Tagesberichte für Mitarbeitende in Lagern und Logistikzentren schreiben – getrennt von Bestands-, Wareneingangs-, Versand- und Prüfaufzeichnungen Erkenntnisse zur Arbeitsplanung und zum Warenfluss in die Arbeit des nächsten Tages überführen

Tagesberichte von Mitarbeitenden in Lagern und Logistikzentren enden leicht bei Arbeitsplatz und Arbeitszeit.

Ein Beispiel ist „Vormittags Wareneingangsprüfung, nachmittags Kommissionierung für den Versand. 8:30 bis 17:30 Uhr“.

(Ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung).

Manchmal steht auch die Zahl der bearbeiteten Aufträge darin, doch das meiste davon ist bereits im Lagerverwaltungssystem oder in den Arbeitsaufzeichnungen erfasst.

Allein daraus geht nicht hervor, vor welchem Regal sich Menschen und Wagen gestaut haben.

Es geht auch nicht hervor, wie man die Reihenfolge der Arbeit umgestellt hat, um die Abschlusszeit zu schaffen.

Es geht auch nicht hervor, worauf die Person achten sollte, die morgen am selben Arbeitsplatz steht.

In der Logistik gibt es bereits eine ganze Reihe von Aufzeichnungen.

Sie werden nach den Regeln des Unternehmens oder nach Vereinbarungen mit Auftraggebern (den Verladern, deren Waren das Zentrum abwickelt) geführt.

Dazu gehören etwa Bestandsaufzeichnungen, Wareneingangs- und Versandaufzeichnungen, Prüfaufzeichnungen und Arbeitsanweisungen.

Dazu kommen Prüfprotokolle für Flurförderzeuge und Arbeitszeitaufzeichnungen.

Der Tagesbericht wird so leicht zu einem Papier, dessen Zweck schwer zu erkennen ist.

An Tagen, an denen man der Versandabschlusszeit hinterherläuft, bleibt am Schichtende keine Kraft mehr zum Schreiben.

Und wenn niemand, der den Bericht liest, darauf reagiert, füllt er sich mit „nichts Besonderes“.

Die Arbeit wird geplant und erledigt, doch der Teil, in dem man prüft, ob es gut lief, und den nächsten Schritt festlegt – C und A von PDCA –, ist weggefallen.

Dieser Artikel zeigt, wie man den Tagesbericht im Lager und im Logistikzentrum nicht als Kopie der Stückzahlen, sondern als Werkzeug neu schreibt.

Mit ihm blickt man auf die Arbeitsplanung am Arbeitsplatz und den Warenfluss zurück.

Man nutzt das für die Arbeit des nächsten Tages und für Verbesserungen auf der Fläche.

Der Tagesbericht ist hier kein Ersatz für Bestands-, Wareneingangs- oder Versandaufzeichnungen.

Er ist ein kurzer Rückblick, mit dem man Beobachtungen und Übergaben an die Menschen auf derselben Fläche und an die verantwortliche Person weitergibt.

Er ist auch kein Versprechen, dass die Arbeit durch Tagesberichte schneller wird oder Fehler verschwinden.

Lesen Sie den Artikel bitte als Frage danach, wie Berichte geschrieben und gelesen werden, nicht danach, wie sehr sich der Einzelne anstrengt.

Tagesberichte in Lagern und Logistikzentren lassen sich zu Ende schreiben, wenn sie etwa die folgenden sieben Felder haben.

Das gilt auch an Tagen, an denen man einer Abschlusszeit hinterherläuft. (1) Der heutige Arbeitsplatz und das Ziel der Arbeitsplanung.

Gemeint ist, wo zwischen Wareneingang, Prüfung, Einlagerung, Kommissionierung, Verpackung und Versand man welche Reihenfolge ausprobiert.

Dazu gehört auch, welche Laufwege oder Personalverteilung man ausprobiert. (2) Das Ergebnis, also wo es gut lief und wo die Hände stillstanden, und warum.

(3) Wo der Warenfluss stockte, je eine Zeile zu Gedränge in Gängen oder vor Regalen.

Dazu gehören auch Zeilen zu Stellen, an denen die Zwischenablage überquoll, und zu Arbeitsschritten mit Wartezeit.

(4) Der Umgang mit Abschlusszeiten und Spitzen, also was man wegen eines verspäteten Anlieferungs-Lkw oder plötzlich steigender Aufträge vorgezogen hat.

Dazu gehört auch, was man zurückgestellt hat.

(5) Beobachtungen zu Geräten und Material, etwa ein Handscanner oder ein Förderband, das nicht richtig funktioniert.

