Como escrever o relatório diário de limpeza e manutenção predial: separá-lo dos relatórios de serviço e dos registros de inspeção e transformar o que se percebe no local no passo de amanhã

O relatório diário em limpeza e manutenção predial tende a virar uma lista dos lugares atendidos e das tarefas concluídas no dia.

Por exemplo, «limpeza de rotina feita andar por andar a partir do terceiro, sem problemas especiais».

O registro do trabalho é importante, mas sozinho não captura onde se levou mais tempo e o que deu certo, nem o que se vai tentar mudar no trabalho de amanhã.

Além disso, na limpeza e na manutenção predial já existem registros exigidos pelos contratos, pelas regras da empresa e pelos procedimentos definidos.

Por exemplo, os relatórios de serviço, as listas de verificação de limpeza, os registros de inspeção dos equipamentos e os registros das rondas.

Por isso o relatório diário facilmente parece uma tarefa de escrever a mesma coisa de novo.

Por exemplo, ele é escrito às pressas no deslocamento entre prédios ou no fim do trabalho, e ninguém que o lê responde.

Se for assim, quem escreve aos poucos se contenta com uma única linha como «nada de especial».

Em termos de PDCA, o relatório para no Do, o registro do que aconteceu, enquanto o Check e o Act ficam de fora.

Este artigo mostra como reposicionar o relatório diário. Ele deixa de ser uma cópia dos registros estabelecidos.

Ele se torna uma ferramenta para rever o que se percebeu no local naquele dia.

Também é uma ferramenta para transformá-lo no trabalho do dia seguinte e em aprendizado para a equipe.

O relatório diário de que falamos aqui não substitui os relatórios de serviço nem os registros de inspeção.

É uma reflexão curta para passar percepções de uma pessoa da equipe para outra.

Leia-o como uma conversa sobre o sistema, não como uma forma de culpar alguém.

O relatório diário da equipe de limpeza ou de manutenção predial é mais fácil de manter quando os campos se limitam mais ou menos ao seguinte.

(1) O objetivo de hoje, ou seja, em qual área ou tarefa se vai tentar qual percurso ou qual forma de organizar o trabalho.

(2) Como foi de fato, ou seja, o que funcionou e o que não saiu como se esperava.

(3) O que se percebeu no local, como mudanças nas áreas que se sujam com facilidade, pequenas anomalias nos equipamentos.

Ou comentários de clientes ou de pessoas que usam o prédio, ou uma revisão de como se organizou o próprio trabalho.

(4) O que se quer compartilhar com a equipe. Por exemplo, o que convém passar às pessoas do mesmo prédio ou a quem entrar em seguida.

(5) O que está preocupando e o que se quer conversar com quem. (6) O primeiro passo de amanhã.

O essencial é não repetir no relatório diário o que pertence aos relatórios de serviço ou às listas de verificação.

Limite-o à reflexão sobre o próprio trabalho, ao que se quer compartilhar com a equipe e às consultas.

Por outro lado, há percepções como «com vários dias seguidos de chuva, o piso da entrada está ficando cada vez mais sujo».

Ou como «a pia da copa parece escoar mais devagar do que na semana passada».

Ou como «uma pessoa que usa o prédio perguntou a que horas o papel higiênico é reposto».

Elas raramente cabem nos itens dos registros estabelecidos e só podem ser captadas no relatório diário.

Também ajuda adotar a regra de não escrever no relatório diário os nomes de condôminos, inquilinos ou clientes.

Descreva o lugar e os fatos, como «a área da entrada» ou «a copa do terceiro andar». Isso é para que as informações pessoais fiquem de fora.

Campos demais alongam o tempo de escrita e acabam com mais espaços em branco. Comece com uns cinco e ajuste-os ouvindo a equipe.

O formato do norolu PDCA tem cinco partes: P (o objetivo de hoje), D (o que foi feito de fato), C (o que se percebeu), A (o que será feito a seguir) e o P do dia seguinte.

Veja o exemplo de uma pessoa que cuida da limpeza de rotina de um prédio de escritórios (o conteúdo e os números são um exemplo fictício para fins de explicação).

P: «Terminar primeiro a área da entrada do térreo e a frente dos elevadores, antes do início do expediente».

D: «Por causa da chuva, o piso da entrada estava mais sujo do que o normal e a limpeza demorou mais. Só passei para a frente dos elevadores 15 minutos antes do início do expediente e acabei trabalhando no caminho das pessoas que chegavam para trabalhar».

C: «Eu sabia que em dias de chuva o piso da entrada toma mais tempo, mas segui a mesma ordem dos dias secos. Dependendo de como o tapete estava colocado, a sujeira tinha se espalhado mais para dentro».

A: «Amanhã também há previsão de chuva, então vou terminar primeiro a frente dos elevadores e depois a entrada. Vou conversar com a pessoa encarregada do local sobre como os tapetes são colocados».

