Comment rédiger le rapport quotidien du personnel des entreprises agricoles : le séparer des cahiers de travaux et des registres de traitements et d'expéditions, et transformer les constats parcelle par parcelle et les idées d'organisation du travail en prochaine tâche

Il y a les entreprises agricoles (au Japon, les nōgyō hōjin, c'est-à-dire des exploitations gérées sous forme de société).

Les rapports quotidiens de leur personnel deviennent facilement une liste des tâches et des heures de la journée.

Par exemple : « Matin : plantation de plants de chou. Après-midi : désherbage. De 8 h à 17 h » (un exemple fictif pour illustrer).

Noter ce qui a été fait est indispensable. Mais cela ne dit pas à lui seul ce que l'on a remarqué sur la culture de quelle parcelle.

Cela ne dit pas non plus comment on a changé l'ordre des travaux face à une prévision de pluie et ce que cela a donné.

Ni ce que doit savoir la personne qui ira demain sur cette parcelle.

De plus, les exploitations tiennent déjà des registres exigés par les règles de l'entreprise ou les accords avec les acheteurs.

Par exemple, un cahier de travaux par parcelle, des registres d'utilisation des produits phytosanitaires et des engrais.

Il y a aussi des registres de récolte et d'expédition, des fiches d'entretien des machines et des relevés de présence.

Si bien que le rapport quotidien ressemble vite à une double saisie.

En saison de récolte, le personnel est souvent aux champs du lever au coucher du soleil et rentre épuisé à la station de conditionnement.

Si la direction ne réagit jamais, le rapport se réduit à une ligne comme « rien à signaler ».

On planifie et on exécute, mais il manque la partie où l'on vérifie le résultat et décide de l'étape suivante, c'est-à-dire le C et le A du PDCA.

Cet article montre comment faire passer le rapport quotidien d'une copie des registres de travaux à un outil.

Un outil pour revenir sur les parcelles et l'organisation de la journée.

Et pour s'en servir pour la tâche suivante et les améliorations de toute l'exploitation.

Le rapport quotidien ne remplace ici ni le cahier de travaux ni les registres de traitements et d'expéditions.

C'est un bref retour pour transmettre constats et consignes de relève aux personnes qui travaillent sur la même exploitation et à la direction.

Il ne promet pas non plus de meilleurs rendements ni de meilleures ventes.

Lisez-le comme une question de manière d'écrire et de lire les rapports, et non de personnes.

Si le rapport quotidien du personnel de l'exploitation se limite à environ sept rubriques comme celles-ci, il peut être terminé même les jours de fatigue.

(1) L'objectif de l'organisation du jour, c'est-à-dire pour quelle tâche sur quelle parcelle on essaiera quel ordre.

Ou quelle répartition des personnes ou quelle façon d'utiliser les outils.

(2) Le résultat, c'est-à-dire ce qui a avancé plus vite que prévu, ce qui a pris plus de temps et pourquoi.

(3) L'état de la culture dans chaque parcelle, c'est-à-dire une ligne par parcelle sur ce qui a attiré l'attention.

Par exemple, l'avancement de la croissance, la couleur des feuilles, des changements qui ressemblent à des ravageurs ou à des maladies.

Ou l'écoulement de l'eau.

(4) La météo et la réorganisation du travail, c'est-à-dire ce que l'on a avancé et ce que l'on a reporté selon la prévision ou le ciel du jour.

(5) Les constats sur les machines et le matériel, comme une machine qui tourne mal ou du matériel qui s'épuise.

(Réparations et commandes passent par les procédures prévues).

(6) Les consignes de relève pour la personne qui travaillera demain sur cette parcelle ou à cette tâche.

(7) Ce qui pose problème, ce dont on veut parler et la première tâche de demain.

L'essentiel est de ne pas recopier dans le rapport quotidien ce qui va dans le cahier de travaux, le registre de traitements ou le registre d'expéditions.

Le rapport quotidien se concentre sur le retour sur sa propre organisation du travail, les constats que toute l'exploitation devrait connaître et les demandes de conseil.

Voici des constats. Le premier : « dans la parcelle est, l'eau stagne facilement entre les buttes après la pluie ».

Le deuxième : « aligner les caisses de récolte en bord de parcelle dès la veille a accéléré le chargement le matin ».

