仓库、物流中心员工日报的写法：与库存、出入库和验收记录分开，把所在岗位的作业安排和货物流动上的发现连接到第二天的作业

仓库和物流中心员工的日报，很容易写完所在岗位和时间就结束了，例如“上午入库验收，下午出库拣货。8点半到17点半”（说明用的虚构例子）。

有时也会列出处理的订单件数，但其中大部分已经留在仓库管理系统或作业记录里。

仅凭这些，看不出人和推车在哪个货架前堵住了、为了赶上截单时间把作业顺序怎样调换了、明天在同一岗位上班的人需要注意什么。

物流现场已经备齐了按公司规定或与货主（委托物流中心保管和处理货物的客户企业）的约定保留的记录。

例如库存记录、入库和出库记录、验收记录、作业指示、装卸搬运机械的点检记录、考勤记录等。因此，日报很容易变成看不出写作意义的文件。

被出库截单时间追着跑的日子，到下班时已经没有力气写，如果读的一方也没有反应，日报就会被“无特别情况”填满。

作业安排定了、人也动起来了，但确认做得好不好并决定下一步的部分，也就是PDCA中的C和A，却漏掉了。

本文探讨如何把仓库、物流中心的日报，从件数的副本改写成回顾所在岗位的作业安排和货物流动、并用于第二天作业和现场改善的工具。

这里说的日报不是库存或出入库记录的替代品，而是在同一现场工作的人之间以及向负责人简短地传递发现和交接事项的回顾。我们也不承诺写日报就能让作业变快或消除差错。

请把这当作写法和读法的机制问题，而不是每个人努力多少的问题来阅读。

仓库、物流中心的日报，把栏目定为下面7个左右，即使在被截单时间追着跑的日子也能写完。

①今天的岗位和作业安排的目标（在入库、验收、上架保管、拣货、包装、出库中的哪个环节，尝试怎样的顺序、走动方式或人员分配）。

②尝试的结果（顺畅的地方、手停下来的地方及其原因）。③货物流动的堵点（通道或货架前的拥挤、临时堆放溢出的地方、出现等待时间的工序，各写一行）。

④对截单时间和货量起伏的应对（因为到货卡车延误或订单突然增加，把什么提前、把什么往后放）。

⑤关于设备和物料的发现（状态不好的手持终端或输送机，快用完的纸箱或缓冲材料等。维修和补充的申请按既定流程办）。⑥给明天在同一岗位上班的人的交接事项。

⑦遇到的困难和想商量的事，以及明天的第一项作业。关键是不要把仓库管理系统或验收记录里已有的件数和数量抄进日报。

日报只写对作业安排的回顾、想让现场所有人知道的发现和商量的事。

像“走量大的商品放在最里面的货架，每次都要绕远路”“下午那班车之前，包装台周围堆满纸箱，通道变窄”“标签打印机前出现排队”这样的发现，很难留在既定记录的栏目里。

这些发现正是日报才能捕捉到的。日报中如何称呼货主、收件人和一起工作的人，请遵循公司的规定和个人信息处理方针。栏目加得太多，写起来费时间，空栏也会变得显眼。

先从5个左右开始，一边听取现场的意见一边调整。

在日报PDCA中，要写今天的目标（P）、实际做了什么（D）、发现（C）、接下来怎么做（A），以及下一个P这五栏。

下面以一家发运邮购和网购日用品的物流中心里负责拣货的员工为例（内容和数字是说明用的虚构例子）。P是“为赶上下午2点截单的那班车，先从订单多的区域开始拣”。

D是“从订单多的区域开始拣，但同一区域聚集了三个人，推车在通道里错不开，等了好几次。截单前15分钟改成由我一个人拣剩下的订单，总算赶上了”。

C是“如果每个区域各分配一个人，等待时间也许会减少。走量大的洗涤剂放在通道最里面的下层，每次拿都要弯腰”。

A是“下次截单前，开始拣货之前先给每个区域定好一个负责人。明天早会上和负责人商量能不能把洗涤剂移到靠前的位置”。

下一个P是“先定好各区域负责人再开始拣货，并在早会上提出洗涤剂位置的事”。A要写成第二天作业中能实际尝试的一个行动。

与其写“高效地拣货”，不如写“开始前先定好区域负责人”，这样在下一份日报里就能清楚地确认是否尝试过。

拣货件数和差错次数交给作业记录，日报里留下作业安排上的办法和发现。每栏1到3行就够了。

在物流中心，只在忙季上班的员工、短时间上班的员工、刚入职的员工担任入库验收等岗位的情况很常见。

对这些员工来说，日报也是及早把拿不准的事告诉周围人的窗口（说明用的虚构例子）。P是“按照教过的流程，用手持终端扫描到货的纸箱并核对数量”。

D是“有一箱里的数量和单据上的数量对不上。还有一箱角被压瘪了，不知道能不能直接上架，就把两箱都放到验收台旁边，在下班前告诉了负责人”。

C是“数量对不上或纸箱受损时，不知道当场该叫谁，所以过了一段时间才报告。周围的人都很急，找不到开口的时机”。

A是“明天上班前，向入库负责人确认：发现数量对不上或受损的纸箱时该叫谁、放在哪里”。写下拿不准的事，不是为了坦白自己做不到什么，而是为了及早得到帮助。

读到的负责人或前辈如果先回应一句“谢谢你写下来”，再只回一条有用的提示，以后也更容易把困惑写出来。

到货的商品是否接收、向货主传达什么，不在日报上交给本人决定，而是按公司规定和负责人的判断来定。为了让短期上班的人也能坚持下去，栏目的数量要精简。

仓库、物流中心原本就有库存数量和存放位置的记录（仓库管理系统等）、入库和出库记录、验收记录、从货主那里接到的作业指示。

