Informes diarios que puede mantener el personal por turnos y a tiempo parcial: cómo operar un equipo cuyos horarios no coinciden

En los equipos con muchos turnos o jornadas reducidas, no todos trabajan a la misma hora.

El responsable y la persona que escribe no coinciden, de modo que la respuesta a un informe enviado se retrasa o, sencillamente, no hay tiempo para escribirlo.

Si no se diseña el proceso teniendo en cuenta estas diferencias, el informe diario acaba siendo cosa de unos pocos.

Si el informe diario se trata como un trabajo fuera del horario, no se sostiene.

Conviene reservar de antemano un breve espacio de escritura al final de la jornada.

Para quienes tienen poco tiempo, lo realista es reducir los campos y dejar un formato que se pueda completar en pocas líneas.

También es importante que el responsable declare de forma expresa que el tiempo de escritura se reconoce como trabajo.

Para el personal de jornada reducida resulta adecuado un formato sencillo, limitado más o menos a tres puntos: lo que hizo ese día, lo que notó y lo que quiere dejar como traspaso.

Indicar que no se piden textos largos y que basta con una lista de viñetas reduce la carga psicológica de escribir.

Si hace falta, se deja también margen para añadir una nota después.

En un equipo cuyos turnos no se solapan, el informe diario cumple también la función de traspaso a quien entra después.

Pedir que se anoten los puntos de atención y las tareas sin terminar evita que la información se corte incluso en las franjas en las que no es posible un traspaso verbal.

Si se plantea el informe no como un reporte sino como un mensaje para la siguiente persona, resulta más fácil percibir el sentido de escribirlo.

Responder de inmediato adaptándose a los turnos de todos no es realista.

El responsable fija una franja para revisar y devuelve las respuestas de una sola vez en ese momento.

Si cada persona puede ver la respuesta en su siguiente turno, se mantiene la sensación de que alguien lo lee, aunque los horarios no coincidan.