Le troisième : « plusieurs personnes disent que la table de conditionnement n'est pas à la bonne hauteur et qu'elles ont mal au dos ».

Ils entrent difficilement dans les colonnes des registres établis et sont précisément ce que le rapport quotidien peut recueillir.

La façon de désigner les acheteurs, les clients et les collègues dans le rapport quotidien suit les règles de l'entreprise et sa politique de traitement des données personnelles.

Plus il y a de rubriques, plus l'écriture est longue et plus il reste de cases vides.

Commencez par cinq environ et ajustez-les selon ce que disent les personnes sur le terrain.

Le format de norolu PDCA se compose de cinq rubriques : P, D, C et A plus le prochain P.

(P est l'objectif du jour, D ce qui a réellement été fait, C ce que l'on a constaté et A ce que l'on fera ensuite).

Voici l'exemple d'une salariée chargée d'une parcelle de brocolis en plein champ (le contenu et les chiffres sont un exemple fictif pour illustrer).

P : « De la pluie est annoncée à partir de midi : terminer la récolte de la parcelle nord le matin et passer l'après-midi à la station pour le parage et le tri. » D : « Nous avons commencé la récolte à trois, mais comme personne ne portait les caisses, celles et ceux qui coupaient devaient s'arrêter sans cesse. Il s'est mis à pleuvoir à 11 h et nous avons arrêté la parcelle nord en laissant deux rangs. » C : « Si nous avions séparé dès le début la coupe et le portage, nous aurions peut-être fini plus tôt avec le même nombre de personnes. Les deux rangs restants risquent d'être trop gros demain. » A : « Lors de la prochaine récolte pressée, désigner avant de commencer une personne chargée de porter. Voir avec la direction pour récolter les deux rangs restants demain à la première heure. » Prochain P : « Désigner une personne pour porter avant de commencer la récolte et finir les deux rangs restants dans la matinée. » Quand vous écrivez A, faites-en une seule chose que vous ferez réellement lors de la tâche suivante.

Écrire « désigner une personne pour porter avant de commencer » plutôt que « bien organiser le travail » permet de voir clairement dans le rapport du lendemain si cela a été fait.

Les quantités récoltées et expédiées vont dans les registres de récolte et d'expédition ; le rapport quotidien garde vos idées d'organisation et vos constats.

Une à trois lignes par rubrique suffisent largement.

En saison de récolte, il y a des tâches d'expédition à la station de conditionnement, comme le calibrage et l'emballage.

Des saisonniers, des salariés à temps partiel aux horaires courts et des recrues récentes les prennent souvent en charge.

Pour eux, le rapport quotidien peut aussi être un moyen de signaler tôt ce qu'ils ne comprennent pas (un exemple fictif pour illustrer).

P : « Pour le calibrage des tomates, trier selon le repère de taille qu'on m'a montré. » D : « Beaucoup étaient proches de la limite du repère et je m'arrêtais sans cesse pour décider où les mettre. Certaines avaient de petites marques visibles et, ne sachant pas si elles pouvaient partir à l'expédition, je les ai mises de côté. » C : « Je ne savais pas à qui demander où vont les tomates à la limite ni comment traiter celles qui ont des marques. Tout le monde semblait occupé et il était difficile de parler pendant le travail. » A : « Demain avant de commencer, vérifier avec le responsable de la station comment traiter les tomates à la limite et celles qui ont des marques. Noter dans la rubrique de relève où j'ai mis celles que j'ai écartées. » Écrire ce que l'on ne comprend pas, ce n'est pas avouer un manque de compétence, c'est un moyen d'être aidé tôt.

Par exemple, le responsable ou les collègues plus expérimentés qui reçoivent le rapport répondent d'abord par quelque chose comme « merci de l'avoir noté ».

Puis ils renvoient un seul indice utile. Quand c'est le cas, les doutes remontent plus facilement.

La décision d'expédier elle-même n'est pas laissée à la personne via le rapport quotidien ; elle est prise selon les règles de l'entreprise et le jugement du responsable.

Gardez peu de rubriques pour que les saisonniers puissent écrire eux aussi.

Les entreprises agricoles disposent déjà d'un cahier de travaux par parcelle.

Elles ont aussi des registres tenus lors de l'utilisation de produits phytosanitaires ou d'engrais (registres de traitements et de fertilisation).

Il y a aussi des registres de récolte et d'expédition et des registres des échanges avec les acheteurs.

