Tagesberichte für Mitarbeitende landwirtschaftlicher Unternehmen schreiben – getrennt von Arbeitstagebüchern, Pflanzenschutz- und Versandaufzeichnungen Beobachtungen je Feld und Erkenntnisse zur Arbeitsplanung in die nächste Aufgabe überführen

Tagesberichte von Mitarbeitenden landwirtschaftlicher Unternehmen (in Japan „nōgyō hōjin“, also als Firma geführte Betriebe) werden leicht zu einer Liste.

Das ist eine Liste der Aufgaben und Stunden des Tages. Ein Beispiel ist „Vormittags Kohlsetzlinge gepflanzt, nachmittags gejätet. 8 bis 17 Uhr“.

(Ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung). Festzuhalten, was getan wurde, ist unverzichtbar.

Doch allein daraus geht nicht hervor, was einem an den Pflanzen auf welchem Feld aufgefallen ist.

Es geht auch nicht hervor, wie man die Reihenfolge der Arbeiten wegen einer Regenvorhersage umgestellt hat und wie das lief.

Es geht auch nicht hervor, was die Person wissen sollte, die morgen auf dieses Feld geht.

Hinzu kommt, dass Betriebe bereits Aufzeichnungen führen, die Firmenregeln oder Vereinbarungen mit Abnehmern verlangen.

Dazu gehören etwa ein Arbeitstagebuch je Feld, Aufzeichnungen über den Einsatz von Pflanzenschutz- und Düngemitteln und Ernte- und Versandaufzeichnungen.

Dazu kommen Prüfprotokolle für Maschinen und Arbeitszeitaufzeichnungen. Der Tagesbericht wirkt deshalb schnell wie doppelte Schreibarbeit.

In der Erntezeit sind die Mitarbeitenden oft von Sonnenaufgang bis Sonnenuntergang draußen und erschöpft, wenn sie ins Packhaus zurückkommen.

Reagiert die Betriebsleitung nie, schrumpft der Bericht auf eine Zeile wie „keine Auffälligkeiten“.

Geplant und ausgeführt wird zwar, doch der Teil, in dem man das Ergebnis prüft und den nächsten Schritt festlegt, also C und A von PDCA, fehlt.

Dieser Artikel zeigt, wie man den Tagesbericht von einer Kopie der Arbeitsaufzeichnungen zu einem Werkzeug macht.

Mit ihm blickt man auf die Felder und die Arbeitsplanung des Tages zurück. Man nutzt das für die nächste Aufgabe und Verbesserungen im ganzen Betrieb.

Der Tagesbericht ersetzt hier weder das Arbeitstagebuch noch die Pflanzenschutz- und Versandaufzeichnungen.

Er ist ein kurzer Rückblick, um Beobachtungen und Übergaben an die Menschen im selben Betrieb und an die Betriebsleitung weiterzugeben.

Er verspricht auch keine höheren Erträge oder Umsätze.

Lesen Sie den Text als Frage, wie Berichte geschrieben und gelesen werden, nicht als Frage einzelner Personen.

Beschränken Sie den Tagesbericht von Betriebsmitarbeitenden auf etwa die folgenden sieben Felder.

Dann lässt er sich auch an anstrengenden Tagen zu Ende schreiben.

(1) Das Ziel der heutigen Arbeitsplanung, also bei welcher Arbeit auf welchem Feld man welche Reihenfolge ausprobiert.

Dazu gehört auch, welche Personalverteilung oder Art des Werkzeugeinsatzes man ausprobiert.

(2) Das Ergebnis, also wo es schneller ging als erwartet, wo es länger dauerte und warum.

(3) Der Zustand der Kultur auf jedem Feld, also eine Zeile pro Feld zu allem, was auffiel.

Beispiele sind, wie weit das Wachstum ist, die Blattfarbe, Veränderungen, die nach Schädlingen oder Krankheiten aussehen, oder der Wasserabfluss.

(4) Wetter und Umstellung der Arbeit, also was man wegen der Vorhersage oder des Himmels am Tag vorgezogen oder verschoben hat.

