교대 근무·시간제 근무자도 지속할 수 있는 일일 보고: 근무 시간이 맞지 않는 팀의 운용

교대제나 단시간 근무가 많은 팀에서는 모두가 같은 시간에 일하고 있지 않습니다.

관리자와 본인의 근무가 겹치지 않아 일일 보고를 내도 반응이 늦어지거나, 애초에 쓸 시간을 내지 못하기도 합니다.

이런 전제의 차이에 맞춘 설계를 하지 않으면 일일 보고는 일부 사람만의 것이 됩니다.

일일 보고를 업무 외 작업으로 두면 지속되지 않습니다. 근무 시간의 끝에 짧은 기입 시간을 미리 넣어 둡니다.

시간이 한정된 사람일수록 항목을 줄여 몇 줄로 쓸 수 있는 형태로 해 두는 것이 현실적입니다. 쓰는 시간이 업무로 인정된다는 점을 관리자가 분명히 말해 두는 것도 중요합니다.

단시간 근무자에게는 그날 한 일, 알아차린 점, 다음에 넘기고 싶은 일의 세 가지 정도로 좁힌 간단한 형태가 알맞습니다.

긴 글을 요구하지 않고 글머리표로 써도 괜찮다고 알려 두면 쓰는 일에 대한 심리적 부담이 줄어듭니다. 필요하면 나중에 보충할 여지도 남겨 둡니다.

근무가 겹치지 않는 팀에서는 일일 보고가 다음에 들어오는 사람에 대한 인수인계 역할도 합니다.

주의할 점이나 끝내지 못한 작업을 적게 하면, 말로 인계할 수 없는 시간대에도 정보가 끊기지 않습니다.

일일 보고를 보고가 아니라 다음 사람에게 남기는 전언으로 자리매김하면 쓰는 의미를 실감하기 쉬워집니다.

모든 사람의 근무에 맞춰 즉시 답하는 것은 현실적이지 않습니다. 관리자가 확인하는 시간대를 정하고, 그때 모아서 반응을 돌려줍니다.

다음에 출근했을 때 반응을 볼 수 있는 상태로 해 두면, 시간이 어긋나 있어도 읽히고 있다는 실감을 유지할 수 있습니다.