P do dia seguinte: «Seguir a ordem dos dias de chuva e terminar o trabalho nas áreas de passagem antes do início do expediente».

O segredo para ligar ao P do dia seguinte é escrever o A como uma única coisa concreta a fazer em seguida.

Em vez de «trabalhar com eficiência», escreva «terminar primeiro a frente dos elevadores», e o relatório do dia seguinte poderá verificar se foi feito.

O registro de onde e quando se trabalhou fica no relatório de serviço ou na lista de verificação; o relatório diário traz as ideias que se testaram ao organizar o próprio trabalho.

De uma a três linhas por campo bastam.

Há pessoas recém-chegadas, quem trabalha meio período em turnos curtos ou quem vai a um prédio diferente a cada dia.

Para elas, o relatório diário também pode ser um lugar para levantar dúvidas e preocupações cedo.

Isso em vez de carregá-las sozinho (um exemplo fictício para fins de explicação).

P: «No andar que acabei de assumir, fazer o percurso na ordem definida e terminar no horário».

D: «Uma sala de reunião estava em uso e não pude entrar, então mudei a ordem e, com isso, comecei a verificação dos banheiros mais tarde do que o previsto. Não sabia qual área podia fazer antes no lugar dela e parei no meio do caminho».

C: «Eu ainda não conhecia a regra deste prédio sobre como fazer o percurso quando uma sala está em uso. A pessoa encarregada do local estava em outro prédio e não pude perguntar na hora».

A: «Amanhã de manhã, antes de começar, ligar para a pessoa encarregada do local para confirmar como fazer o percurso quando uma sala está em uso».

Escrever sobre as dúvidas não serve para relatar o que não se consegue fazer, mas para que a equipe possa ajudar mais cedo.

A pessoa encarregada do local ou colegas mais experientes podem primeiro reconhecer em uma frase que a pessoa deixou isso por escrito.

Depois podem responder com uma única pista útil. Quando é assim, a equipe se sente segura para escrever onde tem dúvidas.

Mantenha poucos campos para que se possa escrever mesmo nos dias de turno curto. Evite respostas que culpem alguém por ter escrito sobre seus tropeços.

Na limpeza e na manutenção predial já existem registros estabelecidos.

Os relatórios de serviço, as listas de verificação de limpeza, os registros de inspeção dos equipamentos e as fichas de inspeção diária.

Os registros das rondas, os registros de entrega de chaves, as notas de passagem de turno e o controle de ponto.

Cada um é mantido em seu lugar, com base nos contratos com as administradoras dos prédios e com os clientes.

Também é mantido com base na legislação, nas regras da empresa e nos procedimentos definidos.

Quais registros devem ser mantidos, com quais itens e por quanto tempo varia conforme o prédio, as condições do contrato e o tipo de trabalho.

O relatório diário não os substitui.

Considere que escrever apenas «inspeção dos equipamentos, sem anomalias» em um relatório diário não o torna um registro oficial de inspeção.

A divisão básica é esta. Os fatos do trabalho e das inspeções vão para os registros estabelecidos, mantidos conforme os procedimentos definidos.

Enquanto isso, o relatório diário traz a reflexão sobre o próprio trabalho da equipe, as percepções e os próximos passos.

Quando o relatório diário mencionar esses registros, não repita os detalhes.

Basta uma nota curta como «anotado no registro de inspeção» ou «informado no relatório de serviço».

Traçar essa linha desde o início reduz o peso de escrever a mesma coisa duas vezes e mantém o relatório diário como um espaço de reflexão, e não como uma duplicação dos registros.

Para saber qual registro manter e onde, siga o contrato, as regras da empresa e a avaliação da pessoa encarregada do local ou da pessoa responsável da empresa.

No campo C às vezes aparecem anotações como «parecia haver uma mancha de água no teto da copa».

Ou como «o piso estava molhado e uma pessoa que usava o prédio quase escorregou».

Ou como «durante o trabalho quase perdi o equilíbrio em cima de uma escada».

Não deixe que terminem no relatório diário; ligue-as aos procedimentos definidos pela empresa.

Quando perceber algo diferente do habitual, como um vazamento de água, um barulho ou um cheiro estranho ou uma falha nos equipamentos, não espere.

Quando houver um acidente, uma lesão ou um quase acidente que poderia ter causado uma lesão, também não espere.

Não espere até escrever o relatório diário nem carregue isso sozinho.

Avise imediatamente a pessoa encarregada do local ou a pessoa responsável da empresa e aja conforme os procedimentos da empresa.

Não mexa nos equipamentos nem tente descobrir a causa por conta própria; para saber como agir, siga os procedimentos da empresa e a avaliação da pessoa responsável.

