Cómo escribir informes diarios para el personal de almacenes y centros logísticos: separarlos de los registros de inventario, recepción, expedición e inspección, y convertir lo observado sobre la planificación del trabajo y el flujo de mercancías en el trabajo del día siguiente

Los informes diarios del personal de almacenes y centros logísticos tienden a quedarse en el puesto y el horario.

Por ejemplo: «Mañana: inspección de la mercancía de entrada. Tarde: preparación de pedidos para expedición. De 8:30 a 17:30» (un ejemplo ficticio a modo de ilustración).

A veces también aparece el número de pedidos procesados, pero casi todo eso ya está en el sistema de gestión de almacenes o en los registros de trabajo.

Por sí solo, eso no muestra delante de qué estantería se atascaron personas y carros.

No muestra cómo se cambió el orden del trabajo para llegar a la hora de cierre ni a qué debe prestar atención quien trabaje mañana en el mismo puesto.

En la logística ya existe un conjunto completo de registros.

Se llevan según las normas de la empresa o los acuerdos con los clientes (los cargadores cuyas mercancías gestiona el centro).

Por ejemplo, los registros de inventario, de recepción y expedición, de inspección y las instrucciones de trabajo.

También los registros de revisión de los equipos de manutención y los de asistencia.

De este modo, el informe diario se convierte fácilmente en un documento cuyo propósito cuesta ver.

Los días en que se corre contra la hora de cierre de expedición, al final del turno no quedan fuerzas para escribir.

Además, si nadie que lo lee responde, el informe se llena de «nada en particular».

El trabajo se planifica y se hace, pero la parte en la que se comprueba si salió bien y se decide el siguiente paso, la C y la A del PDCA, se ha caído.

Este artículo plantea cómo reescribir el informe diario del almacén y del centro logístico no como una copia de las cantidades.

Sino como una herramienta para revisar la planificación del trabajo en el puesto y el flujo de mercancías.

Además, para aprovecharlo en el trabajo del día siguiente y en las mejoras de la nave.

Aquí el informe diario no sustituye a los registros de inventario, recepción o expedición.

Es una reflexión breve para entregar observaciones y notas de relevo a las personas que trabajan en la misma nave y a la persona responsable.

Tampoco es una promesa de que escribir informes vaya a acelerar el trabajo o a eliminar los errores.

Léalo como una cuestión de cómo se escriben y se leen los informes, no de cuánto se esfuerza cada persona.

Los informes diarios de almacenes y centros logísticos se pueden terminar incluso los días en que se corre contra una hora de cierre.

Es así si tienen más o menos los siete campos siguientes. (1) El puesto de hoy y el objetivo de la planificación del trabajo.

Es decir, en qué punto entre recepción, inspección, ubicación, preparación de pedidos, embalaje y expedición se probará qué orden.

También qué forma de moverse o qué reparto de personas. (2) El resultado, es decir, dónde fluyó bien y dónde se pararon las manos, y por qué.

(3) Dónde se atascó el flujo de mercancías.

Una línea para cada aglomeración en pasillos o delante de estanterías y cada lugar donde se desbordó la zona de colocación provisional.

También cada paso en el que hubo que esperar. (4) Cómo se afrontaron las horas de cierre y los picos.

Es decir, qué se adelantó y qué se dejó para después ante un camión de entrada retrasado o un aumento repentino de pedidos.

(5) Lo observado en equipos y materiales.

Por ejemplo, un terminal portátil o una cinta transportadora que no funciona bien, o cajas y material de relleno que se están acabando.

(las solicitudes de reparación y reposición siguen los procedimientos establecidos). (6) Notas de relevo para quien esté mañana en el mismo puesto.

(7) Lo que preocupa, lo que se quiere consultar y la primera tarea de mañana.

La clave es no copiar en el informe diario las cantidades que ya figuran en el sistema de gestión de almacenes o en los registros de inspección.

Limite el informe diario a la reflexión sobre su planificación del trabajo, a las observaciones que quiere que conozca todo el personal de la nave y a las consultas.

Hay observaciones como «un artículo de alta rotación está en una estantería del fondo y cada vez damos un rodeo».

