Comment rédiger le rapport quotidien des chauffeurs de transport et de livraison : le séparer de la feuille de route et transformer les raisons des retards et les constats sur la route en organisation du lendemain

Les rapports quotidiens des chauffeurs de transport et de livraison ont tendance à devenir une liste.

C'est la liste des secteurs parcourus, du nombre de livraisons et des horaires de la journée.

Par exemple : « secteur A, 10 livraisons », « retour au dépôt à 18 h ». Ces informations sont importantes.

Mais à elles seules, elles ne disent pas où l'on a pris du retard sur le prévu et pourquoi.

Elles ne disent pas non plus comment modifier l'organisation la prochaine fois que la même situation se présentera.

De plus, le transport dispose déjà de registres fondés sur la loi et sur les règles de l'entreprise.

Par exemple, la feuille de route, les registres des contrôles avant et après le service et les registres de livraisons effectuées.

Le rapport quotidien ressemble donc facilement à une tâche consistant à écrire une nouvelle fois la même chose.

Par exemple, il est rédigé à la hâte après une longue journée au volant. Et personne parmi ses lecteurs ne répond.

Si c'est le cas, celui qui l'écrit finit par se contenter d'une seule ligne comme « rien à signaler ».

En termes de PDCA, le rapport s'arrête au Do, le relevé de ce qui s'est passé, tandis que le Check et l'Act disparaissent.

Cet article examine comment repositionner le rapport quotidien.

D'une copie du registre d'exploitation vers un outil pour revenir sur les écarts et les constats de la journée.

Et les transformer en organisation du lendemain et en apprentissage pour l'équipe.

Lisez-le comme une réflexion sur le système, et non comme une mise en cause de qui que ce soit.

Le rapport quotidien d'un chauffeur est plus facile à tenir lorsque les rubriques se limitent à peu près à ceci.

(1) L'objectif du jour, c'est-à-dire dans quel ordre on fera la tournée et quelles livraisons doivent arriver à l'heure.

(2) L'écart entre le prévu et le réalisé, avec un mot sur sa raison plutôt que sur la seule durée du retard.

Par exemple, l'attente au chargement, l'attente à un point de livraison, des travaux ou des embouteillages.

(3) Ce que l'on a constaté aux points de livraison ou sur la route.

Par exemple, un lieu de réception qui a changé ou un créneau horaire où il est difficile de s'arrêter.

(4) Ce qui pose problème et avec qui l'on veut en parler. (5) Ce que l'on a découvert ou appris en essayant. (6) La première action du lendemain.

L'essentiel est de ne pas répéter « à quelle heure on est passé où », qui figure déjà dans la feuille de route et les registres de livraison.

Il est de recentrer le rapport sur l'écart et sa raison, les constats et les demandes de conseil. À l'inverse, voici des constats.

Le premier : « changer l'ordre de chargement de la tournée du matin a réduit le temps passé à chercher les colis au premier arrêt ».

Le deuxième : « à ce point de livraison, la personne qui réceptionne est souvent absente juste avant midi ».

Ils figurent rarement dans les registres établis et ne peuvent être recueillis que dans le rapport quotidien.

Trop de rubriques allongent le temps de rédaction et finissent par laisser davantage de cases vides.

Commencez avec environ cinq rubriques et ajustez-les en écoutant les chauffeurs.

Le format de norolu PDCA comporte cinq parties. P (l'objectif du jour), D (ce qui a réellement été fait), C (ce que l'on a remarqué).

A (ce que l'on fera ensuite) et le P du lendemain.

Voici l'exemple d'un chauffeur chargé des livraisons d'une tournée fixe (un exemple fictif à titre d'illustration).

