Tagesberichte in der Gebäudereinigung und Gebäudeinstandhaltung schreiben – getrennt von Arbeitsberichten und Prüfprotokollen Beobachtungen vor Ort in den nächsten Schritt von morgen überführen

Tagesberichte in der Gebäudereinigung und Gebäudeinstandhaltung werden leicht zu einer Liste.

Das sind die Orte, die man an dem Tag bearbeitet hat, und die erledigten Aufgaben.

Ein Beispiel ist „Unterhaltsreinigung ab dem dritten Stock Etage für Etage durchgeführt, keine besonderen Vorkommnisse“.

Eine Aufzeichnung der Arbeit ist wichtig. Allein hält sie aber nicht fest, wo es länger gedauert hat und was gut gelaufen ist.

Sie hält auch nicht fest, was man bei der Arbeit von morgen anders versuchen will.

Hinzu kommt, dass es in der Gebäudereinigung und Gebäudeinstandhaltung bereits Aufzeichnungen gibt.

Sie sind durch Verträge, die Regeln des Unternehmens und festgelegte Abläufe vorgeschrieben.

Dazu gehören etwa Arbeitsberichte, Reinigungschecklisten, Prüfprotokolle für die Gebäudetechnik und Rundgangsprotokolle.

Der Tagesbericht wirkt dadurch leicht wie die Aufgabe, dasselbe noch einmal aufzuschreiben.

Zum Beispiel wird er in Eile zwischen zwei Objekten oder am Ende der Arbeit geschrieben. Und niemand, der ihn liest, antwortet.

Wenn das so ist, begnügen sich die Schreibenden nach und nach mit einer einzigen Zeile wie „nichts Besonderes“.

In PDCA-Begriffen bleibt der Bericht beim Do stehen, der Aufzeichnung dessen, was geschehen ist, während Check und Act wegfallen.

Dieser Artikel zeigt, wie man den Tagesbericht neu verortet.

Es geht weg von einer Kopie der festen Aufzeichnungen, hin zu einem Werkzeug, mit dem man auf die Beobachtungen vor Ort an diesem Tag zurückblickt.

Man überführt sie in die Arbeit des nächsten Tages und in Lernen für das Team. Gemeint ist hier kein Ersatz für Arbeitsberichte oder Prüfprotokolle.

Gemeint ist ein kurzer Rückblick, mit dem Beobachtungen von einem Teammitglied zum nächsten weitergegeben werden.

Bitte lesen Sie ihn als Überlegung zum System, nicht als Schuldzuweisung an irgendjemanden.

Es geht um den Tagesbericht von Mitarbeitenden in der Gebäudereinigung oder Gebäudeinstandhaltung.

Er lässt sich leichter durchhalten, wenn die Felder ungefähr auf Folgendes beschränkt werden.

(1) Das heutige Ziel, also in welchem Bereich oder bei welcher Aufgabe man welchen Rundgang oder welche Arbeitsreihenfolge ausprobiert.

(2) Wie es tatsächlich gelaufen ist, also was funktioniert hat und was nicht wie erhofft lief.

(3) Was vor Ort aufgefallen ist, etwa Veränderungen an Stellen, die schnell verschmutzen, oder kleine Unregelmäßigkeiten an der Gebäudetechnik.

Weitere Beispiele sind Rückmeldungen von Kunden oder von Menschen, die das Gebäude nutzen.

Ein weiteres ist ein Rückblick auf die eigene Arbeitsorganisation.

(4) Was man mit dem Team teilen möchte, etwa was an Kolleginnen und Kollegen im selben Objekt weitergegeben werden soll.

Dazu gehört auch, was an die Person weitergegeben werden soll, die als Nächste dort arbeitet.

(5) Was einen beschäftigt und mit wem man worüber sprechen möchte. (6) Der erste Schritt für morgen.

Entscheidend ist, im Tagesbericht nicht zu wiederholen, was in Arbeitsberichte oder Checklisten gehört.

