Como escrever o relatório diário de motoristas de transporte e entrega: separá-lo do diário de bordo e transformar os motivos dos atrasos e o que se observa na estrada no planejamento do dia seguinte

Os relatórios diários de motoristas de transporte e entrega tendem a virar uma lista das áreas percorridas, do número de entregas e dos horários do dia.

Por exemplo, «área A, 10 entregas», «retorno à base às 18h».

Esses registros importam, mas sozinhos não mostram onde houve atraso em relação ao planejado e por quê.

Também não mostram como mudar o planejamento da próxima vez que a mesma situação se repetir.

Além disso, no transporte já existem registros baseados na lei e nas normas da empresa.

Por exemplo, o diário de bordo, os registros da verificação antes e depois do serviço e os registros de entregas concluídas.

Por isso o relatório diário facilmente parece uma tarefa de escrever a mesma coisa mais uma vez.

Se ele é escrito às pressas depois de um longo dia ao volante e ninguém que o lê responde, quem escreve aos poucos se contenta com uma única linha, como «sem ocorrências».

Em termos de PDCA, o relatório para no Do, o registro do que aconteceu, e o Check e o Act ficam de fora.

Este artigo mostra como reposicionar o relatório diário.

De cópia do registro de operação para uma ferramenta que ajuda a rever os desvios e as observações do dia.

Ela ajuda a transformá-los no planejamento do dia seguinte e em aprendizado para a equipe.

Leia-o como uma conversa sobre o sistema, não sobre culpar alguém.

O relatório diário de um motorista é mais fácil de manter quando os campos se limitam mais ou menos ao seguinte.

(1) O objetivo de hoje, ou seja, em que ordem será feito o percurso e quais entregas precisam chegar no horário.

(2) A diferença entre o planejado e o que de fato aconteceu, com uma palavra sobre o motivo, e não só sobre o tamanho do atraso.

Por exemplo, espera para carregar, espera em um ponto de entrega, obras ou congestionamento. (3) O que se observou nos pontos de entrega ou na estrada.

Por exemplo, um local de recebimento que mudou ou um horário em que é difícil parar o veículo. (4) O que preocupa e com quem se quer conversar sobre o quê.

(5) O que se descobriu ou aprendeu ao testar coisas. (6) O primeiro passo de amanhã.

O ponto principal é não repetir «a que horas se passou por onde», que já está no diário de bordo e nos registros de entrega.

Concentre o relatório no desvio e no seu motivo, nas observações e nas consultas.

Por outro lado, há observações como «mudar a ordem de carregamento da rota da manhã reduziu o tempo procurando volumes na primeira parada».

Ou como «neste ponto de entrega, quem recebe as mercadorias costuma não estar pouco antes do meio-dia».

Elas dificilmente ficam nos registros estabelecidos e só podem ser captadas no relatório diário.

Campos demais aumentam o tempo de escrita e acabam deixando mais espaços em branco. Comece com uns cinco e ajuste ouvindo os motoristas.

O formato do norolu PDCA tem cinco partes: P (o objetivo de hoje), D (o que foi feito de fato), C (o que se percebeu), A (o que será feito em seguida) e o P do dia seguinte.

Veja um exemplo de um motorista responsável pelas entregas de uma rota fixa (um exemplo fictício para ilustração).

P: «Concluir no horário todas as entregas com janela de horário pela manhã».

D: «Fiz todas as entregas da manhã, mas na segunda parada o local de recebimento tinha mudado, a confirmação levou tempo e a rota da tarde saiu 40 minutos atrasada em relação ao planejado».

C: «Um colega tinha ficado sabendo da mudança pela pessoa responsável no dia anterior. A causa foi não haver um espaço para compartilhar isso».

A: «Quando eu souber de uma mudança em um ponto de entrega, escrever no campo C do relatório daquele dia e comentar rapidamente depois da verificação da manhã seguinte».

P do dia seguinte: «Na rota da tarde, conferir na etapa de carregamento as paradas que costumam atrasar antes de sair».

O segredo para ligar ao P do dia seguinte é escrever o A como uma única ação concreta.

Em vez de «compartilhar melhor as informações», escreva «quando souber de uma mudança, anotar no campo C e comentar na manhã seguinte».

Assim, o relatório do dia seguinte poderá verificar se isso foi feito. Uma a três linhas por campo bastam.

Há motoristas recém-contratados ou membros que ainda não conhecem bem uma rota.

Para eles, o relatório diário também pode ser um lugar para levantar dúvidas e preocupações cedo.

Isso em vez de carregá-las sozinho (um exemplo fictício para ilustração).

P: «Aprender a localização dos pontos de entrega da minha nova rota e onde parar o veículo».

D: «Na terceira parada não encontrei onde parar o veículo e perdi tempo dando voltas pela região. Ao perguntar a um colega mais experiente depois de voltar à base, descobri que há uma área de carga e descarga nos fundos».

C: «Eu não tinha decidido por quanto tempo procurar sozinho antes de entrar em contato. Todos pareciam ocupados e fiquei sem jeito de ligar».

A: «Se eu tiver dúvida em um ponto de entrega, primeiro parar o veículo em um lugar seguro e depois entrar em contato pelo meio definido».

Escrever sobre as dúvidas não serve para relatar o que não se consegue fazer, mas para que a equipe possa ajudar mais cedo.

Quem gerencia as operações ou um colega mais experiente pode primeiro reconhecer em uma frase que o membro colocou isso por escrito.