(5) Beobachtungen zu Maschinen und Material, etwa eine Maschine, die nicht rund läuft, oder knapp werdendes Material.

(Reparaturen und Bestellungen laufen über die festgelegten Abläufe).

(6) Übergaben für die Person, die morgen auf diesem Feld oder an dieser Aufgabe arbeitet.

(7) Was Sorgen bereitet, was man besprechen möchte und die erste Aufgabe morgen.

Wichtig ist, nicht in den Tagesbericht abzuschreiben, was ins Arbeitstagebuch, in die Pflanzenschutz- oder in die Versandaufzeichnungen gehört.

Der Tagesbericht beschränkt sich auf den Rückblick auf die eigene Arbeitsplanung, Beobachtungen, die alle im Betrieb wissen sollten, und Fragen.

Es gibt Beobachtungen wie „auf dem östlichen Feld bleibt nach Regen leicht Wasser zwischen den Dämmen stehen“.

Ein weiteres Beispiel ist „wenn die Erntekisten schon am Vortag am Feldrand aufgereiht sind, geht das Beladen morgens schneller“.

Ein drittes ist „mehrere sagen, der Packtisch habe die falsche Höhe und der Rücken schmerze“.

Sie passen kaum in die Spalten fester Aufzeichnungen und sind genau das, was der Tagesbericht auffangen kann.

Wie Abnehmer, Kunden und Kollegen im Tagesbericht bezeichnet werden, richtet sich nach den Regeln des Unternehmens.

Es richtet sich auch nach seinem Umgang mit personenbezogenen Daten. Je mehr Felder, desto länger dauert das Schreiben und desto mehr bleibt leer.

Beginnen Sie mit etwa fünf und passen Sie sie nach den Rückmeldungen aus der Praxis an.

Das Format von norolu PDCA besteht aus fünf Feldern: P, D, C und A sowie dem nächsten P.

(P ist das heutige Ziel, D was tatsächlich getan wurde, C was aufgefallen ist und A was als Nächstes getan wird).

Hier ein Beispiel einer Mitarbeiterin, die ein Feld mit Freilandbrokkoli betreut (Inhalt und Zahlen sind ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Ab Mittag ist Regen angesagt, also die Ernte auf dem Nordfeld am Vormittag abschließen und nachmittags im Packhaus beim Putzen und Sortieren helfen.“ D: „Wir haben zu dritt mit der Ernte begonnen, aber da niemand die Kisten trug, mussten die Schneidenden immer wieder unterbrechen. Um 11 Uhr fing es an zu regnen, und wir haben auf dem Nordfeld mit zwei verbleibenden Reihen aufgehört.“ C: „Hätten wir Schneiden und Tragen von Anfang an aufgeteilt, wären wir mit derselben Zahl an Leuten vielleicht früher fertig gewesen. Die zwei übrigen Reihen könnten bis morgen zu groß werden.“ A: „Bei der nächsten eiligen Ernte vor Beginn eine Person zum Tragen bestimmen. Mit der Betriebsleitung besprechen, die zwei übrigen Reihen morgen früh als Erstes zu ernten.“ Nächstes P: „Vor Erntebeginn eine Trageperson bestimmen und die zwei übrigen Reihen am Vormittag abschließen.“ Formulieren Sie A als eine Sache, die Sie bei der nächsten Arbeit tatsächlich tun.

„Vor Beginn eine Trageperson bestimmen“ statt „die Arbeit gut planen“ zu schreiben, lässt im Bericht des nächsten Tages klar erkennen, ob es geklappt hat.

Erntemengen und Versandzahlen gehören in die Ernte- und Versandaufzeichnungen; der Tagesbericht hält Ihre Ideen zur Arbeitsplanung und Ihre Beobachtungen fest.

Ein bis drei Zeilen pro Feld reichen völlig.

In der Erntezeit übernehmen häufig Saisonkräfte, Teilzeitkräfte mit kurzen Schichten und neu eingestellte Mitarbeitende Versandarbeiten im Packhaus.

Das sind etwa Sortieren und Verpacken.

