Como escrever o relatório diário da equipe de empresas agrícolas: separá-lo dos diários de trabalho e dos registros de aplicações e expedição, e transformar o que se percebe em cada talhão e as ideias sobre a organização do trabalho na próxima tarefa

Há relatórios diários da equipe de empresas agrícolas (no Japão, nōgyō hōjin, ou seja, propriedades administradas como empresas).

Eles tendem a virar uma lista das tarefas e horas do dia.

Por exemplo, “Manhã: transplante de mudas de repolho. Tarde: capina. Das 8h às 17h” (um exemplo fictício para ilustração).

Registrar o que foi feito é indispensável, mas isso sozinho não mostra o que se percebeu na lavoura de qual talhão.

Também não mostra como a ordem das tarefas foi mudada diante de uma previsão de chuva e como foi.

Nem mostra o que a pessoa que entrar amanhã naquele talhão precisa saber.

Além disso, as propriedades já mantêm registros exigidos pelas regras da empresa ou por acordos com compradores.

Por exemplo, um diário de trabalho por talhão, registros do uso de defensivos e fertilizantes, registros de colheita e expedição.

Também registros de revisão das máquinas e registros de ponto. Por isso o relatório diário logo parece um trabalho de escrever duas vezes a mesma coisa.

Na época de colheita, a equipe costuma ficar no campo do nascer ao pôr do sol e chega exausta ao galpão de embalagem.

Se a gerência nunca responde, o relatório encolhe para uma linha como “nada a relatar”.

Planeja-se e executa-se, mas falta a parte em que se confere o resultado e se decide o próximo passo, isto é, o C e o A do PDCA.

Este artigo mostra como transformar o relatório diário de uma cópia dos registros de trabalho em uma ferramenta.

É uma ferramenta para rever os talhões e a organização do dia e aproveitar isso na próxima tarefa e em melhorias em toda a propriedade.

Aqui o relatório diário não substitui o diário de trabalho nem os registros de aplicações e expedição.

É uma reflexão curta para passar percepções e anotações de passagem às pessoas que trabalham na mesma propriedade e à gerência.

Ele também não promete maior produtividade nem mais vendas.

Leia o texto como uma questão de como os relatórios são escritos e lidos, e não de pessoas específicas.

Se o relatório diário da equipe da propriedade ficar em cerca de sete campos como os seguintes, dá para terminá-lo mesmo nos dias de cansaço.

(1) O objetivo da organização de hoje. Isto é, em qual tarefa de qual talhão se vai testar qual ordem, divisão de pessoas ou forma de usar as ferramentas.

(2) O resultado, isto é, onde o trabalho andou mais rápido do que o esperado, onde demorou mais e por quê.

(3) O estado da lavoura em cada talhão, isto é, uma linha por talhão sobre o que chamou a atenção.

Por exemplo, o avanço do crescimento, a cor das folhas, mudanças que parecem pragas ou doenças, ou a drenagem.

(4) O tempo e a reorganização do trabalho, isto é, o que se antecipou e o que se adiou por causa da previsão ou do céu do dia.

(5) Percepções sobre máquinas e materiais, como uma máquina que não está funcionando bem ou materiais que estão acabando.

(Consertos e pedidos seguem os procedimentos definidos). (6) Anotações de passagem para quem trabalhar amanhã naquele talhão ou naquela tarefa.

(7) O que preocupa, o que se quer consultar e a primeira tarefa de amanhã.

O importante é não copiar no relatório diário o que vai no diário de trabalho, no registro de aplicações ou no de expedição.

O relatório diário fica na reflexão sobre a própria organização do trabalho, nas percepções que toda a propriedade deveria conhecer e nas consultas.

Há percepções como “no talhão leste, a água costuma ficar parada entre os canteiros depois da chuva”.

Ou como “deixar as caixas de colheita alinhadas na beira do talhão no dia anterior agilizou o carregamento de manhã”.

Ou como “várias pessoas dizem que a mesa de embalagem está na altura errada e que as costas doem”.

Elas quase não cabem nas colunas dos registros estabelecidos e são justamente o que o relatório diário consegue captar.

A forma de identificar compradores, clientes e colegas no relatório diário deve seguir as regras da empresa e sua política de tratamento de dados pessoais.

Quanto mais campos, mais tempo para escrever e mais espaços em branco. Comece com uns cinco e ajuste-os conforme o que as pessoas no campo disserem.

O formato do norolu PDCA tem cinco campos: P, D, C e A mais o próximo P (P é o objetivo de hoje, D o que foi feito de fato, C o que se percebeu e A o que se fará a seguir).

Veja o exemplo de uma funcionária responsável por um talhão de brócolis a céu aberto (o conteúdo e os números são um exemplo fictício para ilustração).

