농업 법인 직원의 일일 보고 쓰는 법: 작업 일지나 방제·출하 기록과 나누고, 포장(밭)마다의 모습과 작업 순서에 대한 알아차림을 다음 작업으로 잇기

농업 법인(일본에서는 '농업 법인'이라 부르며, 회사 형태로 운영하는 농장을 말합니다) 직원의 일일 보고는 '오전에는 양배추 정식, 오후에는 제초.

8시부터 17시'(설명을 위한 가상의 예입니다)처럼 그날의 작업과 시간을 늘어놓는 데 그치기 쉽습니다. 무엇을 했는지 남기는 일은 꼭 필요합니다.

하지만 그것만으로는 '어느 포장에서 작물의 어떤 모습을 알아차렸는지', '비 예보를 보고 작업 순서를 어떻게 바꾸었고 그 결과가 어땠는지', '내일 그 포장에 들어갈 사람에게 무엇을 전해 두어야 하는지'가 남지 않습니다.

게다가 농장에는 포장별 작업 일지, 농약이나 비료를 쓴 때의 기록, 수확과 출하 기록, 기계 점검 기록, 근태 기록 등 회사의 규칙이나 거래처와의 약속으로 남기는 기록이 이미 있습니다.

그래서 일일 보고는 같은 내용을 두 번 쓰는 수고로 보이기 쉽습니다. 수확철에는 해 뜰 때부터 해 질 때까지 밭에 나가 있다가 작업장으로 돌아올 무렵에는 녹초가 되는 일이 많습니다.

써도 농장장에게서 반응이 없으면 일일 보고는 '이상 없음' 한마디로 줄어 갑니다.

계획을 세우고 실행은 하고 있는데, 그 결과를 확인하고 다음 수를 정하는 부분, 곧 PDCA의 C와 A가 빠진 상태입니다.

이 글에서는 일일 보고를 '작업 기록의 사본'에서 '그날의 포장과 작업 순서를 돌아보고 다음 작업과 농장의 개선에 살리는 도구'로 다시 놓는 쓰는 법을 생각합니다.

여기서 말하는 일일 보고는 작업 일지나 방제·출하 기록을 대신하지 않습니다.

같은 농장에서 일하는 사람끼리, 그리고 농장장에게 알아차림과 인계 사항을 짧게 건네기 위한 돌아보기입니다. 일일 보고를 쓰면 수확량이나 매출이 오른다고 약속하는 것도 아닙니다.

사람의 문제가 아니라 쓰는 법과 읽는 법의 구조에 관한 이야기로 읽어 주십시오.

농장 직원의 일일 보고는 칸을 다음 7개 정도로 해 두면 지친 날에도 끝까지 쓸 수 있습니다.

① 오늘 작업 순서의 목표(어느 포장의 어떤 작업에서 어떤 순서나 인원 배치, 도구 사용법을 시도할지). ② 해 본 결과(생각보다 빨리 진행된 곳, 시간이 걸린 곳과 그 이유).

③ 포장마다의 작물 모습(생육의 진행, 잎 색, 벌레나 병으로 보이는 변화, 물 빠짐 등 신경 쓰인 점을 포장마다 1줄).

④ 날씨와 작업 조정(예보나 그날의 하늘을 보고 무엇을 앞당기고 무엇을 미루었는지).

⑤ 기계나 자재에 대한 알아차림(상태가 나쁜 기계, 얼마 남지 않은 자재 등. 수리나 발주는 정해진 절차로). ⑥ 내일 그 포장이나 작업에 들어갈 사람에게 넘길 인계 사항.

⑦ 곤란한 점과 상의하고 싶은 일, 내일 첫 작업. 중요한 것은 작업 일지나 방제 기록, 출하 기록에 남길 내용을 일일 보고에 옮겨 적지 않는 것입니다.

일일 보고에는 자신의 작업 순서에 대한 돌아보기와 농장 사람들 모두에게 알리고 싶은 알아차림, 상의할 일로 좁힙니다.

예를 들어 '동쪽 포장은 비가 온 뒤 이랑 사이에 물이 고이기 쉽다', '수확용 컨테이너를 전날 밭 가장자리에 늘어놓아 두었더니 아침 적재가 빨랐다', '패킹 작업대 높이가 맞지 않아 허리가 아프다는 목소리가 나오고 있다' 같은 알아차림은 정해진 기록의 칸에는 들어가기 어렵습니다.