P : « Effectuer à l'heure toutes les livraisons avec un créneau le matin. » D : « J'ai fait toutes les livraisons du matin, mais au deuxième arrêt le lieu de réception avait changé, la vérification a pris du temps et la tournée de l'après-midi est partie avec 40 minutes de retard sur le prévu. » C : « Un collègue avait appris le changement par la personne responsable la veille. La cause était l'absence d'un moment pour le partager. » A : « Quand j'apprends un changement à un point de livraison, l'écrire dans la rubrique C du rapport du jour et le mentionner brièvement après le contrôle du lendemain matin. » P du lendemain : « Pour la tournée de l'après-midi, vérifier au chargement les arrêts qui prennent souvent du retard avant de partir. » L'astuce pour faire le lien avec le P du lendemain est d'écrire le A comme une seule action concrète.

Plutôt que « mieux partager les informations », écrivez « quand j'apprends un changement, le noter dans la rubrique C et le mentionner le lendemain matin ».

Le rapport du lendemain pourra alors vérifier si cela a été fait. Une à trois lignes par rubrique suffisent.

Il y a les chauffeurs récemment arrivés et les membres qui ne connaissent pas encore bien une tournée.

Pour eux, le rapport quotidien peut aussi être l'endroit où signaler tôt ses hésitations et ses inquiétudes au lieu de les porter seul.

(Un exemple fictif à titre d'illustration).

P : « Retenir l'emplacement des points de livraison de ma nouvelle tournée et l'endroit où arrêter le véhicule. » D : « Au troisième arrêt, je n'ai pas trouvé où m'arrêter et j'ai perdu du temps à tourner dans le quartier. En demandant à un collègue plus expérimenté après mon retour au dépôt, j'ai appris qu'il y a une aire de chargement à l'arrière. » C : « Je n'avais pas décidé combien de temps chercher seul avant de prendre contact. Tout le monde semblait occupé et je n'ai pas osé appeler. » A : « Si j'hésite à un point de livraison, arrêter d'abord le véhicule dans un endroit sûr, puis prendre contact par le moyen prévu. » Écrire ses hésitations ne sert pas à signaler ce que l'on ne sait pas faire, mais à permettre à l'équipe de donner un coup de main plus tôt.

Par exemple, le responsable d'exploitation ou un collègue plus expérimenté reconnaît d'abord en une phrase que le membre l'a mis par écrit.

Puis il répond avec un seul indice utile. Lorsque c'est le cas, les membres se sentent en confiance pour écrire leurs hésitations.

Évitez les réponses qui reprochent à quelqu'un d'avoir écrit ses faux pas.

Le transport dispose déjà de registres établis. La feuille de route (le relevé de chaque service), les registres des contrôles avant et après le service.

Les registres de livraisons effectuées et de remise des marchandises, les registres d'inspection des véhicules et les relevés de présence.

Ils sont tenus à leur place, conformément à la loi, aux règles de l'entreprise et aux procédures définies.

Les registres et les éléments à conserver varient selon le type d'activité. Le rapport quotidien ne les remplace pas.

Considérez qu'écrire le déroulement d'un service dans un rapport quotidien n'en fait pas un registre officiel. Le partage de base est le suivant.

Les faits relatifs à chaque service ou livraison vont dans les registres établis, comme la feuille de route, selon les procédures définies.

Le rapport quotidien, lui, rassemble les actions de l'équipe, ses constats et les prochaines étapes.

Lorsque le rapport quotidien mentionne ces registres, une courte note comme « inscrit dans la feuille de route » suffit.

Tracer cette limite dès le départ réduit la charge d'écrire deux fois la même chose.

Cela garde aussi le rapport quotidien comme un espace de réflexion plutôt que comme un doublon du registre d'exploitation.

Pour savoir quels registres tenir et où, suivez la loi, les règles de votre entreprise et le jugement de la personne responsable de la gestion de l'exploitation.

Dans la rubrique C apparaissent parfois des notes comme « j'ai failli heurter un piéton à un carrefour ».

Il y a aussi « les freins m'ont semblé différents de d'habitude » ou « les sangles d'arrimage semblaient se desserrer facilement ».

Ne les laissez pas s'arrêter au rapport quotidien ; reliez-les aux procédures de signalement et de réponse définies par l'entreprise.

Par exemple, vous remarquez un accident ou un risque d'accident, un problème sur le véhicule ou un changement de votre état physique.

