. La persona encargada del servicio estaba en otro edificio y no pude preguntarle en el momento».

A: «Mañana por la mañana, antes de empezar, llamar a la persona encargada del servicio para confirmar cómo hacer el recorrido cuando una sala está ocupada».

Escribir sobre las dudas no sirve para informar de lo que uno no sabe hacer, sino para que el equipo pueda echar una mano antes.

La persona encargada del servicio o los compañeros con más experiencia reconocen primero en una frase que la persona lo dejó por escrito.

Después responden con una sola pista útil. Cuando es así, el equipo se siente seguro para escribir dónde tiene dudas.

Mantenga pocos campos para que se pueda escribir incluso los días de jornada corta.

Evite las respuestas que reprochan a alguien haber escrito sobre sus tropiezos.

En la limpieza y el mantenimiento de edificios ya existen registros establecidos.

Es decir, los partes de trabajo, las listas de comprobación de limpieza y los registros de inspección de las instalaciones.

También las hojas de inspección diaria, los registros de las rondas, los registros de entrega de llaves, las notas de traspaso y el registro de jornada.

Se llevan cada uno en su sitio, de acuerdo con los contratos con las empresas administradoras de los edificios y con los clientes.

También de acuerdo con la normativa, las normas de la empresa y los procedimientos establecidos.

Qué registros deben llevarse, con qué datos y durante cuánto tiempo depende del edificio, de las condiciones del contrato y del tipo de trabajo.

El informe diario no los sustituye.

Tenga en cuenta que escribir solo «revisión de instalaciones, sin anomalías» en un informe diario no lo convierte en un registro oficial de inspección.

La división básica es esta. Los hechos del trabajo y de las inspecciones van a los registros establecidos, llevados según los procedimientos fijados.

En cambio, el informe diario recoge la reflexión sobre el propio trabajo del equipo, las observaciones y los siguientes pasos.

Cuando el informe diario mencione esos registros, no repita los detalles.

Basta una nota breve como «anotado en el registro de inspección» o «comunicado en el parte de trabajo».

Trazar esta línea desde el principio reduce la carga de escribir dos veces lo mismo.

Además, mantiene el informe diario como un espacio de reflexión y no como un duplicado de los registros.

Para saber qué registro llevar y dónde, siga el contrato, las normas de la empresa y el criterio de la persona encargada del servicio o de la persona responsable de la empresa.

En el campo C a veces aparecen notas como estas. Por ejemplo, «se veía algo parecido a una mancha de agua en el techo de la cocina compartida».

También «el suelo estaba mojado y una persona que usaba el edificio estuvo a punto de resbalar» o «durante el trabajo estuve a punto de perder el equilibrio en una escalera de mano».

No deje que terminen en el informe diario; conéctelas con los procedimientos que ha fijado la empresa.

Cuando note algo distinto de lo habitual, no espere a escribir el informe diario ni cargue con ello en solitario.

Por ejemplo, una fuga de agua, un ruido o un olor extraños o una avería en las instalaciones.

Lo mismo cuando haya habido un accidente, una lesión o un incidente que pudo acabar en lesión.

Informe de inmediato a la persona encargada del servicio o a la persona responsable de la empresa y actúe según los procedimientos de la empresa.

No toque las instalaciones ni intente averiguar la causa por su cuenta; para saber cómo actuar, siga los procedimientos de la empresa y el criterio de la persona responsable.

Aunque algo del manejo de productos químicos como los detergentes o de los equipos le preocupe, no difunda su propia manera de hacerlo.

Es decir, no la difunda a través del informe diario.

Siga los procedimientos de la empresa y las indicaciones del fabricante, y consulte con la persona responsable cuando tenga dudas.

Además, la información que identifica a personas no debe ir en el informe diario.

Por ejemplo, los nombres, los datos de contacto y los números de las viviendas o locales de residentes, inquilinos o clientes.

Tampoco la información relacionada con la seguridad del edificio, como dónde se guardan las llaves o los códigos de acceso.

Ni los horarios de vigilancia, las rutas de las rondas o la forma de entrar en el edificio.

Esa información se trata según los registros establecidos y las normas de la empresa.

