Como escrever relatórios diários para a equipe de armazéns e centros logísticos: separá-los dos registros de estoque, recebimento, expedição e conferência e transformar as percepções sobre a organização do trabalho e o fluxo de mercadorias no trabalho do dia seguinte

Os relatórios diários da equipe de armazéns e centros logísticos tendem a parar no posto e no horário.

Por exemplo, “Manhã: conferência das mercadorias recebidas. Tarde: separação de pedidos para expedição. Das 8h30 às 17h30” (um exemplo fictício para ilustração).

Às vezes aparece também o número de pedidos processados, mas quase tudo isso já está no sistema de gerenciamento de armazém ou nos registros de trabalho.

Sozinho, isso não mostra diante de qual estante pessoas e carrinhos ficaram travados.

Também não mostra como a ordem do trabalho foi trocada para cumprir o horário de corte.

Nem mostra a que deve prestar atenção quem trabalhar amanhã no mesmo posto.

A logística já conta com um conjunto completo de registros mantidos conforme as regras da empresa ou os acordos com os clientes.

(Os clientes são os embarcadores cujas mercadorias o centro movimenta).

Por exemplo, os registros de estoque, de recebimento e expedição, de conferência, as instruções de trabalho.

Também os registros de verificação dos equipamentos de movimentação e os registros de ponto.

Por isso o relatório diário vira com facilidade um documento cujo propósito é difícil de enxergar.

Nos dias em que se corre contra o horário de corte da expedição, no fim do turno não sobra energia para escrever.

Se ninguém que lê reage, o relatório se enche de “nada de especial”.

O trabalho é planejado e feito, mas a parte em que se verifica se deu certo e se decide o próximo passo, o C e o A do PDCA, ficou de fora.

Este artigo mostra como reescrever o relatório diário do armazém e do centro logístico não como uma cópia das quantidades.

Ele passa a ser uma ferramenta para rever a organização do trabalho no posto e o fluxo de mercadorias.

Também é uma ferramenta para aproveitar isso no trabalho do dia seguinte e nas melhorias da operação.

Aqui, o relatório diário não substitui os registros de estoque, recebimento ou expedição.

É uma reflexão curta para entregar percepções e anotações de passagem de turno às pessoas que trabalham no mesmo galpão e à pessoa responsável.

Também não é uma promessa de que escrever relatórios vai deixar o trabalho mais rápido ou acabar com os erros.

Leia-o como uma questão de como os relatórios são escritos e lidos, não de quanto cada pessoa se esforça.

Os relatórios diários de armazéns e centros logísticos podem ser concluídos mesmo nos dias em que se corre contra um horário de corte.

Isso se tiverem mais ou menos os sete campos a seguir. (1) O posto de hoje e o objetivo da organização do trabalho.

Ou seja, em que ponto se vai tentar qual ordem, qual forma de se deslocar ou qual distribuição de pessoas.

Os pontos são recebimento, conferência, armazenagem, separação de pedidos, embalagem e expedição.

(2) O resultado, ou seja, onde fluiu bem e onde as mãos pararam, e por quê. (3) Onde o fluxo de mercadorias travou.

Uma linha para cada aglomeração nos corredores ou diante das estantes, cada lugar em que a área de depósito provisório transbordou.

E cada etapa em que foi preciso esperar. (4) Como se lidou com os horários de corte e os picos.

Ou seja, o que se adiantou e o que se deixou para depois diante de um caminhão de entrada atrasado ou de um aumento repentino de pedidos.

(5) Percepções sobre equipamentos e materiais, como um coletor de dados ou uma esteira que não funciona bem.

Ou caixas e material de proteção acabando (os pedidos de conserto e reposição seguem os procedimentos definidos).

(6) Anotações de passagem de turno para quem estiver no mesmo posto amanhã. (7) O que preocupa, o que se quer consultar e a primeira tarefa de amanhã.

O essencial é não copiar no relatório diário as quantidades que já estão no sistema de gerenciamento de armazém ou nos registros de conferência.

Limite o relatório diário à reflexão sobre a sua organização do trabalho, às percepções que você quer que todos na operação conheçam e às consultas.

