Tagesberichte für Fahrerinnen und Fahrer in Transport und Zustellung schreiben – getrennt vom Fahrtenbuch Gründe für Verspätungen und Beobachtungen unterwegs in die Planung des nächsten Tages überführen

Tagesberichte von Fahrerinnen und Fahrern in Transport und Zustellung werden leicht zu einer Liste.

Das sind die befahrenen Gebiete, die Zahl der Stopps und die Uhrzeiten des Tages. Beispiele sind „Gebiet A, 10 Zustellungen“, „um 18 Uhr zurück im Depot“.

Solche Angaben sind wichtig. Doch allein daraus geht nicht hervor, wo man hinter den Plan zurückgefallen ist und warum.

Es geht auch nicht hervor, wie man die Planung ändern würde, wenn dieselbe Situation wieder auftritt.

Hinzu kommt, dass es im Transport bereits Aufzeichnungen gibt, die auf Gesetzen und Unternehmensregeln beruhen.

Dazu gehören etwa das Fahrtenbuch, die Aufzeichnungen der Kontrollen vor und nach dem Dienst und die Zustellnachweise.

Der Tagesbericht wirkt daher schnell wie die Aufgabe, dasselbe noch einmal aufzuschreiben.

Zum Beispiel wird er nach einem langen Tag am Steuer in Eile geschrieben. Und niemand, der ihn liest, antwortet.

Wenn das so ist, begnügen sich die Schreibenden allmählich mit einer einzigen Zeile wie „keine besonderen Vorkommnisse“.

In PDCA-Begriffen bleibt der Bericht beim Do stehen, der Aufzeichnung dessen, was geschehen ist, während Check und Act wegfallen.

Dieser Artikel zeigt, wie sich der Tagesbericht neu ausrichten lässt.

Es geht weg von der Kopie der Betriebsaufzeichnungen, hin zu einem Werkzeug, mit dem man auf die Abweichungen und Beobachtungen des Tages zurückblickt.

Man überführt sie in die Planung des nächsten Tages und in Lernen für das Team. Bitte lesen Sie ihn als Überlegung zum System, nicht als Schuldzuweisung.

Der Tagesbericht von Fahrerinnen und Fahrern lässt sich leichter durchhalten, wenn die Felder ungefähr auf Folgendes beschränkt werden.

(1) Das heutige Ziel, also in welcher Reihenfolge man die Tour fährt und welche Zustellungen pünktlich ankommen müssen.

(2) Die Abweichung zwischen Plan und tatsächlichem Ablauf, mit einem Wort zum Grund statt nur zur Dauer der Verspätung.

Gründe sind etwa Warten auf die Beladung, Wartezeit an einer Lieferstelle, Baustellen oder Stau.

(3) Was an Lieferstellen oder unterwegs aufgefallen ist, etwa eine geänderte Annahmestelle oder eine Tageszeit, zu der man schlecht halten kann.

(4) Was einen beschäftigt und mit wem man was besprechen möchte. (5) Was man beim Ausprobieren herausgefunden oder gelernt hat.

(6) Der erste Schritt für morgen. Entscheidend ist, nicht zu wiederholen, „wann man wo gefahren ist“.

Das steht bereits im Fahrtenbuch und in den Zustellnachweisen.

Entscheidend ist, den Bericht auf die Abweichung und ihren Grund, die Beobachtungen und die Fragen zu konzentrieren.

Umgekehrt gibt es Beobachtungen wie „seit ich die Ladereihenfolge der Vormittagstour geändert habe, suche ich am ersten Stopp kürzer nach Paketen“.

Ein weiteres Beispiel ist „an dieser Lieferstelle ist die annehmende Person kurz vor Mittag oft nicht da“.

Sie landen kaum in den festen Aufzeichnungen und lassen sich nur im Tagesbericht festhalten.

Zu viele Felder verlängern die Schreibzeit und führen zu mehr leeren Feldern.

Beginnen Sie mit etwa fünf und passen Sie sie an, während Sie den Fahrerinnen und Fahrern zuhören.

Das Format von norolu PDCA hat fünf Teile.

Das sind P (das heutige Ziel), D (was tatsächlich getan wurde), C (was aufgefallen ist), A (was als Nächstes getan wird) und das P des nächsten Tages.

Hier ein Beispiel eines Fahrers, der die Zustellungen auf einer festen Tour übernimmt (ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Alle Zustellungen mit Zeitfenster am Vormittag pünktlich schaffen.“ D: „Die Vormittagszustellungen habe ich geschafft, aber am zweiten Stopp war die Annahmestelle verlegt worden, die Klärung hat Zeit gekostet, und die Nachmittagstour lag 40 Minuten hinter dem Plan.“ C: „Ein Kollege hatte die Änderung schon am Vortag von der zuständigen Person erfahren. Ursache war, dass es keinen Ort gab, um so etwas zu teilen.“ A: „Wenn ich von einer Änderung an einer Lieferstelle höre, schreibe ich sie in das Feld C des Tagesberichts und erwähne sie am nächsten Morgen kurz nach der Kontrolle vor Dienstbeginn.“ P des nächsten Tages: „Bei der Nachmittagstour schon beim Beladen die Stopps prüfen, an denen es oft zu Verspätungen kommt, und erst dann losfahren.“ Der Trick, um an das P des nächsten Tages anzuknüpfen, besteht darin, A als einen einzigen konkreten nächsten Schritt zu formulieren.