Depois pode responder com uma única pista útil. Quando é assim, os membros se sentem seguros para escrever sobre suas dúvidas.

Evite respostas que culpem alguém por escrever sobre seus tropeços.

No transporte já existem registros estabelecidos. O diário de bordo (o registro de cada serviço), os registros da verificação antes e depois do serviço.

Os registros de entregas concluídas e de repasse de mercadorias, os registros de inspeção de veículos e os registros de ponto.

Eles são mantidos em seus próprios lugares, com base na lei, nas normas da empresa e nos procedimentos definidos.

Quais registros e itens precisam ser mantidos varia conforme o tipo de atividade. O relatório diário não os substitui.

Considere que escrever o andamento de um serviço em um relatório diário não o transforma em um registro oficial. A divisão básica é esta.

Os fatos de cada serviço ou entrega vão para os registros estabelecidos, como o diário de bordo, de acordo com os procedimentos definidos.

Enquanto isso, o relatório diário reúne as ações da própria equipe, suas observações e os próximos passos.

Quando o relatório diário mencionar esses registros, basta uma nota curta como «anotado no diário de bordo».

Traçar essa linha desde o início reduz o esforço de escrever a mesma coisa duas vezes.

Também mantém o relatório diário como um espaço de reflexão, e não como uma duplicata do registro de operação.

Para decidir quais registros manter e onde, siga a lei, as normas da sua empresa e o julgamento da pessoa responsável pela gestão das operações.

No campo C às vezes aparecem anotações como «quase esbarrei em um pedestre em um cruzamento».

Ou como «senti os freios diferentes do normal» ou «as amarrações da carga pareciam afrouxar com facilidade».

Não deixe que terminem no relatório diário; conecte-as aos procedimentos de comunicação e resposta definidos pela empresa.

Ao perceber um acidente ou a possibilidade de um, um problema no veículo ou uma mudança no seu estado físico, não espere até escrever o relatório diário.

Avise quem gerencia as operações ou a pessoa responsável pelo meio definido. Siga os procedimentos da sua empresa e o julgamento da pessoa responsável.

Também é importante não definir a causa nem a responsabilidade dentro do relatório diário.

Não escreva nem leia o relatório diário enquanto dirige; trate dele apenas depois de parar em um lugar seguro ou ao terminar o trabalho.

Traz tranquilidade, além disso, manter fora do relatório diário detalhes sobre o estado físico e informações dos clientes, como endereços de entrega, nomes e o conteúdo dos volumes.

O relatório diário é o ponto em que algo é percebido; não é a resposta em si.

Uma linha curta como «comunicado a quem gerencia as operações» permite que quem lê confirme que o assunto chegou à resposta formal.

Quem gerencia as operações e a liderança da equipe leem todos os dias os relatórios dos motoristas. Tentar ler todos a fundo não é sustentável.

Então comece pelo A (o que será feito em seguida). Depois verifique o C (o que se percebeu) e o campo de consultas em busca de algo em que deva ajudar.

Ou de algo que precise ser decidido para a escala e o planejamento do dia seguinte.

Os comentários são mais fáceis de manter quando reconhecem um fato e acrescentam uma única pergunta ou próximo passo.

Por exemplo: «Obrigado por anotar no campo C a mudança no ponto de entrega. Vamos compartilhar com os outros motoristas amanhã de manhã».

Há um trabalho em que se passam muitas horas dirigindo sozinho.

Nele, trate o relatório diário como uma ferramenta para captar cedo o que se observa no local, e não para vigiar a direção.

Isso é a condição para que as pessoas escrevam com sinceridade. Uma vez por semana, coloque lado a lado os relatórios da semana e revise-os.

Converse sobre eles no formato KPT (Keep, Problem, Try).

Veja se os atrasos se repetem nos mesmos pontos de entrega ou horários e como funcionaram as ideias de planejamento testadas.

Conversar assim transforma a observação de uma pessoa em uma melhoria na forma como a equipe planeja o trabalho.

Com o resumo semanal do norolu PDCA, também é possível rever de uma vez as observações de uma semana inteira.

Mesmo que falte o relatório de algum dia, comece perguntando o motivo em vez de culpar e reveja se os campos e o horário de escrita combinam com o ritmo da jornada.

No norolu PDCA, a IA é uma assistente que ajuda a rascunhar relatórios, a fazer perguntas que estimulam a reflexão e a preparar resumos semanais.

Essa linha não muda no transporte. A IA pode organizar as anotações curtas de um motorista.

Também pode destacar atrasos e observações sobre pontos de entrega que se repetem em uma semana de relatórios.

Mas há decisões como mudar a escala ou as rotas, a quem atribuir cada percurso e como avaliar qualquer questão ligada à segurança.

Essas decisões são tomadas por quem gerencia as operações ou pela pessoa responsável.

Traz tranquilidade manter fora do relatório diário as informações dos clientes, como endereços de entrega, nomes e o conteúdo dos volumes.

O norolu PDCA foi projetado para que os dados dos relatórios diários sejam registrados no próprio Google Drive (planilha) da empresa que o utiliza.

Ou seja, o Drive da sua empresa. Ele segue uma abordagem de retenção mínima de dados que não acumula informações do nosso lado.

Separar dos registros estabelecidos, usar um formato curto e continuar escrevendo relatórios que recebem resposta.

Acreditamos que esse hábito constante é a base para transformar os pequenos desvios e observações de cada dia no planejamento do dia seguinte.

Também é a base para transformá-los em uma forma melhor de trabalhar em equipe.