Há percepções como “um item de alto giro fica numa estante do fundo e toda vez damos a volta”.

Ou como “antes do caminhão da tarde, as caixas se acumulam em volta das mesas de embalagem e o corredor fica estreito”.

Ou como “forma-se fila na frente da impressora de etiquetas”.

Elas dificilmente cabem nas colunas dos registros estabelecidos e são exatamente o que o relatório diário pode captar.

A forma de se referir aos clientes, aos destinatários e aos colegas no relatório diário deve seguir as regras da empresa e a sua política de tratamento de dados pessoais.

Campos demais alongam a escrita e deixam mais lacunas. Comece com uns cinco e revise-os ouvindo as pessoas da operação.

No norolu PDCA, escreve-se em cinco campos: o objetivo de hoje (P), o que realmente se fez (D), o que se percebeu (C), o que se fará a seguir (A) e, depois, o próximo P.

Este é o exemplo de uma funcionária que separa pedidos em um centro.

O centro expede artigos para o lar comprados por venda a distância e pela internet (o conteúdo e os números são um exemplo fictício para ilustração).

P: “Para o caminhão do corte das 14h, começar pelas zonas com mais pedidos.” D: “Comecei pelas zonas mais cheias, mas ficamos três pessoas na mesma zona, os carrinhos não conseguiam passar um pelo outro no corredor e esperamos várias vezes. Quinze minutos antes do corte, passei a fazer sozinha os pedidos restantes e conseguimos por pouco.” C: “Se tivéssemos designado uma pessoa para cada zona, talvez tivéssemos esperado menos. Um detergente muito pedido fica na prateleira de baixo no fundo do corredor, e eu precisava me abaixar toda vez.” A: “Antes do próximo corte, definir uma pessoa por zona antes de começar. Perguntar à responsável, na reunião de amanhã cedo, se o detergente pode ficar mais para a frente.” Próximo P: “Distribuir as zonas antes de começar e levantar a localização do detergente na reunião da manhã.” Faça do A uma única ação que você possa de fato testar no trabalho do dia seguinte.

Escrever “distribuir as zonas antes de começar” em vez de “separar com eficiência” permite ver com clareza no relatório seguinte se você testou.

Deixe o número de itens separados e de erros para os registros de trabalho e guarde no relatório diário as suas ideias para organizar o trabalho e o que você percebeu.

De uma a três linhas por campo bastam.

Nos centros logísticos, há pessoas que trabalham só nos períodos de maior movimento, pessoas em turnos curtos e pessoas que acabaram de entrar.

Elas costumam assumir postos como a conferência das mercadorias recebidas.

Para elas, o relatório diário também pode ser um canal para contar cedo aos outros aquilo de que não tinham certeza (um exemplo fictício para ilustração).

P: “Ler as caixas recebidas com o coletor de dados e conferir as quantidades, seguindo o procedimento que me ensinaram.” D: “Uma caixa tinha um número de unidades diferente do da nota de entrega. Outra estava com um canto amassado e, como eu não sabia se podia ir direto para a estante, separei as duas ao lado da mesa de conferência e avisei o responsável antes do fim do turno.” C: “Quando a quantidade não bate ou uma caixa está avariada, eu não sabia a quem chamar na hora, então demorei para avisar. Estava todo mundo com pressa e não encontrei um momento para falar.” A: “Amanhã, antes de começar, confirmar com a responsável pelo recebimento a quem chamar e onde deixar as caixas quando a quantidade não bate ou uma caixa está avariada.” Escrever aquilo de que não se tinha certeza não é confessar o que não se sabe fazer; é uma forma de receber ajuda cedo.

A pessoa responsável ou colegas mais experientes que leem podem responder primeiro com algo como “obrigado por escrever isso”.

Depois podem devolver só uma dica útil. Quando é assim, fica mais fácil escrever sobre as dúvidas da próxima vez.

Aceitar ou não a mercadoria recebida e o que comunicar ao cliente não ficam a critério da pessoa por meio do relatório diário.

São decididos conforme as regras da empresa e o julgamento da pessoa responsável.

Mantenha poucos campos para que quem trabalha só por pouco tempo também consiga continuar.