También observaciones como «antes del camión de la tarde se amontonan cajas alrededor de las mesas de embalaje y el pasillo se estrecha».

Y también como «se forma cola delante de la impresora de etiquetas».

Esas observaciones difícilmente caben en las columnas de los registros establecidos y son justo lo que el informe diario puede recoger.

Cómo se nombra en el informe diario a los clientes, a los destinatarios y a los compañeros debe seguir las normas de la empresa y su política de tratamiento de datos personales.

Demasiados campos alargan la escritura y dejan más huecos. Empiece con unos cinco y revíselos escuchando a la gente de la nave.

En norolu PDCA se escribe en cinco campos: el objetivo de hoy (P), lo que realmente se hizo (D), lo que se observó (C), lo que se hará a continuación (A) y luego la siguiente P.

Este es el ejemplo de una empleada que prepara pedidos en un centro (el contenido y las cifras son un ejemplo ficticio a modo de ilustración).

Ese centro expide artículos para el hogar pedidos por venta por correo y en línea.

P: «Para el camión de cierre de las 14:00, empezar por las zonas con más pedidos».

D: «Empecé por las zonas con más pedidos, pero acabamos tres en la misma zona, los carros no podían cruzarse en el pasillo y esperamos una y otra vez. Quince minutos antes del cierre pasé a hacer sola los pedidos restantes y llegamos por poco».

C: «Si hubiéramos asignado una persona a cada zona, quizá habríamos esperado menos. Un detergente muy pedido está en el estante más bajo al fondo del pasillo y tenía que agacharme cada vez».

A: «Antes del próximo cierre, decidir una persona por zona antes de empezar. Preguntar a la responsable en la reunión de mañana por la mañana si se puede acercar el detergente a la parte delantera».

Siguiente P: «Repartir las zonas antes de empezar y plantear la ubicación del detergente en la reunión de la mañana».

Haga de la A una sola acción que pueda probar de verdad en el trabajo del día siguiente.

Escribir «repartir las zonas antes de empezar» en lugar de «preparar pedidos con eficiencia» permite ver con claridad en el siguiente informe si se probó.

Deje el número de líneas preparadas y de errores a los registros de trabajo y guarde en el informe diario sus ideas para planificar el trabajo y lo que observó.

Bastan de una a tres líneas por campo.

En los centros logísticos hay personas que trabajan solo en las temporadas de más actividad, las que hacen turnos cortos y las que acaban de empezar.

Esas personas suelen ocupar puestos como la inspección de la mercancía de entrada.

Para ellas, el informe diario también puede ser un canal para contar pronto a los demás aquello de lo que no estaban seguras (un ejemplo ficticio a modo de ilustración).

P: «Leer con el terminal portátil las cajas de entrada y comprobar las cantidades, siguiendo el procedimiento que me enseñaron».

D: «Una caja tenía un número de unidades distinto del del albarán. Otra tenía una esquina aplastada y, como no sabía si podía ir directamente a la estantería, aparté las dos junto a la mesa de inspección y se lo dije al responsable antes de terminar el turno».

C: «Cuando la cantidad no cuadra o una caja está dañada, no sabía a quién llamar en ese momento, así que tardé en avisar. Todos tenían prisa y no encontré el momento para hablar».

A: «Mañana, antes de empezar, aclarar con la responsable de recepción a quién llamar y dónde dejar las cajas cuando la cantidad no cuadra o una caja está dañada».

Escribir aquello de lo que uno no estaba seguro no es confesar lo que no sabe hacer, sino una forma de recibir ayuda pronto.

La persona responsable o los compañeros con más experiencia lo leen.

Si responden primero con algo como «gracias por escribirlo» y devuelven solo una pista útil, la próxima vez resulta más fácil escribir sobre las dudas.

Si se acepta la mercancía recibida y qué se comunica al cliente no se deja al criterio de la persona a través del informe diario.

Se decide según las normas de la empresa y el criterio de la persona responsable.

Mantenga pocos campos para que también puedan seguir quienes trabajan solo poco tiempo.

Los almacenes y centros logísticos ya tienen registros de cantidades y ubicaciones de existencias (en un sistema de gestión de almacenes o similar).