Für sie kann der Tagesbericht auch ein Weg sein, andere früh wissen zu lassen, was sie nicht verstehen (ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Beim Sortieren der Tomaten nach der Größenvorgabe vorgehen, die mir gezeigt wurde.“ D: „Viele lagen nahe an der Grenze der Vorgabe, und ich musste immer wieder überlegen, wohin sie gehören. Einige hatten kleine sichtbare Stellen, und weil ich nicht wusste, ob sie in den Versand dürfen, habe ich sie beiseitegelegt.“ C: „Ich wusste nicht, wen ich fragen soll, wohin Grenzfälle gehören und wie mit Tomaten mit Stellen umzugehen ist. Alle wirkten beschäftigt, und es war schwer, während der Arbeit jemanden anzusprechen.“ A: „Morgen vor Arbeitsbeginn mit der Packhausleitung klären, wie Grenzfälle und Tomaten mit Stellen zu behandeln sind. Im Übergabefeld notieren, wo die beiseitegelegten liegen.“ Aufzuschreiben, was man nicht versteht, ist kein Eingeständnis mangelnder Fähigkeit, sondern ein Weg, früh Hilfe zu bekommen.

Zum Beispiel reagieren die Leitung oder erfahrenere Kollegen zuerst etwa mit „danke, dass du das aufgeschrieben hast“.

Dann geben sie nur einen hilfreichen Hinweis zurück. Wenn das so ist, kommen Unsicherheiten leichter ans Licht.

Die Entscheidung über den Versand selbst wird nicht über den Tagesbericht der einzelnen Person überlassen.

Sie wird nach den Regeln des Unternehmens und dem Urteil der Leitung getroffen. Halten Sie die Felder knapp, damit auch Saisonkräfte schreiben können.

Landwirtschaftliche Unternehmen haben bereits ein Arbeitstagebuch je Feld und Aufzeichnungen beim Einsatz von Pflanzenschutz- und Düngemitteln.

Dazu kommen Ernte- und Versandaufzeichnungen, Aufzeichnungen über den Austausch mit Abnehmern und Prüf- und Reparaturprotokolle für Maschinen.

Dazu kommen auch Bestandsaufzeichnungen für Material und Arbeitszeitaufzeichnungen.

Betriebe, die eine Zertifizierung durch Dritte wie GAP anstreben, führen zudem die Aufzeichnungen, die deren Standards verlangen.

Sie werden an ihren festen Orten geführt, entsprechend den Regeln des Unternehmens und den Vereinbarungen mit Abnehmern.

Sie werden auch entsprechend den einschlägigen Vorschriften und dem Umgang des Unternehmens mit personenbezogenen Daten geführt.

Was mit welchen Angaben wie lange aufbewahrt wird, hängt von den angebauten Kulturen, den Abnehmern und der Größe des Betriebs ab.

Der Tagesbericht kann diese Aufzeichnungen nicht ersetzen.

Gehen Sie davon aus, dass „bitte dem Abnehmer sagen, wie viel morgen rausgeht“ im Tagesbericht nicht bedeutet, dass der Abnehmer informiert wurde.

Pflanzenschutzmittel werden nach dem Etikett des Produkts, den Abläufen des Unternehmens und den Anweisungen der verantwortlichen Person eingesetzt.

Ihr Einsatz wird in den festen Aufzeichnungen festgehalten. Ein Eintrag im Tagesbericht bedeutet nicht, dass diese Aufzeichnung geführt wurde.

Als Faustregel gehören die Fakten zu Arbeiten, Pflanzenschutz, Ernte und Versand sowie Prüfungen in die festen Aufzeichnungen.

Der Tagesbericht dagegen enthält den Rückblick auf die Arbeitsplanung und Beobachtungen auf den Feldern oder im Packhaus.

Er enthält auch den Kern der Übergaben und den nächsten Schritt.

Muss der Tagesbericht Inhalte fester Aufzeichnungen berühren, reicht eine Zeile wie „im Arbeitstagebuch eingetragen“ oder „in den Pflanzenschutzaufzeichnungen eingetragen“.

Wer Abnehmer auf welchem Weg kontaktiert, richtet sich ebenfalls nach den Regeln des Unternehmens und dem Urteil der verantwortlichen Person.