Entscheidend ist, ihn auf den Rückblick auf die eigene Arbeit zu beschränken.

Er beschränkt sich auch auf das, was man mit dem Team teilen will, und auf Gesprächsbedarf.

Umgekehrt gibt es Beobachtungen wie „nach mehreren Regentagen hintereinander wird der Boden im Eingangsbereich immer schmutziger“.

Ein weiteres Beispiel ist „das Spülbecken in der Teeküche scheint langsamer abzulaufen als letzte Woche“.

Ein drittes ist „eine Person, die das Gebäude nutzt, hat gefragt, wann das Toilettenpapier aufgefüllt wird“.

Sie finden selten Platz in den Rubriken der festen Aufzeichnungen und lassen sich nur im Tagesbericht festhalten.

Hilfreich ist auch die Regel, im Tagesbericht keine Namen von Mietern oder Kunden zu schreiben.

Zur Regel gehört auch, Ort und Sachverhalt zu beschreiben, etwa „Eingangsbereich“ oder „Teeküche im dritten Stock“.

Dadurch bleiben personenbezogene Daten draußen. Zu viele Felder verlängern die Schreibzeit und führen zu mehr leeren Feldern.

Beginnen Sie mit etwa fünf und passen Sie sie an, während Sie dem Team zuhören.

Das Format von norolu PDCA hat fünf Teile.

Das sind P (das heutige Ziel), D (was tatsächlich getan wurde), C (was aufgefallen ist), A (was als Nächstes getan wird) und das P des nächsten Tages.

Hier ein Beispiel einer Reinigungskraft, die für die Unterhaltsreinigung in einem Bürogebäude zuständig ist (Inhalt und Zahlen sind ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Vor Arbeitsbeginn im Haus zuerst den Eingangsbereich im Erdgeschoss und den Bereich vor den Aufzügen fertigstellen.“ D: „Wegen des Regens war der Boden im Eingang schmutziger als sonst, und das Wischen dauerte länger. Erst 15 Minuten vor Arbeitsbeginn kam ich zu den Aufzügen und musste im Weg der Menschen arbeiten, die zur Arbeit kamen.“ C: „Ich wusste, dass der Boden im Eingang an Regentagen mehr Zeit braucht, bin aber trotzdem in derselben Reihenfolge wie an trockenen Tagen vorgegangen. Je nachdem, wie die Matte lag, hatte sich der Schmutz weiter ins Innere verteilt.“ A: „Für morgen ist wieder Regen angesagt: zuerst den Bereich vor den Aufzügen fertigstellen und danach den Eingang. Mit der Objektleitung über die Lage der Matten sprechen.“ P des nächsten Tages: „In der Reihenfolge für Regentage vorgehen und die Arbeit auf den Laufwegen vor Arbeitsbeginn abschließen.“ Der Kniff, um mit dem P des nächsten Tages zu verbinden, besteht darin, A als eine konkrete Sache zu formulieren, die als Nächstes zu tun ist.

Statt „effizient arbeiten“ schreiben Sie „zuerst den Bereich vor den Aufzügen fertigstellen“, und der Bericht des nächsten Tages kann prüfen, ob es umgesetzt wurde.

Wo und wann gearbeitet wurde, gehört in den Arbeitsbericht oder die Checkliste; der Tagesbericht enthält die Ideen, die man bei der eigenen Arbeitsorganisation ausprobiert hat.

Ein bis drei Zeilen pro Feld genügen.

Der Tagesbericht kann auch ein Ort sein, Unsicherheiten und Sorgen früh anzusprechen, statt sie allein mit sich herumzutragen.

Das gilt für neue Mitarbeitende, Teilzeitkräfte mit wenigen Stunden oder Mitarbeitende, die von Tag zu Tag in einem anderen Gebäude arbeiten.

(Ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Auf der Etage, die mir gerade neu zugeteilt wurde, in der festgelegten Reihenfolge vorgehen und rechtzeitig fertig werden.“ D: „Ein Besprechungsraum war belegt, und ich konnte nicht hinein. Deshalb habe ich die Reihenfolge geändert, und dadurch habe ich mit der Kontrolle der Toiletten später als geplant begonnen. Ich wusste nicht, welchen Bereich ich stattdessen vorziehen durfte, und bin auf halbem Weg stehen geblieben.“ C: „Ich kannte die Regel dieses Objekts noch nicht, wie man vorgeht, wenn ein Raum belegt ist. Die Objektleitung war in einem anderen Gebäude, und ich konnte nicht sofort fragen.“ A: „Morgen früh vor Arbeitsbeginn die Objektleitung anrufen und klären, wie man vorgeht, wenn ein Raum belegt ist.“ Über Unsicherheiten zu schreiben dient nicht dazu, zu melden, was man nicht kann, sondern dazu, dem Team zu ermöglichen, früher zu helfen.

Gemeint sind die Objektleitung oder erfahrenere Kolleginnen und Kollegen.

Zum Beispiel erkennen sie zuerst in einem Satz an, dass die Person es aufgeschrieben hat. Dann antworten sie mit genau einem hilfreichen Hinweis.

Wenn das so ist, fühlen sich die Mitarbeitenden sicher, aufzuschreiben, wo sie unsicher sind.

Halten Sie die Felder knapp, damit man auch an Tagen mit wenigen Stunden schreiben kann.

Vermeiden Sie Antworten, die jemandem vorwerfen, über Stolpersteine geschrieben zu haben.

In der Gebäudereinigung und Gebäudeinstandhaltung gibt es bereits feste Aufzeichnungen.

Dazu gehören Arbeitsberichte, Reinigungschecklisten, Prüfprotokolle für die Gebäudetechnik und Formulare für die tägliche Sichtkontrolle.

Dazu kommen Rundgangsprotokolle, Aufzeichnungen über die Übergabe von Schlüsseln, Übergabenotizen und die Arbeitszeiterfassung.

Sie werden jeweils an ihrem Ort geführt. Grundlage sind die Verträge mit Hausverwaltungen und Kunden und die gesetzlichen Vorgaben.

Grundlage sind auch die Regeln des Unternehmens und festgelegte Abläufe.

Welche Aufzeichnungen mit welchen Angaben und wie lange zu führen sind, unterscheidet sich je nach Gebäude, Vertragsinhalt und Art der Arbeit.

Der Tagesbericht ersetzt sie nicht.

Gehen Sie davon aus, dass ein bloßer Eintrag wie „Technik geprüft, keine Auffälligkeiten“ im Tagesbericht kein offizielles Prüfprotokoll ist.

Die grundlegende Trennung lautet so.

Die Fakten zur Arbeit und zu den Prüfungen gehören in die festen Aufzeichnungen, geführt nach den festgelegten Abläufen.

Der Tagesbericht dagegen enthält den Rückblick auf die eigene Arbeit des Teams, Beobachtungen und nächste Schritte.

Wenn der Tagesbericht diese Aufzeichnungen erwähnt, wiederholen Sie die Einzelheiten nicht.

Ein kurzer Vermerk wie „im Prüfprotokoll eingetragen“ oder „im Arbeitsbericht gemeldet“ genügt.

Wer diese Grenze von Anfang an zieht, verringert den Aufwand, dasselbe zweimal zu schreiben.

Er erhält den Tagesbericht als Ort des Rückblicks statt als Doppelung der Aufzeichnungen.

Welche Aufzeichnung wo zu führen ist, richtet sich nach dem Vertrag und den Regeln des Unternehmens.

Es richtet sich auch nach dem Urteil der Objektleitung oder der verantwortlichen Person im Unternehmen.

Im Feld C tauchen manchmal Notizen auf wie „an der Decke der Teeküche war etwas wie ein Wasserfleck zu sehen“.

Ein weiteres Beispiel ist „der Boden war nass, und eine Person, die das Gebäude nutzt, wäre fast ausgerutscht“.