Ein weiteres Beispiel sind Kartons und Polstermaterial, die knapp werden. (Reparatur- und Nachschubanfragen laufen über die festgelegten Abläufe).

(6) Übergaben für die Person, die morgen am selben Arbeitsplatz steht.

(7) Was Sorgen bereitet, worüber man sich beraten möchte, und die erste Aufgabe morgen.

Entscheidend ist, die Stückzahlen und Mengen, die bereits im Lagerverwaltungssystem oder in den Prüfaufzeichnungen stehen, nicht in den Tagesbericht abzuschreiben.

Beschränken Sie den Tagesbericht auf den Rückblick auf die eigene Arbeitsplanung, auf Beobachtungen, die alle auf der Fläche wissen sollten, und auf Fragen.

Es gibt Beobachtungen wie „ein Schnelldreher liegt im hintersten Regal, wir laufen jedes Mal einen Umweg“.

Ein weiteres Beispiel ist „vor dem Nachmittags-Lkw stapeln sich Kartons um die Packtische und der Gang wird eng“.

Ein drittes ist „vor dem Etikettendrucker bildet sich eine Schlange“.

Sie finden in den Spalten festgelegter Aufzeichnungen kaum Platz und sind genau das, was der Tagesbericht aufgreifen kann.

Wie Auftraggeber, Empfänger und Kollegen im Tagesbericht bezeichnet werden, richtet sich nach den Regeln des Unternehmens.

Es richtet sich auch nach seiner Richtlinie zum Umgang mit personenbezogenen Daten.

Zu viele Felder verlängern das Schreiben und lassen mehr Lücken entstehen.

Beginnen Sie mit etwa fünf und überprüfen Sie sie, während Sie den Menschen auf der Fläche zuhören.

In norolu PDCA schreibt man in fünf Felder: das heutige Ziel (P), was man tatsächlich getan hat (D), was einem aufgefallen ist (C), was man als Nächstes tut (A) und dann das nächste P.

Hier ein Beispiel einer Mitarbeiterin, die in einem Zentrum kommissioniert, das per Versandhandel und online bestellte Haushaltswaren verschickt.

(Inhalt und Zahlen sind ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Für den Lkw zur Abschlusszeit um 14 Uhr mit den Zonen mit den meisten Aufträgen anfangen.“ D: „Ich habe mit den vollsten Zonen begonnen, aber wir waren zu dritt in derselben Zone, unsere Wagen kamen im Gang nicht aneinander vorbei, und wir haben immer wieder gewartet. Fünfzehn Minuten vor der Abschlusszeit habe ich die restlichen Aufträge allein übernommen, und wir haben es gerade noch geschafft.“ C: „Hätten wir jeder Zone eine Person zugeteilt, hätte es vielleicht weniger Wartezeit gegeben. Ein viel verlangtes Waschmittel steht ganz hinten im Gang im untersten Fach, und ich musste mich jedes Mal bücken.“ A: „Vor der nächsten Abschlusszeit vor dem Start je Zone eine Person festlegen. In der Morgenbesprechung morgen die verantwortliche Person fragen, ob das Waschmittel weiter nach vorn rücken kann.“ Nächstes P: „Vor dem Start die Zonen verteilen und den Platz des Waschmittels in der Morgenbesprechung ansprechen.“ Machen Sie A zu einer einzigen Handlung, die Sie bei der Arbeit am nächsten Tag tatsächlich ausprobieren können.

Wer „Zonen vor dem Start verteilen“ statt „effizient kommissionieren“ schreibt, sieht im nächsten Bericht klar, ob er es ausprobiert hat.

Überlassen Sie die Zahl der Picks und Fehler den Arbeitsaufzeichnungen und halten Sie im Tagesbericht Ihre Ideen zur Arbeitsplanung und Ihre Beobachtungen fest.

Ein bis drei Zeilen je Feld genügen.

In Logistikzentren übernehmen häufig Menschen, die nur in arbeitsreichen Zeiten arbeiten, Arbeitsplätze wie die Prüfung der eingehenden Ware.

Dasselbe gilt für Kräfte mit kurzen Schichten und gerade erst Eingestellte.

