Tagesberichte in der Fertigung schreiben – Beobachtungen aus der Produktion in Verbesserungsvorschläge und Qualitätsaufzeichnungen überführen

Tagesberichte in der Produktion füllen sich schnell mit Zahlenfeldern: produzierte Stückzahl, Laufzeit, Anzahl der Fehler.

Zahlen sind wichtig, aber allein halten sie weder fest, warum das Ergebnis so ausgefallen ist, noch was morgen zu tun ist.

Hinzu kommt, dass die Orte für Aufzeichnungen in vielen Werken bereits aufgeteilt sind.

Produktionsergebnisse gehen ins Produktionsplanungssystem, Prüfergebnisse in Qualitätsformulare und Maschinenstörungen in Instandhaltungsaufträge.

So wird der Tagesbericht leicht zur Aufgabe, dieselben Zahlen noch einmal abzuschreiben.

Wenn niemand antwortet und keine Verbesserung spürbar wird, füllen die Schreibenden nach und nach nur noch die Pflichtfelder aus.

In PDCA-Begriffen bleibt der Bericht beim Tun (D), der Aufzeichnung des Geschehenen, stehen, während Überprüfen (C) und Handeln (A) wegfallen.

Dieser Beitrag zeigt, wie man den Tagesbericht neu verortet.

Es geht weg von der Abschrift der Zahlen, hin zu einem Einstieg, der Beobachtungen aus der Produktion aufgreift und in Verbesserungsvorschläge überführt.

Lesen Sie ihn als Überlegung zum System, nicht als Suche nach Schuldigen.

Ein Tagesbericht in der Fertigung lässt sich leichter durchhalten, wenn die Felder ungefähr auf Folgendes beschränkt werden.

(1) Die Stückzahl und die Abweichung vom Plan, mit einem Satz dazu, warum die Abweichung entstand, statt nur der Zahl.

(2) Die Zeit für Rüstvorgänge und was sie verzögert hat. (3) Ob es Fehler oder Nacharbeit gab und die Lage, soweit man sie bemerkt hat. (4) Beinahe-Unfälle.

(5) Was einem mit Blick auf 5S (Sortieren, Systematisieren, Säubern, Standardisieren, Selbstdisziplin) aufgefallen ist.

(6) Alles, was sich anders anfühlte als sonst, etwa ungewöhnliche Geräusche, Vibrationen oder Gerüche an Maschinen. (7) Was man morgen ändern möchte.

Entscheidend ist, nicht alle Zahlen zu wiederholen, die schon in anderen Formularen oder Systemen stehen, sondern sich auf das Wesentliche und die Gründe zu beschränken.

Umgekehrt gibt es kleine Beobachtungen, etwa ein seltsames Geräusch oder ein Rüstvorgang, der etwas länger dauerte.

Sie sind genau die Informationen, die in keinem anderen Formular auftauchen und nur der Tagesbericht erfassen kann.

Zu viele Felder verlängern die Schreibzeit und führen am Ende zu mehr leeren Feldern.

Beginnen Sie mit etwa fünf Feldern und passen Sie sie an, während Sie den Menschen in der Produktion zuhören.

Das Format in norolu PDCA hat fünf Felder: P (das Ziel für heute), D (was tatsächlich getan wurde), C (was aufgefallen ist), A (was morgen getan wird) und das P für den nächsten Tag.

Hier ein Beispiel einer Teamleitung an einer Montagelinie (der Inhalt ist ein fiktives Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Am Vormittag den Rüstvorgang von Teil A auf Teil B abschließen und am Nachmittag die geplante Menge fertigen.“ D: „Das Rüsten dauerte 20 Minuten länger als geplant. Am Nachmittag lagen wir etwa zehn Prozent unter Plan.“ C: „Die Vorrichtungen hatten keinen festen Platz, deshalb ging Zeit mit Suchen verloren. Kurz nach Mittag kam aus der Zuführung von Maschine Nr. 2 ein ungewöhnlich hohes Geräusch.“ A: „Morgen in der Frühbesprechung dem Team vorschlagen, einen festen, gekennzeichneten Platz für die Vorrichtungen festzulegen. Die Instandhaltung über das Geräusch informieren und einen Prüfauftrag stellen.“ P für den nächsten Tag: „Vor dem Rüsten den Platz der Vorrichtungen festlegen und die Rüstzeit messen.“ Ein bis drei Zeilen pro Feld genügen.