Statt „Informationen konsequenter teilen“ schreiben Sie „Änderungen, von denen ich höre, ins Feld C schreiben und am nächsten Morgen kurz ansprechen“.

Dann lässt sich im Bericht des nächsten Tages prüfen, ob es geklappt hat. Ein bis drei Zeilen pro Feld genügen.

Der Tagesbericht kann auch ein Ort sein, Unsicherheiten und Sorgen früh anzusprechen, statt sie allein mit sich herumzutragen.

Das gilt für neu eingestiegene Fahrerinnen und Fahrer oder Mitglieder, die eine Tour noch nicht gut kennen. (Ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Die Lage der Lieferstellen auf meiner neuen Tour und die Stellen zum Halten einprägen.“ D: „Am dritten Stopp habe ich keine Stelle zum Halten gefunden und bin eine Weile durch die Gegend gefahren. Als ich nach der Rückkehr ins Depot eine erfahrene Kollegin fragte, erfuhr ich, dass es auf der Rückseite eine Ladezone gibt.“ C: „Ich hatte nicht festgelegt, wie lange ich selbst suche, bevor ich mich melde. Alle wirkten beschäftigt, deshalb habe ich nicht angerufen.“ A: „Wenn ich an einer Lieferstelle unsicher bin, halte ich zuerst an einer sicheren Stelle und melde mich dann auf dem vorgesehenen Weg.“ Über Unsicherheiten zu schreiben heißt nicht, zu melden, was man nicht kann, sondern dem Team zu ermöglichen, früher zu helfen.

Zum Beispiel erkennt die Disposition oder eine erfahrene Kollegin zuerst in einem Satz an, dass das Mitglied es aufgeschrieben hat.

Dann gibt sie nur einen einzigen hilfreichen Hinweis zurück. Wenn das so ist, fühlen sich die Mitglieder sicher genug, ihre Unsicherheiten aufzuschreiben.

Vermeiden Sie Antworten, die jemandem vorwerfen, über eigene Stolpersteine geschrieben zu haben.

Im Transport gibt es bereits feste Aufzeichnungen.

Dazu gehören das Fahrtenbuch (die Aufzeichnung jedes Dienstes) und die Aufzeichnungen der Kontrollen vor und nach dem Dienst.

Dazu kommen Nachweise über erfolgte Zustellungen und Warenübergaben, Aufzeichnungen über Fahrzeugkontrollen sowie Arbeitszeitaufzeichnungen.

Sie werden jeweils an ihrem eigenen Ort geführt, auf Grundlage von Gesetzen, Unternehmensregeln und festgelegten Abläufen.

Welche Aufzeichnungen und Angaben aufzubewahren sind, hängt von der Art des Betriebs ab. Der Tagesbericht ersetzt sie nicht.

Gehen Sie davon aus, dass der Ablauf einer Fahrt, wenn er in einem Tagesbericht steht, dadurch noch keine offizielle Aufzeichnung ist.

Die grundlegende Aufteilung lautet so.

Tatsachen zu jeder Fahrt oder Zustellung gehören nach den festgelegten Abläufen in die festen Aufzeichnungen wie das Fahrtenbuch.

Der Tagesbericht dagegen enthält das eigene Handeln des Teams, seine Beobachtungen und die nächsten Schritte.

Wenn ein Tagesbericht diese Aufzeichnungen erwähnt, genügt eine kurze Notiz wie „im Fahrtenbuch eingetragen“.

Wer diese Grenze von Anfang an zieht, verringert den Aufwand, dasselbe doppelt aufzuschreiben.

Er erhält den Tagesbericht als Ort der Reflexion statt als Doppel der Betriebsaufzeichnungen.

Welche Aufzeichnungen wo geführt werden, richtet sich nach dem Gesetz, den Regeln Ihres Unternehmens und der Entscheidung der für den Fahrbetrieb verantwortlichen Person.

Im Feld C tauchen manchmal Notizen auf wie „an einer Kreuzung hätte ich beinahe einen Fußgänger gestreift“.

Weitere Beispiele sind „die Bremsen fühlten sich anders an als sonst“ oder „die Ladungssicherung schien sich leicht zu lockern“.

Lassen Sie solche Punkte nicht im Tagesbericht enden, sondern verbinden Sie sie mit den Melde- und Bearbeitungsabläufen, die das Unternehmen festgelegt hat.

Zum Beispiel fällt Ihnen ein Unfall oder der Verdacht auf einen Unfall, ein Problem am Fahrzeug oder eine Veränderung Ihres körperlichen Zustands auf.