Ein drittes ist „bei der Arbeit hätte ich auf der Trittleiter beinahe das Gleichgewicht verloren“.

Lassen Sie solche Punkte nicht im Tagesbericht enden, sondern verbinden Sie sie mit den Abläufen, die das Unternehmen festgelegt hat.

Zum Beispiel fällt Ihnen etwas Ungewöhnliches auf.

Das ist etwa ein Wasseraustritt, ein ungewöhnliches Geräusch oder ein ungewöhnlicher Geruch oder eine Störung an der Technik.

Oder es hat einen Unfall, eine Verletzung oder einen Beinaheunfall gegeben, der zu einer Verletzung hätte führen können.

Wenn das so ist, warten Sie nicht, bis Sie den Tagesbericht schreiben, und tragen Sie es nicht allein.

Wenn das so ist, informieren Sie sofort die Objektleitung oder die verantwortliche Person im Unternehmen. Gehen Sie nach den Abläufen des Unternehmens vor.

Fassen Sie die Technik nicht eigenmächtig an und versuchen Sie nicht selbst, die Ursache zu finden.

Wie zu reagieren ist, richtet sich nach den Abläufen des Unternehmens und dem Urteil der verantwortlichen Person.

Zum Beispiel macht Ihnen beim Umgang mit Chemikalien wie Reinigungsmitteln oder mit Geräten etwas Sorgen.

Auch wenn das so ist, verbreiten Sie über den Tagesbericht keine eigene Vorgehensweise.

Halten Sie sich an die Abläufe des Unternehmens und die Angaben des Herstellers. Fragen Sie bei Unklarheiten die verantwortliche Person.

Außerdem gehören Angaben, mit denen sich Personen erkennen lassen, nicht in den Tagesbericht.

Dazu gehören etwa Namen, Kontaktdaten und Wohnungs- oder Büronummern von Bewohnern, Mietern oder Kunden.

Dasselbe gilt für Informationen zur Sicherheit des Gebäudes.

Dazu gehören etwa, wo Schlüssel aufbewahrt werden, Zugangscodes, Zeiten des Wachdienstes, Rundgangswege oder wie man das Gebäude betritt.

Sie werden nach den festen Aufzeichnungen und den Regeln des Unternehmens behandelt.

Zum Beispiel erhalten Sie von Kunden oder von Menschen, die das Gebäude nutzen, einen Wunsch oder eine Beschwerde.

Wenn das so ist, erledigen Sie das ebenfalls nicht im Tagesbericht.

Geben Sie es in diesem Fall auf dem festgelegten Weg an die verantwortliche Person weiter.

Wichtig ist auch, Ursache oder Verantwortung nicht im Tagesbericht festzulegen und nicht so zu schreiben, dass einer bestimmten Person die Schuld gegeben wird.

Der Tagesbericht ist der Punkt, an dem etwas bemerkt wird, nicht die Bearbeitung selbst.

Eine kurze Zeile wie „an die Objektleitung gemeldet“ lässt die Lesenden prüfen, ob der Punkt in die offizielle Bearbeitung gelangt ist.

Objektleitung und Bereichsleitung lesen jeden Tag die Berichte der Mitarbeitenden. Alle gründlich lesen zu wollen, ist auf Dauer nicht durchzuhalten.

Beginnen Sie deshalb mit A (was als Nächstes getan wird).

Prüfen Sie dann C (was aufgefallen ist) und das Feld für Gesprächsbedarf darauf, ob es etwas gibt, wobei Sie helfen sollten.

Prüfen Sie auch, ob es etwas gibt, das für die Personaleinteilung oder die Arbeitsreihenfolge des nächsten Tages zu entscheiden ist.

Prüfen Sie außerdem, ob es etwas gibt, das an Kunden oder an die Hausverwaltung weiterzugeben ist.

Kommentare lassen sich leichter durchhalten, wenn sie eine Tatsache in einem Satz anerkennen und genau eine Frage oder einen nächsten Schritt hinzufügen.