Armazéns e centros logísticos já têm registros das quantidades e dos endereços de estoque (em um sistema de gerenciamento de armazém ou similar).

Também têm registros de recebimento e expedição, registros de conferência, instruções de trabalho recebidas dos clientes, registros de inventário.

Também têm registros de verificação dos equipamentos de movimentação, como as empilhadeiras, e registros de ponto.

Onde se movimentam produtos refrigerados ou congelados, também pode haver registros das temperaturas de armazenagem.

Tudo isso é mantido em seu próprio lugar, de acordo com as regras da empresa, os acordos com os clientes e as normas aplicáveis.

Também é mantido de acordo com a política da empresa sobre o tratamento de dados pessoais.

O que se guarda, com quais itens e por quanto tempo, varia conforme as mercadorias, os clientes e o tamanho do centro.

O relatório diário não faz as vezes desses registros.

Por exemplo, escrever “por favor, avisem o cliente de que a entrega chegou atrasada” em um relatório diário não deve ser entendido como se o cliente já tivesse sido contatado.

Como investigar e corrigir estoques que não batem e como verificar os equipamentos de movimentação seguem regras.

Seguem os procedimentos da empresa e as instruções da pessoa responsável, e os resultados vão para os registros estabelecidos.

Apenas mencionar algo no relatório diário não significa que foi registrado.

Como regra prática, os fatos sobre quantidades, recebimento e expedição, conferência e verificações vão para os registros estabelecidos.

Enquanto isso, a reflexão sobre a organização do trabalho e as percepções no posto vão para o relatório diário.

O essencial das anotações de passagem de turno e o próximo passo também vão para o relatório diário.

Quando quiser remeter do relatório diário a um registro estabelecido, basta acrescentar “lançado no registro de conferência” ou “anotado no registro de verificação”.

Quem contata o cliente e por qual meio também fica a cargo das regras da empresa e do julgamento da pessoa responsável.

Separar primeiro os papéis evita escrever duas vezes o mesmo conteúdo e mantém o relatório diário como um espaço de reflexão.

No campo C, às vezes se escrevem coisas como “numa esquina, uma empilhadeira quase atingiu alguém que passava a pé”.

Ou como “uma caixa quase caiu de uma estante alta”, “o conteúdo de um volume expedido talvez estivesse errado”.

Ou como “uma colega passou mal na área de armazenagem abafada”.

Não deixe que esses fatos terminem no relatório diário; encaminhe-os pelos procedimentos definidos pela empresa.

Quando perceber uma lesão ou alguém passando mal, não espere a hora de escrever o relatório.

Quando houver um quase acidente com uma empilhadeira, um carrinho ou uma esteira, também não espere.

Quando notar risco de a carga desabar ou cair, também não espere.

Quando perceber um envio errado, uma mercadoria avariada ou uma divergência de quantidade, também não espere.

Quando receber comentários ou reclamações de clientes ou destinatários, também não espere nem carregue isso sozinho.

Avise na hora a gerência do centro ou o líder de turno e aja conforme os procedimentos da empresa.

Não decida sozinho como responder, o que dizer aos clientes ou destinatários e de que forma, nem se a expedição deve ser interrompida.

Siga as regras da empresa e o julgamento da pessoa responsável.

A operação e a verificação dos equipamentos de movimentação e as regras de segurança também seguem os procedimentos da empresa.

Também seguem as instruções da pessoa responsável. Nem o relatório diário nem a IA podem substituí-los.

Além disso, há nomes, endereços e telefones dos destinatários e as condições e tarifas acordadas com os clientes.

Há também as circunstâncias pessoais que se podem deduzir do conteúdo das remessas.

E há as informações detalhadas sobre a saúde, a situação familiar ou as condições de emprego dos colegas. Eles não devem ser escritos no relatório diário.

Trate-os dentro dos registros estabelecidos, de acordo com as regras da empresa e a sua política de tratamento de dados pessoais.

Os códigos de acesso das entradas do centro ou das salas de armazenagem e o local onde ficam as chaves também não vão no relatório diário.

No relatório diário, basta escrever a situação e a sua própria percepção, por exemplo “numa esquina, uma empilhadeira e um pedestre ficaram muito próximos”.