Für sie kann der Tagesbericht auch ein Weg sein, andere früh wissen zu lassen, worüber sie unsicher waren (ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Die eingehenden Kartons nach dem gezeigten Ablauf mit dem Handscanner erfassen und die Mengen prüfen.“ D: „In einem Karton war eine andere Stückzahl als auf dem Lieferschein. Ein anderer hatte eine eingedrückte Ecke, und weil ich nicht wusste, ob er direkt ins Regal darf, habe ich beide neben den Prüftisch gestellt und es vor Schichtende der verantwortlichen Person gesagt.“ C: „Wenn die Menge nicht stimmt oder ein Karton beschädigt ist, wusste ich nicht, wen ich vor Ort rufen soll, deshalb hat es gedauert, bis ich es gemeldet habe. Alle waren in Eile, und ich habe keinen Moment gefunden, sie anzusprechen.“ A: „Morgen vor Arbeitsbeginn bei der Verantwortlichen für den Wareneingang klären, wen ich rufe und wohin ich Kartons stelle, wenn die Menge nicht stimmt oder ein Karton beschädigt ist.“ Aufzuschreiben, worüber man unsicher war, ist kein Eingeständnis dessen, was man nicht kann, sondern ein Weg, früh Hilfe zu bekommen.

Gemeint sind die verantwortliche Person oder erfahrene Kolleginnen und Kollegen.

Zum Beispiel reagieren sie beim Lesen zuerst mit etwas wie „danke, dass du das aufgeschrieben hast“. Dann geben sie nur einen nützlichen Hinweis zurück.

Wenn das so ist, fällt es beim nächsten Mal leichter, Unsicherheiten aufzuschreiben.

Ob angelieferte Ware angenommen wird und was dem Auftraggeber mitgeteilt wird, wird nicht über den Tagesbericht dem Einzelnen überlassen.

Es wird nach den Regeln des Unternehmens und dem Urteil der verantwortlichen Person entschieden.

Halten Sie die Zahl der Felder klein, damit auch Menschen, die nur kurz mitarbeiten, dabeibleiben können.

Lager und Logistikzentren haben bereits Aufzeichnungen über Bestandsmengen und Lagerplätze (in einem Lagerverwaltungssystem oder Ähnlichem).

Dazu kommen Wareneingangs- und Versandaufzeichnungen, Prüfaufzeichnungen, Arbeitsanweisungen der Auftraggeber und Inventuraufzeichnungen.

Dazu kommen auch Prüfprotokolle für Flurförderzeuge wie Gabelstapler und Arbeitszeitaufzeichnungen.

Wo gekühlte oder tiefgekühlte Ware umgeschlagen wird, werden mitunter auch Lagertemperaturen aufgezeichnet.

All das wird an seinem eigenen Ort geführt, im Einklang mit den Regeln des Unternehmens und den Vereinbarungen mit Auftraggebern.

Es wird auch im Einklang mit den einschlägigen Vorschriften und der Richtlinie des Unternehmens zum Umgang mit personenbezogenen Daten geführt.

Was mit welchen Angaben wie lange aufbewahrt wird, hängt von der Ware, den Auftraggebern und der Größe des Zentrums ab.

Der Tagesbericht vertritt diese Aufzeichnungen nicht.

Zum Beispiel schreibt man „bitte dem Auftraggeber mitteilen, dass die Anlieferung verspätet war“ in einen Tagesbericht.

Wenn das so ist, sollte man nicht davon ausgehen, dass der Auftraggeber damit informiert ist.

Wie nicht stimmende Bestände untersucht und berichtigt werden und wie Flurförderzeuge geprüft werden, richtet sich nach den Abläufen des Unternehmens.

Es richtet sich auch nach den Anweisungen der verantwortlichen Person. Die Ergebnisse gehören in die festgelegten Aufzeichnungen.

Etwas im Tagesbericht nur zu erwähnen, heißt nicht, dass es aufgezeichnet ist.

Als Faustregel gehören Tatsachen zu Mengen, Wareneingang und Versand, Prüfungen und Geräteprüfungen in die festgelegten Aufzeichnungen.

In den Tagesbericht gehören dagegen der Rückblick auf die Arbeitsplanung und Beobachtungen am Arbeitsplatz.

Dazu gehören auch der Kern der Übergaben und der nächste Schritt.

Will man vom Tagesbericht auf eine festgelegte Aufzeichnung verweisen, genügt ein Zusatz wie „in den Prüfaufzeichnungen erfasst“ oder „im Prüfprotokoll eingetragen“.

Wer den Auftraggeber auf welchem Weg informiert, richtet sich ebenfalls nach den Regeln des Unternehmens und dem Urteil der verantwortlichen Person.

Wer die Rollen zuerst trennt, schreibt denselben Inhalt nicht zweimal und erhält den Tagesbericht als Ort für den Rückblick.