Werden die Rollen so von Anfang an getrennt, entfällt das doppelte Schreiben, und der Tagesbericht bleibt ein Ort des Rückblicks.

Im Feld C stehen manchmal Dinge wie „der Mäher hat einen Stein geschleudert, der beinahe jemanden in der Nähe getroffen hätte“.

Ein weiteres Beispiel ist „eine Kollegin hat sich in der Hitze unwohl gefühlt“.

Weitere Beispiele sind „vor dem Versand ein Insekt in einer Kiste gefunden“ oder „ein Abnehmer hat sich zur gelieferten Ware geäußert“.

Lassen Sie solche Ereignisse nicht im Tagesbericht enden, sondern verbinden Sie sie mit den Abläufen, die das Unternehmen festgelegt hat.

Wenn Sie eine Verletzung oder Unwohlsein bemerken, gilt Folgendes.

Dasselbe gilt, wenn es mit einer Landmaschine wie einem Traktor oder einer Motorsense einen Beinahe-Unfall gab.

Es gilt auch, wenn Ihnen etwas auffällt, das Qualität oder Sicherheit betrifft.

Beispiele sind sich ausbreitende Krankheiten oder Schädlinge an den Kulturen oder Fremdkörper und Schäden an Versandware.

Und es gilt, wenn Sie Rückmeldungen oder Beschwerden von Abnehmern oder Kunden erhalten.

Warten Sie dann nicht bis zum Schreiben des Berichts und tragen Sie es nicht allein.

Sagen Sie es sofort der Betriebsleitung oder der verantwortlichen Person. Handeln Sie nach den Abläufen des Unternehmens.

Entscheiden Sie nicht allein, wie reagiert wird, was dem Abnehmer wie gesagt wird oder ob eine Sendung gestoppt wird.

Folgen Sie den Regeln des Unternehmens und dem Urteil der verantwortlichen Person. Außerdem gehören folgende Daten nicht in den Tagesbericht.

Das sind Namen von Ansprechpersonen bei Abnehmern oder Kunden, Anschriften und Kontaktdaten wie Telefonnummern und E-Mail-Adressen.

Dazu kommen Einzelheiten zu Handelsbedingungen und Beträgen.

Dazu kommen auch ausführliche Angaben zu Gesundheit, familiären Umständen oder Beschäftigungsbedingungen von Kollegen.

Behandeln Sie sie in den festen Aufzeichnungen nach den Regeln des Unternehmens und seinem Umgang mit personenbezogenen Daten.

Auch wo die Schlüssel zu Lagern oder zum Pflanzenschutzmittellager liegen und etwaige Zugangscodes, gehören nicht in den Tagesbericht.

Im Tagesbericht genügt es, die Situation und die eigene Beobachtung zu notieren, etwa „beim Arbeiten mit der Motorsense wurde ein Stein hochgeschleudert“.

Legen Sie im Tagesbericht weder Ursache noch Verantwortung fest und schreiben Sie nicht so, dass Kollegen oder Abnehmer beschuldigt werden.

Der Tagesbericht ist der erste Schritt, um auf etwas Ungewöhnliches hinzuweisen, nicht die Reaktion selbst.

Ein Zusatz wie „an die Betriebsleitung gemeldet“ lässt Lesende prüfen, ob daraus eine offizielle Reaktion wurde.

Betriebsleitung und Verantwortliche lesen die Berichte der Mitarbeitenden, die an dem Tag auf den Feldern oder im Packhaus gearbeitet haben.

Jeden Tag alles gründlich zu lesen, ist auf Dauer nicht durchzuhalten. Schauen Sie deshalb zuerst auf A (was als Nächstes getan wird).

Gehen Sie dann C (was aufgefallen ist), die Übergaben und das Feld für Fragen durch. Wo wird Hilfe gebraucht?

Was ist zur Verteilung oder Reihenfolge der Arbeit morgen zu entscheiden?

Und was sollte das Unternehmen übernehmen, etwa einen Abnehmer kontaktieren oder eine Maschine reparieren lassen?