이는 일일 보고이기에 주울 수 있는 정보입니다. 거래처나 고객, 함께 일하는 사람을 일일 보고에서 어떻게 표기할지는 회사의 규칙과 개인정보 처리 방침을 따라 주십시오.

칸이 많을수록 쓰는 데 시간이 걸리고 빈칸도 늘어납니다. 우선 5개 안팎으로 시작해, 써 가면서 현장의 목소리로 늘리고 줄입니다.

일일 보고 PDCA의 형식은 P·D·C·A에 다음 P를 더한 다섯 칸으로 이루어져 있습니다(P는 오늘의 목표, D는 실제로 한 일, C는 알아차린 점, A는 다음에 어떻게 할지).

노지에서 브로콜리를 기르는 포장을 맡은 직원을 예로 보여 드립니다(내용과 숫자는 설명을 위한 가상의 예입니다).

P는 '오후부터 비 예보가 있으니 오전 중에 북쪽 포장의 수확을 끝내고, 오후에는 작업장에서 선별·손질로 돌린다'.

D는 '수확은 3명이 시작했지만 컨테이너를 나르는 사람이 없어서 자르는 손이 여러 번 멈췄다. 11시에 비가 내리기 시작해 북쪽 포장은 2줄을 남기고 마무리했다'.

C는 '자르는 사람과 나르는 사람을 처음부터 나누어 두었다면 같은 인원으로도 더 빨리 끝났을지 모른다. 남긴 2줄은 내일이면 너무 커질 우려가 있다'.

A는 '다음에 서두르는 수확에서는 시작하기 전에 한 사람을 나르는 역할로 정한다. 남긴 2줄은 내일 아침 가장 먼저 수확하도록 농장장과 상의한다'.

다음 P는 '나르는 역할을 한 사람 정하고 나서 수확을 시작하고, 남긴 2줄을 오전 중에 끝낸다'. A를 쓸 때는 다음 작업에서 실제로 할 한 가지로 정합니다.

'순서 있게 진행한다'라고 쓰기보다 '시작하기 전에 나르는 역할을 정한다'라고 써 두는 편이 다음 날 일일 보고에서 했는지 못 했는지를 분명히 돌아볼 수 있습니다.

수확한 양이나 출하 수는 수확·출하 기록에 남기고, 일일 보고에는 작업 순서의 궁리와 알아차림을 남깁니다. 어느 칸이든 1~3줄이면 충분합니다.

수확철에는 계절에만 일하는 직원이나 짧은 시간 들어오는 파트타임 직원, 막 입사한 직원이 선별이나 패킹 같은 출하 작업장을 맡는 일도 많아집니다.

그런 직원에게 일일 보고는 모르는 것을 일찍 주위에 알리는 창구도 됩니다(설명을 위한 가상의 예입니다). P는 '토마토 선별에서 배운 크기 기준대로 나눈다'.

D는 '기준의 경계에 가까운 것이 많아서 어느 쪽에 넣을지 손이 멈췄다. 겉에 작은 흠이 있는 것도 섞여 있어서 출하로 돌려도 되는지 판단이 서지 않아 옆으로 빼 두었다'.

C는 '경계에 있는 것을 어느 쪽에 넣을지, 흠이 있는 것을 어떻게 다룰지를 누구에게 물어야 할지 몰랐다. 주위가 바빠 보여서 작업 중에 말을 걸기 어려웠다'.

A는 '내일 작업 전에 경계에 있는 것과 흠이 있는 것의 처리를 작업장 책임자에게 확인한다. 빼 둔 것의 위치는 인계 칸에 적어 둔다'.

모르는 것을 쓰는 것은 자신의 부족함을 알리기 위해서가 아니라 일찍 도움을 받기 위해서입니다.

받아 보는 책임자나 선배가 먼저 '적어 줘서 고마워요'라고 받아 주고, 도움이 될 실마리를 하나만 돌려주도록 하면 망설임이 겉으로 드러나기 쉬워집니다.

출하 판단 자체는 일일 보고 위에서 본인에게 맡기지 않고, 회사의 규칙과 책임자의 판단으로 정합니다. 계절 직원도 쓸 수 있도록 칸은 적게 해 둡니다.