Il y a enfin des fiches d'entretien et de réparation des machines, des registres de stock de matériel et des relevés de présence.

Les exploitations engagées dans une certification par un tiers comme GAP tiennent aussi les registres que demandent ses normes.

Ils sont tenus à leur place établie, conformément aux règles de l'entreprise et aux accords avec les acheteurs.

C'est aussi conformément à la réglementation applicable et à la politique de l'entreprise en matière de données personnelles.

Ce que l'on conserve, avec quelles rubriques et pendant combien de temps, varie selon les cultures, les acheteurs et la taille de l'exploitation.

Le rapport quotidien ne peut pas remplacer ces registres.

Partez du principe qu'écrire « merci de dire à l'acheteur combien part demain » dans un rapport quotidien ne signifie pas que l'acheteur a été contacté.

Les produits phytosanitaires s'utilisent selon l'étiquette du produit, les procédures de l'entreprise et les instructions de la personne responsable.

Leur utilisation est consignée dans les registres établis. L'écrire dans le rapport quotidien ne signifie pas que ce registre a été tenu.

En règle générale, les faits concernant les travaux, les traitements, la récolte, l'expédition et les contrôles vont dans les registres établis.

Le rapport quotidien, lui, contient le retour sur l'organisation du travail et ce que l'on a remarqué dans les parcelles ou à la station.

Il contient aussi l'essentiel des consignes de relève et l'étape suivante.

Lorsque le rapport quotidien doit évoquer le contenu des registres établis, une ligne comme « noté dans le cahier de travaux » ou « noté dans le registre de traitements » suffit.

Qui contacte les acheteurs et par quel moyen relève aussi des règles de l'entreprise et du jugement de la personne responsable.

Séparer ainsi les rôles dès le départ évite d'écrire la même chose à deux endroits et garde le rapport quotidien comme un lieu de retour sur l'action.

La rubrique C contient parfois des choses comme « la débroussailleuse a projeté une pierre qui a failli toucher quelqu'un à proximité ».

Il y a aussi « une collègue s'est sentie mal à cause de la chaleur » ou « j'ai trouvé un insecte dans une caisse avant l'expédition ».

Ou « un acheteur a fait une remarque sur les produits reçus ».

Ne laissez pas ces événements s'arrêter au rapport quotidien ; reliez-les aux procédures fixées par l'entreprise.

Lorsque vous remarquez une blessure ou un malaise, n'attendez pas le moment d'écrire le rapport.

Il en est de même lorsqu'il y a eu un quasi-accident avec une machine agricole comme un tracteur ou une débroussailleuse.

Il en est de même lorsque vous remarquez une anomalie touchant à la qualité ou à la sécurité.

Par exemple, une maladie ou des ravageurs qui s'étendent sur la culture, ou des corps étrangers et des dégâts sur des produits à expédier.

Il en est de même lorsque vous recevez des remarques ou des réclamations d'acheteurs ou de clients.

Dans tous ces cas, ne portez pas cela seul : prévenez sur-le-champ la direction ou la personne responsable.

Agissez aussi selon les procédures de l'entreprise. Ne décidez pas seul de la réponse à apporter, de ce qu'il faut dire à l'acheteur et comment.

Ni de l'arrêt d'une expédition. Suivez les règles de l'entreprise et le jugement de la personne responsable.

Par ailleurs, il y a les noms des interlocuteurs chez les acheteurs ou les clients.

Il y a aussi les adresses et coordonnées comme les numéros de téléphone et les adresses e-mail, le détail des conditions commerciales et des montants.

Il y a enfin les informations détaillées sur la santé, la situation familiale ou les conditions d'emploi des collègues.

Ils ne doivent pas figurer dans le rapport quotidien.

Traitez-les dans les registres établis conformément aux règles de l'entreprise et à sa politique de traitement des données personnelles.

Il y a l'endroit où sont rangées les clés des entrepôts ou du local des produits phytosanitaires, ainsi que les éventuels codes d'accès.

Ils n'ont pas non plus leur place dans le rapport quotidien.

Dans le rapport quotidien, il suffit d'écrire la situation et votre propre constat, par exemple « une pierre a été projetée pendant l'utilisation de la débroussailleuse ».

Évitez de fixer la cause ou la responsabilité dans le rapport quotidien et d'écrire d'une manière qui accuse des collègues ou des acheteurs.