另外还有盘点记录、叉车等装卸搬运机械的点检记录、考勤记录。在处理冷藏或冷冻商品的现场，有时还要保留库内温度的记录。

这些都要按照公司规定、与货主的约定、相关规定和个人信息处理方针，分别保留在各自的位置。

保留什么、用哪些项目、保留多长时间，因处理的商品、货主和中心的规模而异。日报不是这些记录的替身。

例如在日报里写“希望把到货延误的情况告诉货主”，也不要认为这样就已经联系过货主了。

库存数量对不上时的查明和更正方法、装卸搬运机械的点检，要按照公司的流程和负责人的指示进行，结果留在既定记录里。仅在日报中提到，并不等于留下了记录。

大致的分法是：数量、出入库、验收、点检的事实写进既定记录，对作业安排的回顾、在岗位上的发现、交接事项的要点、下一步写进日报。

想在日报中指向既定记录时，只要附上一句“已录入验收记录”“已填写点检记录”就够了。由谁用什么方式联系货主，也交给公司规定和负责人的判断。

先把职责分开，同样的内容就不必写两遍，日报也能作为回顾的地方保留下来。

日报的C栏里，有时会写到“在拐角处，叉车差点撞到走路的人”“高处货架上的纸箱差点掉下来”“发出去的货物里装的东西可能不对”“在闷热的库内，有员工身体不舒服”之类的事。

这样的事不要写进日报就算完，要接入公司规定的流程。

注意到受伤或身体不适时，在叉车、推车、输送机等方面出现险些出事的情况时，注意到有货物倒塌或掉落的危险时，要当场告诉中心主管或现场负责人。

注意到错发、商品破损或数量不符时，收到货主或收件人的意见或投诉时，也是一样。这些情况都不要等到写日报的时间，也不要独自承担，并要按公司的流程行动。

如何应对、向货主或收件人传达什么以及怎样传达、是否停止出库，不要自己一个人决定，请遵循公司规定和负责人的判断。

装卸搬运机械的操作和点检、安全方面的规定，也要遵循公司的流程和负责人的指示，不能用日报或AI来代替。

另外，收件人的姓名、地址、电话号码，与货主的交易条件和费用，从货物内容可以推知的个人情况，都不要写进日报。

一起工作的人的健康、家庭情况以及与雇佣条件有关的详细内容，也都不要写进日报。这些要按照公司规定和个人信息处理方针，在既定记录中处理。

中心出入口或保管室的密码、钥匙的存放地点等，也不写进日报。日报里只要像“在拐角处，叉车和行人有过靠得很近的情况”这样，写下发生的场面和自己的发现就够了。

避免在日报中断定原因或责任，也避免写成责怪一起工作的人、货主或运输公司的样子。日报是把异常告诉周围人的入口，而不是应对本身。

附上一句“已向中心主管报告”，读的人就能确认是否已经转入正式应对。

中心主管和现场负责人要阅读当天在入库、验收、拣货、包装、出库岗位上班的员工的日报。每天把所有内容都仔细读完是坚持不下去的，所以先浏览A（接下来怎么做）。

接着从C（发现）、交接事项和商量栏中，挑出需要帮助的事、明天人员分配或岗位顺序上需要决定的事，以及货架布局调整、设备维修、联系货主等应由公司接手的事。

回复时用一句话接住写下的事实，再附上一个问题或下一步，这样容易持久。例如“按区域定负责人的方案，我们试试看。洗涤剂的位置，明天早会上问问大家”。

在白班和夜班轮换的现场，或者忙季有很多人只来短期上班的现场，日报还承担着把岗位上的窍门和注意事项从一个人传给另一个人的作用。

处理件数和作业时间也是重要的数字，但不把日报当作比较人或用速度衡量人的工具，是让大家如实书写的前提。每周一次，把这一周的日报排在一起重读。

用KPT（继续做的事、问题、要尝试的事）讨论同一个地方的堵点或同一类险些出事的情况是否反复出现、尝试过的作业安排效果如何。

这样，一个人的发现就会连接到对整个中心走动方式和作业安排的重新审视。用日报PDCA的每周摘要，可以把这一周出现的发现集中重读一遍。

如果有哪天没交日报，先询问情况，再检查栏目的数量和写日报的时间段是否符合被截单时间追着跑的一天的节奏。

日报PDCA的AI能做的，止于起草日报、提出有助于回顾的问题、协助汇总一周的内容。在仓库、物流中心，这条界线也不会改变。

AI可以把员工随手写下的笔记整理成易读的句子，或者从一周的日报中挑出关于同一条通道或同一道工序反复出现的堵点和商量的事。

但是，人员分配和岗位顺序怎样调整、货架布局怎样重新审视、错发、破损和数量不符怎样处理，都由中心主管或现场负责人来判断。

受伤或险些出事的情况以及货主和收件人的意见怎样对待，也都由中心主管或现场负责人来判断。关于装卸搬运机械的安全、是否停止出库的判断，也不能交给AI的草稿或日报。

事先定好：收件人、货主和一起工作的人的个人信息，按照公司规定和个人信息处理方针在既定记录中处理，不带进日报，这样就不会犹豫。

日报PDCA的设计是把日报数据记录在使用本服务的企业（也就是读者您所在的公司）自己的Google云端硬盘（电子表格）中，采取不在本公司一侧积存信息的最小数据保留思路。

记录归记录的位置，回顾写进日报。用简短的格式书写，读的人回一句话。

我们认为，这样的积累，会成为把通道和各个岗位上的小发现，连接到第二天的作业安排和整个中心改善的基础。