También tienen registros de recepción y expedición, registros de inspección y las instrucciones de trabajo recibidas de los clientes.

Además, registros de inventario físico, registros de revisión de los equipos de manutención como las carretillas elevadoras y registros de asistencia.

En los lugares que manejan mercancía refrigerada o congelada también pueden llevarse registros de las temperaturas de almacenamiento.

Todo ello se guarda en su propio lugar, de acuerdo con las normas de la empresa y los acuerdos con los clientes.

También de acuerdo con la normativa aplicable y la política de la empresa sobre el tratamiento de datos personales.

Qué se guarda, con qué datos y durante cuánto tiempo varía según la mercancía, los clientes y el tamaño del centro.

El informe diario no hace las veces de estos registros.

Por ejemplo, escribir «por favor, avisad al cliente de que la entrega llegó con retraso» en un informe diario no debe entenderse como que ya se ha contactado con el cliente.

Cómo investigar y corregir existencias que no cuadran se rige por los procedimientos de la empresa y las instrucciones de la persona responsable.

También cómo revisar los equipos de manutención. Los resultados van a los registros establecidos.

Mencionar algo en el informe diario no significa que se haya registrado.

Como regla general, los hechos sobre cantidades, recepción y expedición, inspección y revisiones van a los registros establecidos.

En cambio, la reflexión sobre la planificación del trabajo y lo observado en el puesto van al informe diario.

También lo esencial de las notas de relevo y el siguiente paso.

Cuando quiera remitir desde el informe diario a un registro establecido, basta con añadir «introducido en el registro de inspección» o «anotado en el registro de revisión».

Quién contacta con el cliente y por qué medio también se deja a las normas de la empresa y al criterio de la persona responsable.

Separar primero los papeles evita escribir dos veces lo mismo y mantiene el informe diario como un espacio para la reflexión.

En el campo C a veces se escriben cosas como «en una esquina, una carretilla elevadora casi atropella a alguien que iba a pie».

También se escriben cosas como «una caja estuvo a punto de caer de una estantería alta» o «puede que el contenido de un paquete expedido fuera incorrecto».

Y también se escriben cosas como «una compañera se encontró mal en la zona de almacenamiento, húmeda y calurosa».

No deje que estos hechos terminen en el informe diario; páselos a los procedimientos que ha fijado la empresa.

Cuando note una lesión o que alguien se encuentra mal, no espere a la hora de escribir el informe ni cargue con ello a solas.

Lo mismo cuando haya un cuasi accidente con una carretilla elevadora, un carro o una cinta transportadora.

Lo mismo cuando note riesgo de que la carga se desplome o caiga, o cuando note un envío erróneo, mercancía dañada o una diferencia de cantidad.

Lo mismo cuando reciba comentarios o quejas de clientes o destinatarios.

Dígaselo en ese mismo momento a la dirección del centro o al responsable de turno y actúe conforme a los procedimientos de la empresa.

No decida por su cuenta cómo responder, qué decir a clientes o destinatarios y de qué manera, ni si detener una expedición.

Siga las normas de la empresa y el criterio de la persona responsable.

El manejo y la revisión de los equipos de manutención y las normas de seguridad también siguen los procedimientos de la empresa.

Además, siguen las instrucciones de la persona responsable. Ni el informe diario ni la IA pueden sustituirlos.

Además, hay datos que no deben escribirse en el informe diario.

Es decir, los nombres, direcciones y teléfonos de los destinatarios y las condiciones y tarifas acordadas con los clientes.

También las circunstancias personales que pueden deducirse del contenido de los envíos.

Además, la información detallada sobre la salud, la situación familiar o las condiciones laborales de los compañeros.

Trátelos dentro de los registros establecidos, de acuerdo con las normas de la empresa y su política de tratamiento de datos personales.

Los códigos de acceso de las entradas del centro o de los cuartos de almacenaje y el lugar donde se guardan las llaves tampoco van en el informe diario.

En el informe diario basta con escribir la situación y la propia observación, por ejemplo «en una esquina, una carretilla elevadora y un peatón se acercaron demasiado».