Im Feld C stehen manchmal Dinge wie „an einer Ecke hätte ein Gabelstapler beinahe jemanden zu Fuß erfasst“.

Ein weiteres Beispiel ist „aus einem hohen Regal wäre fast ein Karton gefallen“.

Weitere Beispiele sind „der Inhalt eines verschickten Pakets war vielleicht falsch“ oder „einer Kollegin wurde im schwülen Lagerbereich unwohl“.

Lassen Sie solche Ereignisse nicht damit enden, dass sie im Tagesbericht stehen, sondern geben Sie sie in die Abläufe, die das Unternehmen festgelegt hat.

Wenn Sie eine Verletzung oder Unwohlsein bemerken, gilt Folgendes.

Dasselbe gilt, wenn es einen Beinahe-Unfall mit einem Gabelstapler, Wagen oder Förderband gibt.

Es gilt auch, wenn Sie die Gefahr bemerken, dass Ladung umstürzt oder herabfällt.

Es gilt auch, wenn Sie einen Fehlversand, beschädigte Ware oder eine Mengenabweichung bemerken.

Und es gilt, wenn Sie Rückmeldungen oder Beschwerden von Auftraggebern oder Empfängern erhalten.

Warten Sie dann nicht, bis es Zeit für den Bericht ist, und tragen Sie es nicht allein.

Sagen Sie es sofort der Zentrumsleitung oder der Schichtverantwortlichen. Handeln Sie nach den Abläufen des Unternehmens.

Entscheiden Sie nicht allein, wie reagiert wird, was Auftraggebern oder Empfängern wie mitgeteilt wird oder ob ein Versand gestoppt wird.

Folgen Sie den Regeln des Unternehmens und dem Urteil der verantwortlichen Person.

Auch Bedienung und Prüfung von Flurförderzeugen und die Sicherheitsregeln richten sich nach den Abläufen des Unternehmens.

Sie richten sich auch nach den Anweisungen der verantwortlichen Person. Weder der Tagesbericht noch die KI kann sie ersetzen.

Außerdem gehören folgende Daten nicht in den Tagesbericht.

Das sind Namen, Anschriften und Telefonnummern von Empfängern und mit Auftraggebern vereinbarte Bedingungen und Entgelte.

Dazu kommen persönliche Umstände, die sich aus dem Inhalt von Sendungen ableiten lassen.

Dazu kommen auch genaue Angaben zu Gesundheit, familiären Umständen oder Beschäftigungsbedingungen von Kollegen.

Behandeln Sie sie in den festgelegten Aufzeichnungen nach den Regeln des Unternehmens und seiner Richtlinie zum Umgang mit personenbezogenen Daten.

Zugangscodes für die Eingänge des Zentrums oder für Lagerräume und der Aufbewahrungsort von Schlüsseln gehören ebenfalls nicht hinein.

Im Tagesbericht genügt es, die Situation und die eigene Beobachtung festzuhalten, etwa „an einer Ecke kamen sich ein Gabelstapler und eine Person zu Fuß nahe“.

Legen Sie im Tagesbericht weder Ursache noch Verantwortung fest und vermeiden Sie Formulierungen, die Kollegen, Auftraggeber oder Transportunternehmen beschuldigen.

Der Tagesbericht ist der Einstieg, um andere wissen zu lassen, dass etwas nicht stimmt, nicht die Reaktion selbst.

Mit dem Zusatz „an die Zentrumsleitung gemeldet“ können Lesende prüfen, ob die Sache in eine förmliche Reaktion übergegangen ist.

Zentrumsleitung und Schichtverantwortliche lesen die Berichte der Mitarbeitenden.

Gemeint sind die Mitarbeitenden, die an dem Tag an den Arbeitsplätzen für Wareneingang, Prüfung, Kommissionierung, Verpackung und Versand gearbeitet haben.

Jeden Tag alles sorgfältig zu lesen, lässt sich nicht durchhalten. Schauen Sie deshalb zuerst A (was als Nächstes getan wird) durch.

Suchen Sie dann in C (was aufgefallen ist), den Übergaben und dem Feld für Fragen heraus, wo Hilfe gebraucht wird.

Suchen Sie auch heraus, was zur Personalverteilung oder zur Reihenfolge der Arbeitsplätze morgen zu entscheiden ist.

Suchen Sie außerdem heraus, was das Unternehmen übernehmen sollte.

Beispiele sind, die Regalbelegung zu überprüfen, Geräte zu reparieren oder einen Auftraggeber zu informieren.

Antworten halten länger durch, wenn sie die geschriebene Tatsache mit einem Wort anerkennen und eine Frage oder einen nächsten Schritt hinzufügen.