Cuando reciba una petición o una queja de un cliente o de una persona que usa el edificio, tampoco la resuelva dentro del informe diario.

Comuníquela a la persona responsable por el cauce establecido.

Es importante no dar por zanjadas la causa ni la responsabilidad dentro del informe diario y no escribir de un modo que culpe a una persona concreta.

El informe diario es el punto en el que se nota algo, no la respuesta en sí.

Una línea breve como «comunicado a la persona encargada del servicio» permite a quien lee confirmar que el asunto llegó a la respuesta formal.

Las personas encargadas del servicio y los responsables de zona leen cada día los informes del personal. Intentar leerlos todos a fondo no es sostenible.

Por eso, empiece por la A (lo que se hará a continuación) y después revise la C (lo que se observó) y el campo de consultas.

Es para ver si hay algo en lo que deba ayudar. También algo que decidir sobre la asignación de personal o el orden del trabajo del día siguiente.

O algo que convenga comunicar a los clientes o a la empresa administradora del edificio.

Los comentarios son más fáciles de mantener si reconocen un hecho en una frase y añaden una sola pregunta o un siguiente paso.

Por ejemplo: «Gracias por fijarte en cómo se ensucia la entrada los días de lluvia. Mañana hablaré con la persona responsable del edificio sobre cómo colocar las alfombrillas».

Hay servicios en los que el personal está repartido entre varios edificios, trabaja en horarios distintos y rara vez coincide al completo.

Ahí, el informe diario se convierte también en un lugar para pasar observaciones de un edificio a otro y de un turno a otro.

Cifras como el tiempo dedicado al trabajo o el número de zonas atendidas son importantes.

Pero hay que tratar el informe diario como una herramienta para recoger pronto lo observado en el lugar.

No es para comparar al personal por su rapidez ni para puntuar el trabajo de cada persona.

Esa es la condición previa para que la gente escriba con sinceridad. Una vez por semana, ponga en fila los informes de la semana y repáselos.

Se comentan en formato KPT (Keep, Problem, Try) para ver si los retrasos o las dudas se repiten en el mismo lugar o en la misma tarea.

También para ver cómo funcionaron los recorridos y las formas de organizar el trabajo que se probaron.

Así, la observación de una persona se convierte en una revisión de los procedimientos de trabajo.

También se convierte en mejoras en la forma de trabajar de todo el equipo.

Con el resumen semanal de norolu PDCA también puede repasar de una vez las observaciones de una semana.

Aunque falte el informe de algún día, empiece por preguntar el motivo en lugar de reprochar, y revise si los campos y la hora de redacción encajan con el ritmo del trabajo.

En norolu PDCA, la IA es una asistente que ayuda a redactar borradores de informes, a plantear preguntas que invitan a reflexionar y a elaborar resúmenes semanales.

Esa línea no cambia en la limpieza ni en el mantenimiento de edificios. La IA puede ordenar las notas breves de una persona del equipo.

También puede destacar las zonas que se ensucian con facilidad y las consultas que se repiten a lo largo de una semana de informes.

Pero las decisiones las toman la persona encargada del servicio o la persona responsable de la empresa.

Por ejemplo, cómo cambiar los procedimientos de trabajo o la asignación de personal y cómo actuar ante anomalías en las instalaciones o accidentes.

También qué comunicar a los clientes o a la empresa administradora del edificio.

Da tranquilidad no incluir en el informe diario los nombres ni los datos de contacto de inquilinos y clientes.

Ni la información relacionada con las llaves y la seguridad del edificio.

En cuanto a norolu PDCA, está diseñado para que los datos de los informes diarios se registren en el propio Google Drive (hoja de cálculo).

Ese Drive es el de la empresa que lo utiliza, es decir, la suya. Es un enfoque de conservación mínima de datos que no acumula información de nuestro lado.

Hay que mantenerlo separado de los registros establecidos, con un formato breve y con informes que reciben respuesta.

Creemos que ese hábito constante es la base.

Es la base para convertir las pequeñas observaciones diarias en el lugar de trabajo en el paso del día siguiente.

También para convertir esas observaciones en una mejor forma de trabajar como equipo.