Der Kniff besteht darin, Zahlen auf die Abweichung und ihren Grund zu beschränken und jedes Feld auf einen nächsten Schritt auszurichten, den das Team selbst ändern kann.

Die Felder C und A eines Tagesberichts können direkt als Entwurf für einen Verbesserungsvorschlag dienen. Drei Gewohnheiten helfen dabei.

Erstens: Fakten und Meinungen trennen. Statt „die Maschine ist laut“ schreiben Sie, wann, wo und was passiert ist.

Ein Beispiel ist: „Kurz nach Mittag kam aus der Zuführung von Maschine Nr. 2 ein ungewöhnlich hohes Geräusch.“ Zweitens: trennen, was man selbst ändern kann.

Davon trennt man, worum man eine andere Abteilung bitten muss.

Wo die Vorrichtungen liegen, kann das Team entscheiden, eine Maschinenprüfung dagegen ist ein Auftrag an die Instandhaltung.

Drittens: es so formulieren, dass es sich im Kleinen ausprobieren lässt.

Statt „Rüstvorgänge verbessern“ schreiben Sie „Platz der Vorrichtungen festlegen und das Rüsten morgen messen“, damit der Bericht des nächsten Tages das Ergebnis bestätigen kann.

Taucht eine gute Beobachtung auf, kann die lesende Teamleitung oder Werksleitung kurz antworten, etwa „Machen wir daraus einen Vorschlag“.

In einem Unternehmen mit einem betrieblichen Vorschlagswesen kann sie erklären, wie man ihn in dieses Formular überträgt.

Der Tagesbericht ist der Einstieg in Vorschläge; er ersetzt weder deren Prüfung noch deren Anerkennung.

In einem Fertigungsbetrieb gibt es bereits qualitätsbezogene Aufzeichnungen.

Beispiele sind Prüfaufzeichnungen, Prozessaufzeichnungen und Aufzeichnungen über den Umgang mit fehlerhaften (nichtkonformen) Produkten.

Sie werden auf festgelegten Formularen geführt. Gestützt sind sie auf die Qualitätsregeln des Unternehmens und Vereinbarungen mit Kunden.

Falls das Unternehmen eine Zertifizierung hat, sind sie auch auf das zugehörige System gestützt. Der Tagesbericht ersetzt sie nicht.

Gehen Sie davon aus, dass der bloße Satz „heute drei Fehlteile“ in einem Tagesbericht nicht als Qualitätsaufzeichnung gelten kann.

Die Grundaufteilung lautet so.

Qualitätsaufzeichnungen halten die Fakten zu Produkten und Prozessen auf den festgelegten Formularen und nach den festgelegten Verfahren fest.

Der Tagesbericht dagegen hält das eigene Handeln, die eigenen Beobachtungen und die nächsten Schritte fest.

Erwähnt ein Tagesbericht einen Fehler, wiederholen Sie die Einzelheiten nicht.

Ergänzen Sie eine kurze Notiz wie „in der Fehleraufzeichnung eingetragen“ oder „an die Qualitätssicherung gemeldet“.

Lassen Sie die Lesenden die Fakten in der Qualitätsaufzeichnung nachsehen.

Es geht um Einzelheiten der Qualitätsaufzeichnungen, etwa welche Punkte festzuhalten und wie sie aufzubewahren sind.

Dafür folgen Sie den Regeln Ihres Unternehmens und der Einschätzung der Qualitätsverantwortlichen.

Wer diese Grenze von Anfang an zieht, verringert den Aufwand für doppeltes Schreiben.

Er verringert auch das Risiko, dass der Tagesbericht als Ersatz für Qualitätsaufzeichnungen behandelt wird.

Im Feld C tauchen manchmal Notizen auf wie „Schreckmoment, als im Gang ein Gabelstapler vorbeifuhr“ oder „der Stopptaster der Presse schien verzögert zu reagieren“.

Lassen Sie solche Einträge nicht im Tagesbericht enden, sondern führen Sie sie in die vom Unternehmen festgelegten offiziellen Abläufe über.

Es gibt Meldungen von Beinahe-Unfällen, Aufträge zur Prüfung oder Reparatur von Maschinen und Hinweise auf sicherheitsrelevante Auffälligkeiten.

