清洁、楼宇维护日报的写法：与作业报告和点检记录分开，把现场的发现连接到第二天的一步

清洁和楼宇维护的日报，往往只是罗列当天去过的地方和做完的工作，比如“从3楼开始依次进行日常清洁。没有特别的问题”。

作业的记录很重要，但仅凭这些，留不下“在哪里费了工夫、哪些做得好”“明天的作业中想尝试改变什么”。

而且清洁和楼宇维护的现场已经有作业报告、清洁检查清单、设备点检记录、巡视记录等，按合同、公司规程和既定流程保存的记录，日报很容易被看成把同样的内容再写一遍的工作。

在现场之间移动的间隙或作业结束时匆匆写完，读的人也没有回应，写的一方就会渐渐只用一句“无特别情况”来应付。

用PDCA来说，就是停在了实行（D）的记录上，评价（C）和改善（A）都缺失了。

本文探讨如何把日报从“既定记录的抄写”重新定位为“回顾当天现场的发现，并连接到第二天的作业和团队学习的工具”的写法。

这里说的日报不是作业报告或点检记录的替代，而是员工之间传递发现的简短回顾。请把它当作关于机制的讨论来读，而不是在责怪谁。

清洁和楼宇维护员工的日报，项目缩减到下面这些左右会更容易坚持。①今天的目标（在哪个场所或作业中，尝试怎样的巡回路线或安排方式）。

②实际做了之后怎么样（做得好的地方，没有按预想进行的地方）。

③现场发现的事（容易脏的地方的变化，设备的小异常，客户或楼宇使用者的意见，对自己作业安排的回顾等）。

④想在团队中共享的事（想交给同一现场的员工或下一位进场员工的事）。⑤正在困扰的事，以及想找谁商量什么。⑥明天的第一步。

要点是，不在日报里重复应该留在作业报告或检查清单里的内容，而是聚焦于对自己作业的回顾、想在团队中共享的事和要商量的事。

反过来，像“连续几天下雨，门口一带地面的污渍在增加”“茶水间水槽的排水好像比上周慢了”“有楼宇使用者问卫生纸什么时候补充”这样的发现，很难放进既定记录的项目里。

这些发现只有日报才能捕捉到。日报里不写入住者和客户的名字，而是按“门口一带”“3楼茶水间”这样的场所和事实来写，这样就不会把个人信息带进来。

栏目增加太多，书写时间就会变长，空栏也会变多。一开始从5个左右开始，一边听取员工的意见一边增减。

日报PDCA的格式由P（今天的目标）、D（实际做了什么）、C（发现）、A（下一步怎么做）和第二天的P这5部分组成。

下面以负责办公楼日常清洁的员工为例（内容和数字是为了说明而虚构的例子）。P是“在早上上班时间之前，先完成1楼门口一带和电梯前的清洁”。

D是“因为下雨，门口地面的污渍比平时多，擦拭花了时间。转到电梯前时已是上班前15分钟，结果在来上班的人的通道上作业”。

C是“明知雨天门口地面会占用时间，却还是按照晴天的顺序巡回。因为地垫摆放的方式，污渍一直蔓延到了里面”。

A是“明天也预报有雨，先完成电梯前，再去门口。关于地垫的摆放方式，找现场负责人商量”。第二天的P是“按雨天的顺序巡回，在上班前完成通道上的作业”。

连接到第二天P的诀窍，是把A写成“下一步要做的具体的一件事”。不写“高效地作业”，而写“先完成电梯前”，第二天的日报就能确认是否做到了。

作业的场所和时间的记录留在作业报告或检查清单里，日报里写自己在作业安排上的改进。每栏写1到3行就足够了。

刚入职的员工、以兼职形式短时间工作的员工、每天轮流去不同楼宇的员工，他们的日报也可以成为不把犹豫和不安一个人扛着、尽早说出来的地方（为了说明而虚构的例子）。

P是“在新负责的楼层，按规定的顺序巡回，在时间内完成”。

D是“会议室正在使用，进不去，于是调换了顺序，结果开始检查卫生间的时间比预定晚了。不知道可以先去哪里，中途停了下来”。

C是“还不知道这个现场在房间使用中时该怎么巡回的规定。现场负责人在别的楼宇，没能当场询问”。

A是“明天早上开始作业前，打电话向现场负责人确认房间使用中时的巡回方式”。写下犹豫，不是为了报告自己做不到什么，而是为了让团队能尽早伸手帮忙。

读的一方，也就是现场负责人和前辈员工，先用一句话接住对方写下的内容，再只回一个对下一步有用的提示，员工就能安心地写下自己的犹豫。

为了在短时间上班的日子也能写，栏目要少一些。避免用责怪对方写下失误的方式回复。

清洁和楼宇维护的现场，已经有作业报告、清洁检查清单、设备点检记录和日常点检表、巡视记录、钥匙交接记录、交接备忘、考勤记录等既定的记录。