Wenn das so ist, warten Sie nicht, bis Sie den Tagesbericht schreiben.

Informieren Sie in diesem Fall die Disposition oder die verantwortliche Person auf dem vorgesehenen Weg.

Folgen Sie den Abläufen Ihres Unternehmens und der Entscheidung der verantwortlichen Person.

Wichtig ist auch, Ursache und Verantwortung nicht im Tagesbericht festzulegen. Schreiben oder lesen Sie den Tagesbericht nicht während der Fahrt.

Befassen Sie sich damit erst, nachdem Sie an einer sicheren Stelle angehalten haben, oder nach Arbeitsende.

Beruhigend ist es außerdem, Einzelheiten zum körperlichen Zustand gar nicht erst in den Tagesbericht zu schreiben.

Dasselbe gilt für Kundendaten wie Lieferadressen, Namen und den Inhalt von Sendungen.

Der Tagesbericht ist der Punkt, an dem etwas bemerkt wird; er ist nicht die Bearbeitung selbst.

Eine kurze Zeile wie „an die Disposition gemeldet“ lässt die Lesenden prüfen, ob die Sache bei der offiziellen Bearbeitung angekommen ist.

Disposition und Teamleitung lesen jeden Tag die Berichte der Fahrerinnen und Fahrer. Alle gründlich lesen zu wollen, ist auf Dauer nicht durchzuhalten.

Beginnen Sie deshalb mit A (was als Nächstes getan wird). Prüfen Sie dann C (was aufgefallen ist) und das Feld für Fragen darauf, wo Sie helfen sollten.

Prüfen Sie auch, was für die Einsatz- und Tourenplanung des nächsten Tages entschieden werden muss.

Kommentare lassen sich leichter durchhalten, wenn sie eine Tatsache anerkennen und eine einzige Frage oder einen nächsten Schritt ergänzen.

Zum Beispiel: „Danke, dass Sie die Änderung an der Lieferstelle ins Feld C geschrieben haben. Teilen wir sie morgen früh auch mit den anderen Fahrerinnen und Fahrern.“ In einer Arbeit, in der man viele Stunden allein am Steuer verbringt, gibt es eine Voraussetzung für ehrliches Schreiben.

Man behandelt den Tagesbericht als Werkzeug, um Beobachtungen aus dem Einsatz früh aufzugreifen, und nicht, um das Fahren zu überwachen.

Legen Sie einmal pro Woche die Berichte der Woche nebeneinander und blicken Sie darauf zurück.

Wer sie im KPT-Format (Keep, Problem, Try) bespricht, verwandelt die Beobachtung einer Person in eine Verbesserung der Art, wie das Team seine Arbeit plant.

Dabei prüft er, ob sich Verspätungen an denselben Lieferstellen oder zu denselben Tageszeiten wiederholen.

Er prüft auch, wie die ausprobierten Planungsideen funktioniert haben.

Mit der Wochenzusammenfassung von norolu PDCA können Sie auch die Beobachtungen einer ganzen Woche auf einmal durchsehen.

Fehlt an einem Tag ein Bericht, fragen Sie zuerst nach dem Grund, statt Vorwürfe zu machen.

Prüfen Sie in diesem Fall auch, ob die Felder und die Schreibzeit zum Ablauf des Arbeitstages passen.

In norolu PDCA ist die KI eine Assistenz, die beim Entwerfen von Berichten, bei Fragen zur Reflexion und bei Wochenzusammenfassungen hilft.

Diese Grenze gilt auch im Transport. Die KI kann kurze Notizen von Fahrerinnen und Fahrern ordnen.

Sie kann auch Verspätungen und Beobachtungen zu Lieferstellen herausgreifen, die sich über eine Woche an Berichten wiederholen.

Aber Entscheidungen treffen die Disposition oder die verantwortliche Person.

Dazu gehört etwa, wie Einsätze oder Touren geändert werden, wem welche Tour übertragen wird oder wie sicherheitsrelevante Fragen zu beurteilen sind.

Beruhigend ist es, Kundendaten wie Lieferadressen, Namen und den Inhalt von Sendungen gar nicht erst in den Tagesbericht zu schreiben.

Zudem ist norolu PDCA so gestaltet, dass die Daten der Tagesberichte im eigenen Google Drive (Tabelle) des nutzenden Unternehmens gespeichert werden.

Gemeint ist also Ihr eigenes. Es geht um einen Ansatz minimaler Datenspeicherung, der auf unserer Seite keine Informationen anhäuft.

Es geht um eine beständige Gewohnheit: getrennt von den festen Aufzeichnungen, in einem kurzen Format und mit Berichten, auf die eine Antwort kommt.

Es geht auch um die kleinen Abweichungen und Beobachtungen jedes Tages.

Wir glauben, dass diese Gewohnheit die Grundlage dafür ist, sie in die Planung des nächsten Tages zu verwandeln.

Wir glauben auch, dass sie die Grundlage dafür ist, sie in eine bessere Arbeitsweise des Teams zu verwandeln.