Usar o histórico dos relatórios diários em trocas de responsável e passagens de bastão: transmitir o saber pessoal à próxima pessoa

Logo antes da troca de responsável, o trabalho habitual se sobrepõe e falta tempo para preparar documentos.

Como resultado, só os procedimentos são repassados, e o contexto de por que se faz de determinado modo e onde houve tropeços tende a se perder.

Se há registros diários acumulados, essa perda pode diminuir.

O relatório diário guarda as decisões, as percepções e os pontos que não deram certo em cada dia.

São informações que dificilmente entram em manuais de procedimento.

Reveja os relatórios por caso ou por cliente e você acompanha o fio dos acontecimentos em pouco tempo.

O sucessor pode começar já conhecendo as tentativas e os erros do passado.

A partir do histórico, extraia quatro itens: questões em andamento, pessoas ou condições que exigem atenção, abordagens que funcionaram antes e armadilhas a evitar.

Não é preciso copiar tudo; concentre-se nos pontos em que o próximo responsável provavelmente ficará em dúvida nas primeiras semanas.

Mesmo que o antecessor apenas refaça os títulos, já resulta um documento de passagem suficiente.

Além de entregar o documento, deixar que o sucessor possa de fato ler os relatórios do período em questão aprofunda a compreensão.

Reserve um tempo em que ele possa fazer perguntas curtas ao antecessor quando surgirem dúvidas.

Com o histórico como respaldo, as perguntas ficam concretas, como por que aquele caso foi conduzido daquele jeito.

Escrever pensando apenas no momento da passagem aumenta a carga.

Nos relatórios do dia a dia, basta acrescentar uma frase sobre o motivo de uma decisão ou a reação da outra parte, pontos úteis ao reler depois.

Com a continuidade, forma-se naturalmente um estado em que o trabalho dificilmente para quando o responsável muda.