运输、配送司机日报的写法：与行车记录分开，把延误的原因和现场的发现连接到第二天的安排

运输和配送司机的日报，往往只是罗列当天跑过的区域、件数和时间，比如“A区配送10件”“18点回场”。

这些记录很重要，但仅凭这些，留不下“在哪里比计划晚了、为什么晚了”“下次遇到同样的情况怎样调整安排”。

而且运输现场已经有行车记录、点呼（出车前后的确认）记录、配送完成记录等依据法令和公司规章留下的记录，日报很容易被看成把同样的内容再写一遍的工作。

结束长时间驾驶回场后匆匆写完，读的人也没有回应，写的一方就会渐渐只写一句“无异常”了事。

用PDCA来说，就是停在了执行（D）的记录上，评价（C）和改善（A）缺失的状态。

本文探讨如何把日报从“行车记录的抄写”重新定位为“回顾当天的偏差和发现，连接到第二天的安排和团队学习的工具”。请把它当作关于机制的讨论来读，而不是责怪任何人。

司机的日报，把项目精简到下面这些，就比较容易坚持。①今天的目标（按什么顺序跑、哪些要准时送到）。

②计划与实际的偏差（与其写晚了多久，不如用一句话写出原因，比如等待装货、在收货点等候、道路施工或拥堵等）。

③在收货点或路上发现的事（收货地点变了、某个时段不方便停车等）。④困扰的事，以及想找谁商量什么。⑤尝试后弄清楚的事、学到的事。⑥明天的第一步。

要点是，不在日报里重复行车记录和配送记录中已有的“几点跑了哪里”，而是聚焦于偏差和原因、发现、要商量的事。

反过来，“上午那趟改了装货顺序后，在第一个收货点找货的时间减少了”“这个收货点临近中午时收货负责人常常不在”这样的发现，很难留在既定的记录里，只有日报才能捕捉到。

栏目加得太多，写的时间会变长，空栏反而增加。先从5个左右开始，一边听取司机的意见一边增减。

日报PDCA的格式由五部分组成：P（今天的目标）、D（实际做了什么）、C（发现）、A（下一步怎么做），以及第二天的P。

下面以负责固定线路配送的司机为例（内容是为说明而虚构的例子）。P写“上午有时间指定的收货点，全部准时送完”。

D写“上午的指定都送完了，但第2个收货点的收货地点变了，确认花了时间，下午那趟比计划晚了40分钟”。

C写“有同事前一天已经从负责人那里听说了收货地点的变更。原因是没有共享的场合”。A写“听到收货点有变更时，写进当天日报的C栏，第二天早上点呼之后简单共享一句”。

第二天的P写“下午那趟，在装货阶段先确认容易延误的收货点再出发”。连接到第二天P的诀窍，是把A写成“下一步要做的一件具体的事”。

不写“彻底共享信息”，而写“听到变更就写进C栏，第二天早上共享一句”，第二天的日报就能确认是否做到了。每栏1到3行就足够。

刚入职的司机或还不熟悉线路的成员，日报也可以成为不独自承担疑惑和不安、尽早说出来的地方（为说明而虚构的例子）。P写“记住新负责线路的收货点位置和停车位置”。

D写“在第3个收货点不知道车停在哪里，在附近绕了一圈花了时间。回场后问了前辈，才知道后面有装卸货的地方”。

C写“没有事先决定不明白的时候自己找到什么程度再联系。看大家很忙，就没好意思联系”。A写“在收货点拿不准时，先把车停在安全的地方，再按规定的方式联系”。

写出疑惑，不是为了报告自己做不到什么，而是为了让团队能尽早伸出援手。

读日报的运行管理人员或前辈，先用一句话接住对方写下来这件事，再只回一个下次有用的线索，成员就能放心地写出疑惑。避免责怪对方写出了失误的回复方式。

运输现场已经有既定的记录：行车记录（每次乘务的记录）、点呼记录、配送完成和货物交接的记录、车辆点检记录、考勤记录等。

这些都要依据法令、公司规章和规定的流程，分别留在各自的地方。需要保留的记录和项目因业务形态而不同。日报不能代替它们。

请认为即使在日报里写了运行的经过，也不能作为正式记录来对待。

划分的基本做法是：每次运行或配送的事实，按规定流程留在行车记录等既定记录中；日报里写自己的行动和发现，以及下一步。

在日报里提到这些记录时，附上一句“已填入行车记录”就足够了。

一开始就划好这条线，可以减少同一件事写两遍的负担，让日报不成为“运行记录的重复”，而作为“回顾的场所”留下来。

哪些记录留在哪里，请遵循法令、公司的规章和运行管理责任人的判断。

日报的C栏里，有时会出现“在路口差点和行人碰上”“感觉刹车和平时不一样”“货物的固定带好像容易松”这样的内容。

这些事情不要写进日报就结束，而要连接到公司规定的报告和处理流程。

发现事故或疑似事故、车辆异常、身体状况的变化时，不要等到写日报，请按规定的方式告诉运行管理人员或责任人，并遵循公司的流程和责任人的判断。

不在日报里断定原因和责任也很重要。另外，日报不要在驾驶中写或读，务必在安全的地方停车后，或在工作结束后再处理。

身体状况的具体内容，以及收货地址、姓名、货物内容等客户信息，平时就不写进日报，会更安心。日报是“发现了”的入口，不是处理本身。

在日报里写一句“已报告运行管理人员”，读的人就能确认是否已连接到正式的处理。

运行管理人员和负责人每天都要浏览司机的日报。

如果想每篇都仔细读，就坚持不下去，所以先从A（下一步怎么做）读起，再看C（发现）和商量的栏目，确认有没有需要帮忙的事，或者第二天的派车和安排中需要决定的事。

回复的评论，用一句话接住一个事实，再只附上一个问题或下一步，就容易坚持。比如“把收货点的变更写进C栏，帮了大忙。明天早上也和其他司机共享一下吧”这样的回复。

在长时间独自驾驶的工作中，不把日报用来监视驾驶，而是作为尽早捕捉现场发现的工具，是让大家如实书写的前提。每周一次，把一周的日报排在一起回顾。

用KPT（继续做的事、问题、要尝试的事）的形式，讨论同一个收货点或时段是否反复出现延误、尝试过的安排改进效果如何，一个人的发现就能连接到团队安排方式的改善。

使用日报PDCA的每周摘要，也可以把一周的发现汇总起来回看。即使有未提交的日子，也先不要责怪，问问原因，再检查栏目和书写时间是否适合工作的节奏。

在日报PDCA中，AI是帮助起草日报、提出促进回顾的问题、做每周摘要的辅助角色。在运输现场，这条线也不变。

AI可以整理司机的简短备忘、从一周的日报中挑出反复出现的延误和关于收货点的发现。

但如何调整派车和线路、把哪一趟交给谁、如何判断与安全有关的事情，由运行管理人员或责任人来做。收货地址、姓名、货物内容等客户信息，平时就不写进日报，会更安心。

日报PDCA的设计是把日报数据记录在使用本服务的企业（也就是读者您所在的公司）自己的Google云端硬盘（电子表格）中，采取不在本公司一侧积存信息的最小数据保留思路。

与既定的记录分清职责，用简短的格式，坚持写会得到回复的日报。我们相信，这样的积累正是把每天小小的偏差和发现，变成第二天的安排和团队工作方式改善的基础。