Le rapport quotidien est le premier pas pour signaler que quelque chose ne va pas, pas la réponse elle-même.

Ajouter « signalé à la direction » permet aux lecteurs de vérifier que cela a débouché sur une réponse officielle.

La direction de l'exploitation et les responsables lisent les rapports du personnel qui a travaillé ce jour-là dans les parcelles ou à la station.

Tout lire en détail chaque jour n'est pas tenable. Regardez donc d'abord A (ce que l'on fera ensuite).

Puis parcourez C (ce que l'on a constaté), les consignes de relève et la rubrique des demandes de conseil.

C'est pour repérer ce qui demande de l'aide, ce qu'il faut décider sur qui fait quoi demain ou dans quel ordre.

C'est aussi pour repérer ce que l'entreprise devrait prendre en charge, comme contacter un acheteur ou faire réparer une machine.

Les réponses tiennent mieux dans la durée lorsqu'elles reconnaissent en une phrase le fait écrit et ajoutent une question ou une étape suivante.

Par exemple : « Bonne idée de détacher une personne pour porter. Décidons à la réunion de demain matin à qui le demander. » Dans les exploitations dont les parcelles sont réparties sur plusieurs sites et où l'on se croise peu, ou dont l'équipe change avec les saisons, le rapport quotidien sert aussi à transmettre de personne à personne l'état des parcelles et les astuces de travail.

Des chiffres comme les rendements et les heures de travail comptent aussi.

Mais il y a une condition pour que les choses soient écrites telles qu'elles sont.

C'est de ne pas utiliser le rapport quotidien pour comparer les personnes ni pour les mesurer à leur rapidité.

Une fois par semaine, reprenez ensemble les rapports de la semaine.

En discuter selon le format KPT (Keep, Problem, Try), c'est voir si le même constat revient pour la même parcelle.

C'est aussi voir comment ont fonctionné les organisations du travail et les ajustements à la météo essayés.

Le constat d'une seule personne devient ainsi une révision du travail de toute l'exploitation.

Avec la synthèse hebdomadaire de norolu PDCA, on peut revoir d'un coup les constats d'une semaine.

S'il manque un rapport un jour, commencez par demander ce qui s'est passé.

Vérifiez aussi si le nombre de rubriques et l'heure d'écriture correspondent au déroulement d'une journée agricole.

L'IA de norolu PDCA reste dans un rôle d'appui : rédiger des brouillons de rapports, poser des questions qui aident à prendre du recul et résumer une semaine.

Ce partage des rôles est le même dans les entreprises agricoles. L'IA peut mettre en forme les notes courtes du personnel pour les rendre lisibles.

Elle peut aussi faire ressortir des rapports d'une semaine les constats et les demandes de conseil qui reviennent pour la même parcelle.

Mais il y a les décisions sur la façon de changer l'ordre des travaux ou qui fait quoi.

Il y a aussi les décisions sur l'utilisation ou non d'un produit phytosanitaire et la manière de l'utiliser.

Il y a aussi celles sur ce qu'il faut faire de la récolte et des expéditions.

Et celles sur la réponse à donner aux blessures, aux quasi-accidents ou aux remarques des acheteurs.

Elles sont prises par la direction de l'exploitation ou la personne responsable.

Un brouillon de l'IA ou un rapport quotidien ne peut pas non plus remplacer les décisions sur les traitements ou les expéditions.

Il est rassurant de traiter les données personnelles des acheteurs et des collègues dans les registres établis.

C'est conformément aux règles de l'entreprise et à sa politique de traitement des données personnelles.

Il est aussi rassurant de les garder hors du rapport quotidien.

De plus, norolu PDCA est conçu pour que les données des rapports quotidiens soient enregistrées dans le propre Google Drive (feuille de calcul).

C'est le Drive de l'entreprise qui l'utilise, c'est-à-dire la vôtre.

C'est selon une approche de conservation minimale des données qui n'accumule pas d'informations de notre côté.

Séparez les rôles des registres établis et du rapport quotidien, écrivez dans un format court et faites en sorte que la personne qui lit réponde.

Nous pensons que cette répétition est le socle qui relie les petits constats faits dans les parcelles et à la station à l'étape suivante du travail.

Nous pensons qu'elle est aussi le socle qui les relie aux améliorations de toute l'exploitation.