Sie folgen jeweils den Arbeitsschutzregeln Ihres Unternehmens, den Instandhaltungsabläufen und den vorgesehenen Formularen.

Wenn Sie eine Gefahr spüren, warten Sie nicht, bis Sie den Tagesbericht schreiben: Informieren Sie sofort Ihre Vorgesetzten, wie es die Regeln Ihres Unternehmens vorsehen.

Der Tagesbericht ist der Punkt, an dem etwas bemerkt wird; er ist nicht die Meldung oder der Auftrag selbst.

Ein Beispiel ist eine kurze Zeile wie „in der Beinahe-Unfall-Meldung eingetragen“ oder „Prüfauftrag an die Instandhaltung gestellt“.

Sie lässt die Lesenden prüfen, ob die Beobachtung den offiziellen Weg erreicht hat.

Halten Sie die Linie klar, dass weder das Produkt noch der Tagesbericht verspricht, Unfälle zu verhindern.

Die Verantwortung für Sicherheit liegt bei den Regeln des Betriebs und dem Handeln jeder einzelnen Person.

Teamleitungen und Werksleitungen lesen jeden Tag die Berichte mehrerer Mitarbeitender. Alles gründlich lesen zu wollen, hält niemand durch.

Beginnen Sie deshalb mit A (was morgen getan wird). Prüfen Sie dann C (was aufgefallen ist) auf Gesprächsbedarf oder Auffälligkeiten.

Kommentare lassen sich leichter durchhalten, wenn sie eine Tatsache aufgreifen und genau eine Frage oder einen nächsten Schritt ergänzen.

Zum Beispiel: „Gute Idee mit dem festen Platz für die Vorrichtungen. Sag mir Bescheid, wie die Rüstzeit morgen ausfällt.“ Einmal pro Woche legen Sie die Berichte der Woche nebeneinander.

Dann schauen Sie gemeinsam zurück.

Wer sie im KPT-Format (Keep, Problem, Try: beibehalten, Probleme, ausprobieren) bespricht, macht aus täglichen Beobachtungen Verbesserungen des Teams.

Dabei prüft er, ob dieselbe Hürde immer wieder auftritt und wie sich die ausprobierten Verbesserungen bewährt haben.

Mit der Wochenzusammenfassung von norolu PDCA lassen sich die Beobachtungen einer ganzen Woche auch auf einmal durchsehen.

Fehlt ein Bericht, fragen Sie zuerst nach dem Grund, statt Vorwürfe zu machen.

Überprüfen Sie in diesem Fall auch das System selbst, etwa ob es zu viele Felder gibt oder ob der Schreibzeitpunkt zur Schicht passt.

In norolu PDCA ist die KI eine Assistenz, die beim Entwerfen von Berichten, bei Fragen zur Reflexion und bei Wochenzusammenfassungen hilft.

Diese Grenze gilt auch in der Produktion.

Die KI kann kurze Notizen von Mitarbeitenden ordnen oder Beobachtungen herausgreifen, die sich über eine Woche an Berichten wiederholen.

Aber Entscheidungen treffen Teamleitungen, Werksleitungen sowie die Verantwortlichen für Qualität oder Instandhaltung.

Dazu gehört etwa, ob eine Maschine angehalten, wie mit einem Fehler umgegangen oder ob ein Verbesserungsvorschlag umgesetzt wird.

Beruhigend ist es außerdem, Informationen, die das Unternehmen nicht verlassen dürfen, gar nicht erst in den Tagesbericht zu schreiben.

Dazu gehören etwa Kundennamen, Angaben aus Zeichnungen und Produktspezifikationen.

Zudem ist norolu PDCA so gestaltet, dass die Daten der Tagesberichte im eigenen Google Drive (Tabelle) des nutzenden Unternehmens gespeichert werden.

Gemeint ist also Ihr eigenes. Es geht um einen Ansatz minimaler Datenspeicherung, der auf unserer Seite keine Informationen anhäuft.

Es geht um eine Gewohnheit: getrennt von Qualitätsaufzeichnungen, in einem kurzen Format und mit Berichten, auf die eine Antwort kommt.

Wir glauben, dass diese beständige Gewohnheit die Grundlage dafür ist, kleine Beobachtungen aus der Produktion in Verbesserungen zu verwandeln.