Como escrever relatórios diários na indústria: levar o que se observa no chão de fábrica a propostas de melhoria e registros de qualidade

Os relatórios diários do chão de fábrica costumam se encher de campos numéricos: unidades produzidas, horas de operação, número de defeitos.

Os números importam, mas sozinhos não registram por que o resultado saiu assim nem o que fazer amanhã.

Além disso, em muitas fábricas os lugares de registro já estão divididos. Os resultados de produção vão para o sistema de controle da produção.

Os resultados de inspeção vão para os formulários de qualidade. As falhas de equipamento vão para as solicitações de manutenção.

Assim, o relatório diário facilmente vira a tarefa de copiar de novo os mesmos números.

Se ninguém responde e não se percebe que ele leve a alguma melhoria, quem escreve passa a preencher só os campos mínimos.

Em termos de PDCA, o relatório para no Fazer (D), o registro do que aconteceu, enquanto o Checar (C) e o Agir (A) se perdem.

Este artigo propõe reposicionar o relatório diário: de cópia dos números para porta de entrada que recolhe o que se observa no chão de fábrica e o leva a propostas de melhoria.

Leia-o como uma conversa sobre o sistema, não como uma busca por culpados.

Um relatório diário de fábrica é mais fácil de manter quando os campos se limitam mais ou menos ao seguinte.

(1) A produção e a diferença em relação ao plano, com uma frase sobre por que a diferença ocorreu em vez de apenas o número.

(2) O tempo gasto nas trocas de ferramenta e o que as atrasou. (3) Se houve defeitos ou retrabalho, e a situação até onde se percebeu. (4) Quase acidentes.

(5) O que chamou a atenção em relação aos 5S (utilização, organização, limpeza, padronização e disciplina).

(6) Qualquer coisa diferente do habitual, como ruídos, vibrações ou cheiros estranhos nos equipamentos. (7) O que se quer mudar amanhã.

O ponto central é não repetir todos os números que já existem em outros formulários ou sistemas, e sim ficar com o essencial e os motivos.

Por outro lado, há observações pequenas, como um ruído estranho ou uma troca de ferramenta que demorou um pouco mais.

São justamente a informação que não aparece em nenhum outro formulário e que só o relatório diário consegue recolher.

Campos demais alongam o tempo de escrita e acabam deixando mais espaços em branco.

Vale começar com uns cinco e ajustá-los ouvindo as pessoas do chão de fábrica.

O formato usado no norolu PDCA tem cinco campos: P (o objetivo de hoje), D (o que foi realmente feito), C (o que se observou), A (o que será feito amanhã) e o P do dia seguinte.

Veja um exemplo de um líder de equipe de uma linha de montagem (o conteúdo é um exemplo fictício para fins de ilustração).

P: 'Concluir pela manhã a troca do item A para o item B e, à tarde, produzir a quantidade planejada.' D: 'A troca levou 20 minutos a mais do que o previsto.

À tarde ficamos cerca de dez por cento abaixo do plano.' C: 'Os gabaritos não tinham lugar fixo e perdemos tempo procurando por eles.

Pouco depois do meio-dia, a parte de alimentação da máquina n.º 2 fez um ruído agudo fora do comum.'

A: 'Propor à equipe, na reunião de amanhã cedo, definir e sinalizar um lugar para os gabaritos.

Avisar a manutenção sobre o ruído e abrir uma solicitação de inspeção.'

P do dia seguinte: 'Definir o lugar dos gabaritos antes de começar a troca e medir quanto tempo leva.' De uma a três linhas por campo é suficiente.

O segredo é limitar os números à diferença e ao motivo, e voltar cada campo para um próximo passo que a própria equipe possa mudar.

Os campos C e A do relatório diário podem servir diretamente como rascunho de uma proposta de melhoria. Três hábitos facilitam isso.

Primeiro, separar fatos de opiniões. Em vez de 'a máquina está barulhenta', escreva quando, onde e o que aconteceu.

Por exemplo: 'Pouco depois do meio-dia, a parte de alimentação da máquina n.º 2 fez um ruído agudo fora do comum.'

Segundo, separar o que você mesmo pode mudar do que precisa pedir a outro departamento.

A equipe pode decidir onde ficam os gabaritos, mas a inspeção de um equipamento é uma solicitação à equipe de manutenção.

Terceiro, escrever de um jeito que possa ser testado em pequena escala.

Em vez de 'melhorar as trocas de ferramenta', escreva 'definir o lugar dos gabaritos e medir a troca de amanhã', para que o relatório do dia seguinte confirme o resultado.

Quando surge uma boa observação, o líder de equipe ou o gerente de fábrica que a lê pode responder com algo como 'Vamos transformar isso em uma proposta'.

Em uma empresa que tem um sistema de propostas de melhoria, pode também explicar como passá-la para esse formulário.