Evite dar por definidas no relatório diário a causa ou a responsabilidade e evite escrever de um jeito que culpe colegas, clientes ou transportadoras.

O relatório diário é a porta de entrada para avisar os outros de que algo está errado, não a resposta em si.

Acrescentar “comunicado à gerência do centro” permite a quem lê confirmar se o assunto passou para uma resposta formal.

A gerência do centro e os líderes de turno leem os relatórios da equipe que trabalhou naquele dia.

São os relatórios dos postos de recebimento, conferência, separação de pedidos, embalagem e expedição. Ler tudo com atenção todos os dias não se sustenta.

Então passe primeiro pelo A (o que se fará a seguir).

Depois procure no C (o que se percebeu), nas anotações de passagem de turno e no campo de consultas o que precisa de ajuda.

Procure também o que há para decidir sobre a distribuição de pessoas ou a ordem dos postos de amanhã.

E procure o que a empresa deve assumir, como rever a disposição das estantes, consertar equipamentos ou contatar um cliente.

As respostas duram mais se reconhecerem em uma palavra o fato escrito e acrescentarem uma pergunta ou um próximo passo.

Por exemplo: “Vamos testar a sua ideia de uma pessoa por zona. Sobre o lugar do detergente, vou perguntar a todos na reunião de amanhã cedo.” Nas operações em que os turnos do dia e da noite se revezam, ou em que muita gente entra só por um curto período de maior movimento, o relatório diário também passa de pessoa para pessoa os macetes e os cuidados de cada posto.

O número de pedidos processados e as horas de trabalho também são números importantes.

Mas não use o relatório diário para comparar pessoas nem para medi-las pela rapidez. Essa é a condição para que escrevam as coisas como elas são.

Uma vez por semana, coloque lado a lado os relatórios daquela semana e releia-os.

Converse no formato KPT (Keep, Problem, Try) sobre se os travamentos no mesmo ponto ou o mesmo tipo de quase acidente continuam se repetindo.

Converse também sobre como foram as organizações do trabalho testadas.

Ao conversar assim, a percepção de uma pessoa se transforma numa revisão dos deslocamentos e da organização do trabalho de todo o centro.

Com o resumo semanal do norolu PDCA, é possível reler juntas as percepções da semana.

Se em algum dia faltar um relatório, comece perguntando pelas circunstâncias.

Verifique também se o número de campos e o horário para escrever combinam com um dia guiado pelos horários de corte.

O que a IA do norolu PDCA pode fazer termina em rascunhar relatórios, fazer perguntas que ajudam na reflexão e ajudar a resumir uma semana.

Nos armazéns e centros logísticos, essa linha não muda. A IA pode transformar em frases legíveis as anotações rabiscadas da equipe.

Também pode destacar, em uma semana de relatórios, os travamentos e as consultas que se repetem sobre o mesmo corredor ou a mesma etapa.

Mas há como mudar a distribuição de pessoas ou a ordem dos postos e como rever a disposição das estantes.

Há também como lidar com envios errados, avarias ou divergências de quantidade.

E como responder a lesões, quase acidentes ou comentários de clientes e destinatários. Essas são decisões da gerência do centro ou dos líderes de turno.

Há decisões sobre a segurança dos equipamentos de movimentação ou sobre interromper uma expedição.

Elas também não podem ficar a cargo de um rascunho da IA nem de um relatório diário.

Defina de antemão que os dados pessoais de destinatários, clientes e colegas são tratados dentro dos registros estabelecidos.

Isso de acordo com as regras da empresa e a sua política de tratamento de dados pessoais. Defina também que não entram no relatório diário.

Definir isso evita dúvidas.

O norolu PDCA foi projetado para que os dados dos relatórios diários sejam registrados no próprio Google Drive (planilha) da empresa que o utiliza.

Ou seja, o Drive da sua empresa. Ele segue uma abordagem de retenção mínima de dados que não acumula informações do nosso lado.

Os registros no seu lugar, a reflexão no relatório diário. Escrever em um formato curto, e quem lê responde com uma palavra.

Acreditamos que esse acúmulo é a base que liga as pequenas percepções dos corredores e de cada posto à organização do trabalho do dia seguinte e às melhorias de todo o centro.