这些记录要依据与楼宇管理公司和客户的合同、法令、公司规程和既定流程，保存在各自的地方。哪些记录要用哪些项目保存多长时间，因楼宇、合同内容和作业种类而不同。

日报不能替代它们。请认为，只在日报里写一句“设备点检，无异常”，并不能作为正式的点检记录。

划线的基本原则是：作业和点检的事实按规定流程留在既定记录里，日报里写自己作业的回顾和发现、下一步。

在日报里提到这些记录时不必重复详细内容，附上一句“已填入点检记录”“已在作业报告中报告”就足够了。

一开始就划好这条线，可以减轻重复书写的负担，让日报不是“记录的重复”，而是作为“回顾的场所”保留下来。

哪些记录留在哪里，请遵循合同、公司规程以及现场负责人或公司负责人的判断。

日报的C栏里，有时会出现“茶水间的天花板上好像有水渍”“地面湿了，有楼宇使用者差点滑倒”“作业中在人字梯上差点失去平衡”这样的内容。

这些事不要写进日报就结束，而要连接到公司规定的流程。

发现漏水、异响、异味、设备故障等与平时不同的情况时，或者发生了事故、受伤、险些受伤的情况（险情）时，不要等到写日报，也不要一个人扛着。

这时要立即告诉现场负责人或公司负责人，而且要按照公司的流程应对。不要凭自己的判断去碰设备或尝试查明原因，如何应对，请遵循公司的流程和负责人的判断。

即使对洗涤剂等药剂或器材的使用有在意的地方，也不要通过日报推广自己的做法，而要遵循公司的流程和厂家的标示，不清楚时向负责人确认。

另外，入住者、租户、客户的姓名、联系方式、房间号等能识别个人的信息，不写进日报。

钥匙的保管地点、密码、安保时段、巡视路线、入楼方式等与楼宇安全相关的信息也不写进日报。这些信息不放在日报里，而是按照既定记录和公司的规程来处理。

收到客户或楼宇使用者的要求或投诉时，也不要在日报里了结，而要按规定的方式告诉负责人。重要的是，不要在日报里断定原因或责任，也不要用责怪特定人的写法。

日报是“发现了”的入口，而不是应对本身。在日报里写一句“已向现场负责人报告”，读的一方就能确认是否已连接到正式的应对。

现场负责人和区域经理每天都要阅读员工的日报。想把每一份都仔细读完是坚持不下去的，所以先从A（下一步怎么做）读起，再看C（发现）和商量的栏目。

要确认有没有需要伸手帮忙的事，需要就第二天的人员安排和作业顺序做出决定的事，或者需要转告客户或楼宇管理公司的事。

回复的评论，用一句话接住事实，再只附上一个问题或一个下一步，会更容易坚持。

比如“谢谢你发现了雨天污渍的情况。地垫的摆放方式，我明天找楼宇的负责人商量一下”这样的回复。

在员工分散在多栋楼宇、上班时段各不相同、大家很少聚齐的现场，日报也会成为跨越楼宇和班次传递发现的地方。另外，作业所花的时间和巡回场所的数量很重要。

但不把日报当作用作业速度在员工之间比较、或给每个人的工作打分的工具，而是当作尽早捕捉现场发现的工具，这是让大家诚实书写的前提。

每周一次，把一周的日报排在一起回顾。

用KPT（保持、问题、尝试）的形式讨论，同一场所或同一作业中是否反复出现费工夫或犹豫，尝试过的巡回路线和作业安排上的改进效果如何。

这样，一个人的发现就能连接到作业流程的重新审视，以及整个团队工作方式的改善。使用日报PDCA的每周摘要，还可以一次性回顾一周的发现。

即使有没交日报的日子，也先不要责怪，而是询问原因，并重新审视栏目和书写时间是否符合现场的流程。

在日报PDCA中，AI是帮助起草日报、提出促进回顾的问题、做每周摘要的辅助角色。在清洁和楼宇维护的现场，这条线也不变。

AI可以整理员工的简短备忘、从一周的日报中挑出反复出现的容易脏的地方和要商量的事。

但如何改变作业流程和人员安排、如何应对设备异常和事故、告知客户和楼宇管理公司什么，由现场负责人或公司负责人来判断。

入住者和客户的姓名、联系方式，以及与楼宇钥匙和安保相关的信息，平时就不写进日报，会更安心。

日报PDCA的设计是把日报数据记录在使用本服务的企业（也就是读者您所在的公司）自己的Google云端硬盘（电子表格）中，采取不在本公司一侧积存信息的最小数据保留思路。

与既定的记录分清职责，用简短的格式，坚持写会得到回复的日报。我们相信，这样的积累正是把每天现场的小小发现，变成第二天的一步和团队工作方式改善的基础。