Mesmo que algo no manuseio de produtos químicos como detergentes ou de equipamentos o preocupe, não espalhe a sua própria maneira de fazer.

Ou seja, não a espalhe pelo relatório diário. Siga os procedimentos da empresa e as indicações do fabricante.

Confirme com a pessoa responsável quando tiver dúvidas.

Além disso, há informações que identificam pessoas, como os nomes, os contatos e os números de unidade de condôminos, inquilinos ou clientes.

Há também informações ligadas à segurança do prédio.

Por exemplo, onde as chaves ficam guardadas, senhas de acesso, horários da vigilância, rotas das rondas e a forma de entrar no prédio.

Elas não devem ir para o relatório diário e são tratadas conforme os registros estabelecidos e as regras da empresa.

Quando receber um pedido ou uma reclamação de um cliente ou de uma pessoa que usa o prédio, também não a resolva dentro do relatório diário.

Comunique-a à pessoa responsável pelo canal definido.

É importante não fechar a causa nem a responsabilidade dentro do relatório diário e não escrever de um jeito que culpe uma pessoa específica.

O relatório diário é o ponto em que algo é percebido, não a resposta em si.

Uma linha curta como «comunicado à pessoa encarregada do local» permite a quem lê confirmar que o assunto chegou à resposta formal.

As pessoas encarregadas do local e os gerentes de área leem todos os dias os relatórios da equipe. Tentar ler todos a fundo não se sustenta.

Então comece pelo A (o que será feito a seguir). Depois veja o C (o que se percebeu) e o campo de consultas para checar se há algo em que você deva ajudar.

Veja também se há algo a decidir sobre a escala de pessoal ou a ordem do trabalho do dia seguinte.

Ou se há algo que deva ser passado aos clientes ou à administradora do prédio.

Os comentários são mais fáceis de manter quando reconhecem um fato em uma frase e acrescentam uma única pergunta ou um próximo passo.

Por exemplo: «Obrigado por perceber como a entrada se suja nos dias de chuva. Amanhã vou conversar com a pessoa responsável pelo prédio sobre como colocar os tapetes».

Há equipes espalhadas por vários prédios, que trabalham em horários diferentes e raramente estão todas juntas.

Nelas, o relatório diário também se torna um lugar para passar percepções de um prédio a outro e de um turno a outro.

Números como o tempo gasto no trabalho ou a quantidade de áreas atendidas são importantes.

Mas trate o relatório diário como uma ferramenta para captar cedo o que se percebe no local.

E não como uma ferramenta para comparar as pessoas pela rapidez nem para dar nota ao trabalho de cada uma.

Essa é a condição para que as pessoas escrevam com sinceridade. Uma vez por semana, coloque lado a lado os relatórios da semana e reveja-os.

Discuta-os no formato KPT (Keep, Problem, Try). Veja se atrasos ou dúvidas se repetem no mesmo lugar ou na mesma tarefa.

Veja também como funcionaram os percursos e as formas de organizar o trabalho que foram testados.

Discuti-los assim transforma a percepção de uma pessoa em uma revisão dos procedimentos de trabalho e em melhorias na forma de trabalhar de toda a equipe.

Com o resumo semanal do norolu PDCA, também é possível rever de uma vez as percepções de uma semana.

Mesmo que falte o relatório de algum dia, comece perguntando o motivo em vez de culpar.

Reveja também se os campos e o horário de escrita combinam com o fluxo do trabalho no local.

No norolu PDCA, a IA é uma assistente que ajuda a rascunhar relatórios, a fazer perguntas que estimulam a reflexão e a preparar resumos semanais.

Essa linha não muda na limpeza e na manutenção predial. A IA pode organizar as anotações curtas de alguém da equipe.

Também pode destacar as áreas que se sujam com facilidade e as consultas que se repetem ao longo de uma semana de relatórios.

Mas há decisões, como mudar os procedimentos de trabalho ou a escala de pessoal e agir diante de anomalias nos equipamentos ou de acidentes.

Também há a decisão do que comunicar aos clientes ou à administradora do prédio.

Essas decisões são tomadas pela pessoa encarregada do local ou pela pessoa responsável da empresa.

Traz tranquilidade deixar fora do relatório diário os nomes e os contatos de condôminos, inquilinos e clientes e as informações ligadas às chaves e à segurança do prédio.

O norolu PDCA foi projetado para que os dados dos relatórios diários sejam registrados no próprio Google Drive (planilha) da empresa que o utiliza.

Ou seja, o Drive da sua empresa. Ele segue uma abordagem de retenção mínima de dados que não acumula informações do nosso lado.

Mantê-lo separado dos registros estabelecidos, com um formato curto e com relatórios que recebem resposta.

Acreditamos que esse hábito constante é a base para transformar as pequenas percepções diárias no local no passo do dia seguinte.

Também é a base para transformá-las em uma forma melhor de trabalhar em equipe.