Zum Beispiel: „Danke, dass dir aufgefallen ist, wie der Eingang an Regentagen verschmutzt. Über die Lage der Matten spreche ich morgen mit der zuständigen Person für das Gebäude.“ Der Tagesbericht wird auch zu einem Ort, an dem Beobachtungen über Gebäude und Schichten hinweg weitergegeben werden.

Das gilt dort, wo die Mitarbeitenden auf mehrere Gebäude verteilt sind, zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten und selten alle zusammen sind.

Kennzahlen wie die benötigte Zeit oder die Zahl der bearbeiteten Bereiche sind wichtig. Doch es gibt eine Voraussetzung für ehrliches Schreiben.

Man behandelt den Tagesbericht als Werkzeug, um Beobachtungen vor Ort früh aufzugreifen.

Man behandelt ihn nicht als Werkzeug, um Mitarbeitende nach ihrem Arbeitstempo zu vergleichen oder die Arbeit jeder einzelnen Person zu benoten.

Legen Sie einmal pro Woche die Berichte der Woche nebeneinander und blicken Sie zurück.

Wer sie im KPT-Format (Keep, Problem, Try) bespricht, macht aus der Beobachtung einer Person eine Überprüfung der Arbeitsabläufe.

Er verbessert auch die Art, wie das ganze Team arbeitet.

Dabei prüft er, ob sich Verzögerungen oder Unsicherheiten am selben Ort oder bei derselben Aufgabe wiederholen.

Er prüft auch, wie die ausprobierten Rundgänge und Arten der Arbeitsorganisation gewirkt haben.

Mit der Wochenzusammenfassung in norolu PDCA können Sie auch die Beobachtungen einer Woche auf einmal durchsehen.

Fehlt an einem Tag ein Bericht, fragen Sie zuerst nach dem Grund, statt Vorwürfe zu machen.

Prüfen Sie in diesem Fall auch, ob die Felder und die Schreibzeit zum Ablauf der Arbeit vor Ort passen.

In norolu PDCA ist die KI eine Assistenz, die beim Entwerfen von Berichten, bei Fragen zur Reflexion und bei Wochenzusammenfassungen hilft.

Diese Grenze gilt auch in der Gebäudereinigung und Gebäudeinstandhaltung. Die KI kann kurze Notizen von Mitarbeitenden ordnen.

Sie kann auch Stellen, die schnell verschmutzen, und Gesprächsbedarf herausgreifen, die sich über eine Woche an Berichten wiederholen.

Aber Entscheidungen treffen die Objektleitung oder die verantwortliche Person im Unternehmen.

Dazu gehört etwa, wie Arbeitsabläufe oder Personaleinteilung geändert werden.

Dazu gehört auch, wie auf Unregelmäßigkeiten an der Technik oder auf Unfälle reagiert wird und was Kunden oder der Hausverwaltung mitgeteilt wird.

Beruhigend ist es, Namen und Kontaktdaten von Mietern und Kunden gar nicht erst in den Tagesbericht zu schreiben.

Dasselbe gilt für Informationen zu Schlüsseln und Sicherheit des Gebäudes.

Zudem ist norolu PDCA so gestaltet, dass die Daten der Tagesberichte im eigenen Google Drive (Tabelle) des nutzenden Unternehmens gespeichert werden.

Gemeint ist also Ihr eigenes. Es geht um einen Ansatz minimaler Datenspeicherung, der auf unserer Seite keine Informationen anhäuft.

Es geht um eine beständige Gewohnheit: getrennt von den festen Aufzeichnungen, in einem kurzen Format und mit Berichten, auf die eine Antwort kommt.

Es geht auch um die kleinen Beobachtungen jedes Tages vor Ort.

Wir glauben, dass diese Gewohnheit die Grundlage dafür ist, sie in den nächsten Schritt von morgen zu verwandeln.

Wir glauben auch, dass sie die Grundlage dafür ist, sie in eine bessere Arbeitsweise des Teams zu verwandeln.