농업 법인에는 이미 다음과 같은 기록이 있습니다.

포장별 작업 일지, 농약이나 비료를 쓴 때의 기록(방제나 시비 기록), 수확과 출하 기록, 거래처와의 연락 기록, 기계 점검이나 수리 기록, 자재 재고 기록, 근태 기록 등입니다.

GAP 같은 제3자 인증에 힘쓰고 있는 농장에는 그 기준에 따라 남기는 기록도 있습니다.

이것들은 회사의 규칙, 거래처와의 약속, 관련 규정, 개인정보 처리 방침에 따라 각각 정해진 곳에 남기는 것입니다.

무엇을, 어떤 항목으로, 얼마 동안 남길지는 기르는 작물이나 출하처, 농장의 규모에 따라 다릅니다. 일일 보고로 이 기록들을 대신할 수는 없습니다.

일일 보고에 '내일 출하분 수량을 거래처에 전해 주세요'라고 써도 그것으로 거래처 연락이 끝난 것은 아니라고 생각해 두십시오.

농약 사용법은 제품 라벨의 표시와 회사의 절차, 책임자의 지시를 따르고, 사용한 기록은 정해진 기록에 남깁니다. 일일 보고에 썼다고 해서 그 기록을 남긴 것이 되지는 않습니다.

나누는 기준은 작업이나 방제, 수확과 출하, 점검의 사실은 정해진 기록으로 남긴다는 것입니다.

그리고 일일 보고에는 작업 순서의 돌아보기, 포장이나 작업장에서 알아차린 것, 인계 사항의 요점, 다음 한 수를 쓴다는 것입니다.

일일 보고 안에서 정해진 기록의 내용을 언급해야 할 때는 '작업 일지에 기입 완료', '방제 기록에 기입 완료'라고 한마디만 쓰면 충분합니다.

거래처 연락을 누가 어떤 방법으로 할지도 회사의 규칙과 책임자의 판단을 따릅니다.

이렇게 처음에 역할을 나누어 두면 같은 내용을 두 곳에 쓰는 수고가 줄고, 일일 보고를 돌아보기의 자리로 지킬 수 있습니다.

일일 보고의 C 칸에는 '예초기가 돌을 튀겨 근처에 있던 사람이 맞을 뻔했다', '더위로 속이 안 좋아진 직원이 있었다' 같은 내용이 적히는 일이 있습니다.

'출하 전 상자에 벌레가 들어 있는 것을 발견했다', '거래처에서 도착한 물품에 대해 의견을 받았다' 같은 내용도 있습니다.

이런 일은 일일 보고에 쓰고 끝내지 말고, 회사가 정한 절차로 잇습니다.

부상이나 몸 상태 악화를 알아차렸을 때, 트랙터나 예초기 같은 농업 기계로 아찔했던 순간이 있었을 때가 있습니다.

작물의 병이나 벌레의 확산, 출하물의 이물이나 상함 등 품질이나 안전에 관한 이상을 알아차렸을 때, 거래처나 고객에게서 의견이나 불만을 받았을 때도 마찬가지입니다.

그럴 때는 일일 보고 시간까지 기다리지 말고, 혼자 떠안지 말아야 합니다. 그 자리에서 농장장이나 책임자에게 알리고 회사의 절차에 따라 움직입니다.

어떻게 대응할지, 거래처에 무엇을 어떻게 전할지, 출하를 멈출지 여부를 혼자서 정하지 말고 회사의 규칙과 책임자의 판단을 따라 주십시오.

또 거래처나 고객의 담당자 이름, 주소·전화번호나 이메일 주소 같은 연락처, 거래 조건이나 금액의 자세한 내용은 일일 보고에 쓰지 말아야 합니다.

함께 일하는 사람의 건강이나 가정 사정, 고용 조건에 관한 자세한 내용도 마찬가지입니다. 이런 정보는 회사의 규칙과 개인정보 처리 방침에 따라 정해진 기록 안에서 다룹니다.

창고나 농약 보관고 열쇠를 두는 곳이나 비밀번호 등도 일일 보고에는 쓰지 않습니다.

일일 보고에는 '예초기 작업 중에 돌이 튀는 순간이 있었다'처럼 일어난 장면과 자신의 알아차림을 쓰면 충분합니다.