O relatório diário é a porta de entrada das propostas; não substitui a avaliação nem o reconhecimento das propostas em si.

Uma fábrica já tem registros ligados à qualidade.

Por exemplo, registros de inspeção, registros de processo e registros do tratamento de produtos não conformes (defeituosos).

Eles são mantidos em formulários definidos, com base nas normas de qualidade da empresa e nos acordos com clientes.

Quando a empresa tem uma certificação, também são mantidos com base no sistema correspondente. O relatório diário não os substitui.

Considere que escrever apenas 'hoje saíram três defeitos' em um relatório diário não pode ser tratado como registro de qualidade. A divisão básica é esta.

Os registros de qualidade guardam os fatos sobre produtos e processos, nos formulários definidos e seguindo os procedimentos definidos.

Enquanto isso, o relatório diário guarda as próprias ações, observações e próximos passos.

Quando um relatório diário mencionar um defeito, não repita os detalhes.

Acrescente uma nota curta como 'registrado no controle de não conformidades' ou 'comunicado à qualidade'.

Deixe que o leitor consulte o registro de qualidade para ver os fatos.

Para detalhes dos registros de qualidade, como quais itens registrar e como guardá-los, siga as normas da sua empresa e o critério da equipe de qualidade.

Traçar essa linha desde o início reduz tanto o trabalho de escrever a mesma coisa duas vezes quanto o risco de o relatório diário ser tratado como substituto dos registros de qualidade.

Às vezes aparecem no campo C anotações como 'levei um susto ao cruzar com uma empilhadeira no corredor' ou 'o botão de parada da prensa pareceu responder devagar'.

Não deixe que elas terminem no relatório diário; ligue-as aos procedimentos formais definidos pela empresa.

Há relatos de quase acidentes, pedidos de inspeção ou reparo de equipamentos e avisos de anomalias ligadas à segurança.

Cada um deve seguir as normas de segurança e saúde da sua empresa, os procedimentos de manutenção e os formulários definidos.

Quando perceber um perigo, não espere para escrever o relatório diário: avise o seu superior na hora, conforme as regras da sua empresa.

O relatório diário é o ponto em que algo é percebido; não é o relato nem o pedido em si.

Uma linha curta como 'registrado no relato de quase acidentes' ou 'inspeção solicitada à manutenção' permite ao leitor confirmar que a observação chegou ao processo formal.

Mantenha clara a ideia de que nem o produto nem o relatório diário prometem evitar acidentes.

A responsabilidade pela segurança está nas regras da fábrica e nas ações de cada pessoa.

Líderes de equipe e gerentes de fábrica leem todos os dias os relatórios de vários trabalhadores. Tentar ler todos em profundidade não é sustentável.

Então comece por A (o que será feito amanhã). Depois verifique C (o que se observou) para ver se há algo a conversar ou alguma anomalia.

Os comentários são mais fáceis de manter quando reconhecem um fato e acrescentam uma única pergunta ou próximo passo.

Por exemplo: 'Boa ideia sobre o lugar dos gabaritos. Me conte como ficou o tempo da troca amanhã.'

Uma vez por semana, reúna os relatórios da semana e revise-os juntos. Converse no formato KPT (Keep, Problem, Try: manter, problemas, tentar).

Veja se o mesmo tropeço se repete e como funcionaram as melhorias testadas. Conversar assim transforma as observações diárias em melhorias da equipe.

Com o resumo semanal do norolu PDCA também é possível rever de uma vez as observações de uma semana inteira.

Quando faltar um relatório, comece perguntando o motivo em vez de culpar.

Revise também o próprio sistema, por exemplo se há campos demais ou se o horário de escrever combina com o turno.

No norolu PDCA, a IA é uma assistente que ajuda a rascunhar relatórios, a fazer perguntas que estimulam a reflexão e a preparar resumos semanais.

Essa linha não muda no chão de fábrica.

A IA pode organizar as anotações curtas de um trabalhador ou destacar observações que se repetem em uma semana de relatórios.

Mas há decisões como parar uma máquina, como tratar um defeito ou se adotar uma proposta de melhoria.

Essas decisões são tomadas pelos líderes de equipe, pelos gerentes de fábrica e pela equipe de qualidade ou de manutenção.

Também traz tranquilidade manter fora do relatório diário as informações que não podem sair da empresa.

Por exemplo, nomes de clientes, dados de desenhos técnicos e especificações de produtos.

O norolu PDCA foi projetado para que os dados dos relatórios diários sejam registrados no próprio Google Drive (planilha) da empresa que o utiliza.

Ou seja, o Drive da sua empresa. Ele segue uma abordagem de retenção mínima de dados que não acumula informações do nosso lado.

Separar dos registros de qualidade, usar um formato curto e continuar escrevendo relatórios que recebem resposta.

Acreditamos que esse hábito constante é a base para transformar as pequenas observações do chão de fábrica em melhorias.