Antworten halten länger durch, wenn sie die geschriebene Tatsache in einem Satz würdigen und eine Frage oder einen nächsten Schritt ergänzen.

Zum Beispiel: „Gute Idee, eine Trageperson abzustellen. Lass uns in der Morgenbesprechung festlegen, wen wir fragen.“ Der Tagesbericht dient auch dazu, den Zustand der Felder und Kniffe bei der Arbeit von Person zu Person weiterzugeben.

Das gilt in Betrieben, deren Felder an mehreren Orten liegen und in denen man sich selten sieht.

Es gilt auch in Betrieben, in denen die Belegschaft mit den Jahreszeiten wechselt. Zahlen wie Erträge und Arbeitszeiten sind ebenfalls wichtig.

Doch es gibt eine Voraussetzung dafür, dass die Dinge so aufgeschrieben werden, wie sie sind.

Man nutzt den Tagesbericht nicht, um Menschen zu vergleichen oder an ihrer Geschwindigkeit zu messen.

Gehen Sie einmal pro Woche die Berichte der Woche gemeinsam durch.

Besprechen Sie im KPT-Format (Keep, Problem, Try), ob dieselbe Beobachtung für dasselbe Feld immer wieder auftaucht.

Besprechen Sie auch, wie sich ausprobierte Arbeitspläne und wetterbedingte Umstellungen bewährt haben.

Geht man so vor, wird aus der Beobachtung einer Person eine Überprüfung der Arbeit im ganzen Betrieb.

Mit der Wochenzusammenfassung in norolu PDCA lassen sich die Beobachtungen einer Woche auf einmal durchsehen.

Fehlt an einem Tag ein Bericht, fragen Sie zuerst nach den Umständen.

Prüfen Sie in diesem Fall auch, ob die Zahl der Felder und die Uhrzeit fürs Schreiben zum Ablauf eines Arbeitstags im Betrieb passen.

Die KI in norolu PDCA bleibt in einer unterstützenden Rolle: Berichte entwerfen, Fragen stellen, die beim Rückblick helfen, und eine Woche zusammenfassen.

Diese Rollenteilung gilt auch in landwirtschaftlichen Unternehmen. Die KI kann kurze Notizen von Mitarbeitenden lesbar aufbereiten.

Sie kann auch aus den Berichten einer Woche Beobachtungen und Fragen herausziehen, die zum selben Feld immer wieder auftauchen.

Entscheidungen trifft jedoch die Betriebsleitung oder die verantwortliche Person.

Dazu gehört, wie Reihenfolge oder Verteilung der Arbeit geändert werden und ob und wie ein Pflanzenschutzmittel eingesetzt wird.

Dazu gehört auch, was mit Ernte und Versand geschieht und wie auf Verletzungen, Beinahe-Unfälle oder Rückmeldungen von Abnehmern reagiert wird.

Ein KI-Entwurf oder ein Tagesbericht kann auch keine Entscheidungen über Pflanzenschutz oder Versand ersetzen.

Es gibt Sicherheit, personenbezogene Daten von Abnehmern und Kollegen in den festen Aufzeichnungen zu behandeln und aus dem Tagesbericht herauszuhalten.

Man behandelt sie nach den Regeln des Unternehmens und seinem Umgang mit personenbezogenen Daten.

Zudem ist norolu PDCA so gestaltet, dass die Daten der Tagesberichte im eigenen Google Drive (Tabelle) des nutzenden Unternehmens gespeichert werden.

Gemeint ist also Ihr eigenes. Es geht um einen Ansatz minimaler Datenspeicherung, der auf unserer Seite keine Informationen anhäuft.

Trennen Sie die Rollen von festen Aufzeichnungen und Tagesbericht, schreiben Sie in einem kurzen Format und lassen Sie die Lesenden antworten.

Es geht um kleine Beobachtungen auf den Feldern und im Packhaus.

Wir sind überzeugt, dass diese Wiederholung die Grundlage ist, sie mit dem nächsten Arbeitsschritt zu verbinden.

Wir sind auch überzeugt, dass sie die Grundlage ist, sie mit Verbesserungen im ganzen Betrieb zu verbinden.