일일 보고 안에서 원인이나 책임을 단정하거나, 함께 일하는 사람이나 거래처를 탓하는 쓰기는 피합니다. 일일 보고는 이상을 알리는 첫걸음이지 대응 그 자체가 아닙니다.

'농장장에게 보고 완료'라고 덧붙여 두면 읽는 사람은 정식 대응으로 이어졌는지를 확인할 수 있습니다.

농장장이나 책임자는 그날 포장이나 작업장에 들어간 직원의 일일 보고를 읽게 됩니다. 매일 전부를 꼼꼼히 읽는 것은 오래가지 않습니다.

그러므로 먼저 A(다음에 어떻게 할지)를 보고, 이어서 C(알아차린 점)와 인계 사항, 상의 칸에서 다음과 같은 일을 찾습니다.

도움이 필요한 일, 내일 작업의 배분이나 순서로 정해야 할 일, 거래처 연락이나 기계 수리처럼 회사가 맡아야 할 일입니다.

답글은 쓰인 사실을 한마디로 받아 주고 질문이나 다음 한 수를 하나 곁들이는 정도가 오래갑니다. 예를 들어 '나르는 역할을 나누자는 안, 좋네요.

내일 누구에게 부탁할지 아침 조회에서 정합시다' 같은 답입니다. 포장이 여러 곳으로 나뉘어 얼굴을 마주할 시간이 적은 농장이나, 계절에 따라 일하는 사람이 바뀌는 농장이 있습니다.

그런 곳에서는 일일 보고가 포장의 모습이나 작업 요령을 사람에서 사람으로 건네는 역할도 합니다.

수확량이나 작업 시간 같은 숫자도 중요하지만, 일일 보고를 사람끼리 비교하거나 속도로 사람을 재는 도구로 삼지 않는 것이 있는 그대로 써 받기 위한 전제입니다.

일주일에 한 번은 일주일 치 일일 보고를 모아서 다시 봅니다.

KPT(계속할 것·문제·시도할 것)로 같은 포장에서 같은 알아차림이 이어지고 있지 않은지, 시도한 작업 순서나 날씨에 맞춘 조정이 어땠는지를 이야기합니다.

그러면 한 사람의 알아차림이 농장 전체 작업의 재검토로 이어집니다. 일일 보고 PDCA의 주간 요약을 쓰면 일주일 치 알아차림을 한 번에 돌아볼 수 있습니다.

제출되지 않은 날이 있어도 먼저 사정을 묻고, 칸의 수나 쓰는 시간대가 농작업 하루의 흐름에 맞는지를 다시 봅니다.

일일 보고 PDCA의 AI는 일일 보고 초안, 돌아보기를 돕는 질문, 일주일 치 요약을 돕는 역할에 머뭅니다. 농업 법인에서도 이 역할 분담은 같습니다.

직원의 짧은 메모를 읽기 쉽게 다듬거나, 일주일 치 일일 보고에서 같은 포장에 대해 되풀이해 나오는 알아차림이나 상의 사항을 골라낼 수는 있습니다.

그러나 작업 순서나 인원 배분을 어떻게 바꿀지, 농약을 쓸지 말지와 그 사용법, 수확이나 출하를 어떻게 할지는 농장장이나 책임자가 판단합니다.

부상이나 아찔했던 순간, 거래처의 의견에 어떻게 대응할지도 농장장이나 책임자가 판단합니다. 방제나 출하 판단을 AI의 초안이나 일일 보고로 대신할 수도 없습니다.

거래처와 함께 일하는 사람의 개인정보는 회사의 규칙과 개인정보 처리 방침에 따라 정해진 기록 안에서 다루고, 일일 보고에는 쓰지 않도록 해 두면 안심입니다.

일일 보고 PDCA는 일일 보고 데이터를 이용하시는 기업, 곧 독자 여러분의 회사 자신의 Google 드라이브(스프레드시트)에 기록하는 설계입니다.

당사 쪽에 정보를 쌓아 두지 않는 최소 데이터 보유의 사고방식을 따르고 있습니다. 정해진 기록과 일일 보고의 역할을 나누고, 짧은 형식으로 쓰고, 읽은 사람이 답한다.

그 되풀이가 포장과 작업장에서의 작은 알아차림을 다음 작업의 한 수와 농장 전체의 개선으로 이어 가는 발판이 된다고 생각합니다.