Zum Beispiel: „Probieren wir deine Idee mit einer Person je Zone aus. Wegen des Platzes für das Waschmittel frage ich morgen in der Morgenbesprechung alle.“ Der Tagesbericht gibt auch Kniffe und Warnhinweise für die Arbeitsplätze von Person zu Person weiter.

Das gilt auf Flächen, auf denen Tag- und Nachtschicht wechseln.

Es gilt auch auf Flächen, auf denen in arbeitsreichen Zeiten viele Menschen nur kurz mitarbeiten.

Die Zahl der bearbeiteten Aufträge und die Arbeitszeit sind ebenfalls wichtige Kennzahlen.

Doch es gibt eine Voraussetzung dafür, dass Menschen die Dinge so aufschreiben, wie sie sind.

Man nutzt den Tagesbericht nicht, um Menschen zu vergleichen oder an ihrem Tempo zu messen.

Legen Sie einmal pro Woche die Berichte dieser Woche nebeneinander und lesen Sie sie noch einmal.

Besprechen Sie im KPT-Format (Keep, Problem, Try), ob sich Staus an derselben Stelle oder dieselbe Art von Beinahe-Unfall wiederholen.

Besprechen Sie auch, wie die ausprobierten Arbeitspläne liefen.

Wenn Sie das tun, wird aus der Beobachtung eines Einzelnen eine Überprüfung der Laufwege und der Arbeitsplanung im ganzen Zentrum.

Mit der Wochenzusammenfassung in norolu PDCA lassen sich die Beobachtungen der Woche gesammelt nachlesen.

Fehlt an einem Tag ein Bericht, fragen Sie zuerst nach den Umständen.

Prüfen Sie in diesem Fall auch, ob die Zahl der Felder und die Tageszeit fürs Schreiben zu einem Tag passen, der von Abschlusszeiten bestimmt wird.

Was die KI in norolu PDCA leisten kann, endet beim Entwerfen von Berichten, bei Fragen, die beim Rückblick helfen, und bei der Hilfe zur Wochenzusammenfassung.

In Lagern und Logistikzentren verschiebt sich diese Linie nicht. Die KI kann hingekritzelte Notizen von Mitarbeitenden in lesbare Sätze bringen.

Sie kann auch aus den Berichten einer Woche Staus und Fragen herausziehen, die zum selben Gang oder zum selben Arbeitsschritt immer wieder auftauchen.

Die Zentrumsleitung oder die Schichtverantwortlichen entscheiden aber, wie die Personalverteilung oder die Reihenfolge der Arbeitsplätze geändert wird.

Sie entscheiden auch, wie die Regalbelegung überprüft wird und wie mit Fehlversand, Beschädigungen oder Mengenabweichungen umgegangen wird.

Und sie entscheiden, wie auf Verletzungen, Beinahe-Unfälle oder Rückmeldungen von Auftraggebern und Empfängern reagiert wird.

Entscheidungen über die Sicherheit von Flurförderzeugen lassen sich ebenfalls nicht einem KI-Entwurf oder einem Tagesbericht überlassen.

Dasselbe gilt für Entscheidungen darüber, ob ein Versand gestoppt wird.

Legen Sie vorab fest, dass personenbezogene Daten von Empfängern, Auftraggebern und Kollegen in den festgelegten Aufzeichnungen behandelt werden.

Dazu gehört auch, dass sie nach den Regeln des Unternehmens und seiner Richtlinie zum Umgang mit personenbezogenen Daten behandelt werden.

Dazu gehört außerdem, dass sie nicht in den Tagesbericht getragen werden. Geht man so vor, entstehen keine Zweifel.

Zudem ist norolu PDCA so gestaltet, dass die Daten der Tagesberichte im eigenen Google Drive (Tabelle) des nutzenden Unternehmens gespeichert werden.

Gemeint ist also Ihr eigenes. Es geht um einen Ansatz minimaler Datenspeicherung, der auf unserer Seite keine Informationen anhäuft.

Aufzeichnungen gehören an ihren Ort, der Rückblick in den Tagesbericht. Kurz im festen Format schreiben, und wer liest, antwortet mit einem Wort.

Es geht um kleine Beobachtungen in den Gängen und an jedem Arbeitsplatz.

Wir sind überzeugt, dass sich daraus mit der Zeit das Fundament bildet, das sie mit der Arbeitsplanung des nächsten Tages verbindet.

Wir sind auch überzeugt, dass es sie mit Verbesserungen im ganzen Zentrum verbindet.