Lorsque c'est le cas, n'attendez pas de rédiger le rapport quotidien. Prévenez le responsable d'exploitation ou la personne responsable par le moyen prévu.

Suivez aussi les procédures de votre entreprise et le jugement de la personne responsable.

Il est également important de ne pas trancher la cause ni la responsabilité dans le rapport quotidien.

N'écrivez pas et ne lisez pas le rapport quotidien en conduisant ; ne vous en occupez qu'après vous être arrêté dans un endroit sûr ou après la fin du travail.

Il est rassurant, par ailleurs, de tenir hors du rapport quotidien le détail de votre état physique.

Il en est de même pour les informations sur les clients, comme les adresses de livraison, les noms et le contenu des colis.

Le rapport quotidien est le point où quelque chose est remarqué ; ce n'est pas la réponse elle-même.

Une courte ligne comme « signalé au responsable d'exploitation » permet au lecteur de vérifier que l'information est bien parvenue à la réponse officielle.

Les responsables d'exploitation et la personne qui encadre l'équipe lisent chaque jour les rapports des chauffeurs.

Vouloir tous les lire en détail n'est pas tenable. Commencez par le A (ce que l'on fera ensuite).

Puis regardez le C (ce que l'on a remarqué) et la rubrique des demandes de conseil.

C'est pour repérer ce sur quoi vous devez aider ou ce qu'il faut décider pour l'affectation et l'organisation du lendemain.

Les commentaires sont plus faciles à tenir lorsqu'ils reconnaissent un fait et ajoutent une seule question ou une seule prochaine étape.

Par exemple : « Merci d'avoir noté dans la rubrique C le changement au point de livraison. Partageons-le demain matin avec les autres chauffeurs. » Dans un métier où l'on passe de longues heures à conduire seul, traiter le rapport quotidien comme un outil pour recueillir tôt les constats du terrain, et non pour surveiller la conduite, est la condition pour que chacun écrive avec franchise.

Une fois par semaine, alignez les rapports de la semaine et revenez dessus.

En discuter au format KPT (Keep, Problem, Try) transforme le constat d'une personne en amélioration de la façon dont l'équipe organise son travail.

C'est pour voir si les retards se répètent aux mêmes points de livraison ou aux mêmes créneaux et ce qu'ont donné les idées d'organisation essayées.

Avec la synthèse hebdomadaire de norolu PDCA, vous pouvez aussi revoir d'un coup les constats d'une semaine entière.

Même s'il manque un rapport certains jours, commencez par en demander la raison plutôt que de faire des reproches.

Vérifiez aussi si les rubriques et l'heure de rédaction correspondent au rythme de la journée.

Dans norolu PDCA, l'IA est une assistante qui aide à rédiger des brouillons de rapports, à poser des questions qui invitent à la réflexion et à produire des synthèses hebdomadaires.

Cette limite ne change pas dans le transport. L'IA peut mettre en forme les notes brèves d'un chauffeur.

Elle peut aussi repérer les retards et les constats sur les points de livraison qui reviennent sur une semaine de rapports.

Mais il y a des décisions, comme modifier l'affectation ou les tournées, confier telle tournée à telle personne ou juger d'une question liée à la sécurité.

Elles sont prises par le responsable d'exploitation ou la personne responsable.

Il est rassurant de tenir hors du rapport quotidien les informations sur les clients.

Par exemple, les adresses de livraison, les noms et le contenu des colis.

De plus, norolu PDCA est conçu pour que les données des rapports quotidiens soient enregistrées dans le propre Google Drive (feuille de calcul).

C'est le Drive de l'entreprise qui l'utilise, c'est-à-dire la vôtre.

C'est selon une approche de conservation minimale des données qui n'accumule pas d'informations de notre côté.

Le séparer des enregistrements établis, utiliser un format court et continuer à écrire des rapports qui reçoivent une réponse.

Nous pensons que cette habitude régulière est la base pour transformer les petits écarts et constats de chaque jour en organisation du lendemain.

Nous pensons qu'elle est aussi la base pour les transformer en une meilleure façon de travailler en équipe.