Evite dar por zanjadas en el informe diario la causa o la responsabilidad y evite escribir de un modo que culpe a compañeros, clientes o transportistas.

El informe diario es la puerta de entrada para avisar a los demás de que algo va mal, no la respuesta en sí.

Añadir «comunicado a la dirección del centro» permite a quien lo lee confirmar si se ha pasado a una respuesta formal.

La dirección del centro y los responsables de turno leen los informes del personal que trabajó ese día.

Es decir, del personal de los puestos de recepción, inspección, preparación de pedidos, embalaje y expedición.

Leerlo todo con detenimiento cada día no se puede mantener. Por eso, repase primero la A (lo que se hará a continuación).

Después busque en la C (lo observado), las notas de relevo y el campo de consultas lo que necesita ayuda.

También lo que hay que decidir sobre el reparto de personas o el orden de los puestos de mañana.

Y lo que la empresa debe asumir, como revisar la distribución de las estanterías, reparar equipos o contactar con un cliente.

Las respuestas duran más si reconocen en una palabra el hecho escrito y añaden una pregunta o un siguiente paso.

Por ejemplo: «Probemos tu idea de una persona por zona. Lo de la ubicación del detergente lo preguntaré a todos en la reunión de mañana».

Hay naves donde se alternan turnos de día y de noche, o donde mucha gente entra solo durante una temporada corta de mucha actividad.

En esas naves, el informe diario también transmite de persona a persona trucos y precauciones de cada puesto.

El número de pedidos procesados y las horas de trabajo también son cifras importantes.

No usar el informe diario para comparar a las personas ni para medirlas por su rapidez es la condición previa para que escriban las cosas tal como son.

Una vez por semana, ponga en fila los informes de esa semana y vuelva a leerlos.

Se comenta con el formato KPT (Keep, Problem, Try) si se repiten los atascos en el mismo punto o el mismo tipo de cuasi accidente.

También cómo resultaron los planes de trabajo que se probaron.

Así, la observación de una persona se convierte en una revisión de los recorridos y de la planificación del trabajo de todo el centro.

Con el resumen semanal de norolu PDCA se pueden releer juntas las observaciones de la semana.

Si algún día falta un informe, empiece por preguntar por las circunstancias.

Luego compruebe si el número de campos y el momento del día para escribir encajan en una jornada marcada por las horas de cierre.

Lo que la IA de norolu PDCA puede hacer termina en redactar borradores de informes, plantear preguntas que ayudan a reflexionar y ayudar a resumir una semana.

En los almacenes y centros logísticos esa línea no cambia. La IA puede convertir en frases legibles las notas garabateadas del personal.

También puede extraer de una semana de informes los atascos y las consultas que se repiten sobre el mismo pasillo o el mismo paso.

Pero hay decisiones sobre cómo cambiar el reparto de personas o el orden de los puestos y cómo revisar la distribución de las estanterías.

También sobre cómo actuar ante envíos erróneos, daños o diferencias de cantidad.

Y sobre cómo responder a lesiones, cuasi accidentes o comentarios de clientes y destinatarios.

Eso lo deciden la dirección del centro o los responsables de turno.

Las decisiones sobre la seguridad de los equipos de manutención o sobre si detener una expedición tampoco pueden dejarse en manos de un borrador de la IA.

Ni pueden dejarse en manos de un informe diario. Decidir esto de antemano evita las dudas.

Es decir, que los datos personales de destinatarios, clientes y compañeros se tratan dentro de los registros establecidos.

Y que se tratan de acuerdo con las normas de la empresa y su política de tratamiento de datos personales. También que no se llevan al informe diario.

Además, norolu PDCA está diseñado para que los datos de los informes diarios se registren en el propio Google Drive (hoja de cálculo).

Es el de la empresa que lo utiliza, es decir, la suya, con un enfoque de conservación mínima de datos que no acumula información de nuestro lado.

Los registros, en su sitio; la reflexión, en el informe diario. Escribir en un formato breve y que quien lee responda con una palabra.

Creemos que esa acumulación es la base. Une las pequeñas observaciones de los pasillos y de cada puesto con la planificación del trabajo del día siguiente.

También las une con las mejoras de todo el centro.