P: “Há previsão de chuva a partir do meio-dia, então terminar a colheita do talhão norte de manhã e passar a tarde no galpão limpando e classificando.” D: “Começamos a colher em três pessoas, mas, como ninguém carregava as caixas, quem cortava tinha de parar o tempo todo. Às 11h começou a chover e paramos o talhão norte com duas fileiras por colher.” C: “Se tivéssemos separado desde o início quem corta e quem carrega, talvez terminássemos antes com o mesmo número de pessoas. As duas fileiras que ficaram podem passar do ponto até amanhã.” A: “Na próxima colheita com pressa, definir antes de começar uma pessoa para carregar. Combinar com a gerência colher as duas fileiras restantes logo cedo amanhã.” Próximo P: “Definir quem carrega antes de começar a colheita e terminar as duas fileiras restantes de manhã.” Ao escrever A, transforme-o em uma única coisa que você realmente fará na próxima tarefa.

Escrever “definir quem carrega antes de começar” em vez de “organizar bem o trabalho” permite ver com clareza no relatório do dia seguinte se foi feito.

As quantidades colhidas e expedidas ficam nos registros de colheita e expedição; o relatório diário guarda suas ideias para organizar o trabalho e o que você percebeu.

De uma a três linhas por campo já bastam.

Na época de colheita, trabalhadores temporários, pessoas em meio período com turnos curtos e recém-contratados muitas vezes assumem tarefas.

São as tarefas de expedição no galpão de embalagem, como classificar e embalar.

Para eles, o relatório diário também pode ser um canal para avisar cedo o que não entendem (um exemplo fictício para ilustração).

P: “Na classificação dos tomates, separar conforme o padrão de tamanho que me ensinaram.” D: “Muitos estavam perto do limite do padrão, e eu parava o tempo todo para decidir onde colocá-los. Alguns tinham pequenas marcas visíveis e, como eu não sabia se podiam ir para a expedição, deixei-os separados.” C: “Eu não sabia a quem perguntar para onde vão os tomates no limite nem o que fazer com os que têm marcas. Todo mundo parecia ocupado e era difícil falar durante o trabalho.” A: “Amanhã, antes de começar, confirmar com o responsável do galpão como tratar os tomates no limite e os que têm marcas. Anotar no campo de passagem onde deixei os que separei.” Escrever o que não se entende não é admitir falta de capacidade, e sim uma forma de receber ajuda cedo.

O responsável ou os colegas mais experientes que recebem o relatório podem responder primeiro com algo como “obrigado por anotar”.

Depois podem devolver uma única dica útil. Quando é assim, as dúvidas aparecem com mais facilidade.

A decisão sobre a expedição em si não fica com a pessoa por meio do relatório diário; ela é tomada conforme as regras da empresa e o julgamento do responsável.

Mantenha poucos campos para que os temporários também consigam escrever.

As empresas agrícolas já têm um diário de trabalho por talhão e registros feitos ao usar defensivos ou fertilizantes (registros de aplicações e adubação).

Também têm registros de colheita e expedição, registros das conversas com compradores, registros de revisão e conserto das máquinas.

Também têm registros de estoque de materiais e registros de ponto.

Propriedades que buscam uma certificação de terceiros, como a GAP, mantêm também os registros exigidos por suas normas.

Eles ficam em seus lugares definidos, de acordo com as regras da empresa, os acordos com compradores, a regulamentação aplicável e a política da empresa sobre dados pessoais.

O que se guarda, com quais itens e por quanto tempo varia conforme as culturas, os compradores e o tamanho da propriedade.

O relatório diário não pode substituir esses registros.

Considere que escrever “por favor, avisem o comprador quanto sai amanhã” em um relatório diário não significa que o comprador foi contatado.

Os defensivos são usados seguindo o rótulo do produto, os procedimentos da empresa e as instruções da pessoa responsável, e seu uso é anotado nos registros estabelecidos.

Escrever isso no relatório diário não significa que o registro foi feito.

Como regra prática, os fatos sobre tarefas, aplicações, colheita e expedição e revisões vão para os registros estabelecidos.

Enquanto isso, o relatório diário traz a reflexão sobre a organização do trabalho e o que se percebeu nos talhões ou no galpão.

Também traz o essencial das anotações de passagem e o próximo passo.

Quando o relatório diário precisar mencionar o conteúdo dos registros estabelecidos, basta uma linha.

Por exemplo, “anotado no diário de trabalho” ou “anotado no registro de aplicações”.

Quem contata os compradores e por qual meio também segue as regras da empresa e o julgamento da pessoa responsável.

Separar assim os papéis desde o início evita escrever o mesmo conteúdo em dois lugares e mantém o relatório diário como um espaço de reflexão.

No campo C às vezes aparecem coisas como “a roçadeira lançou uma pedra que quase acertou alguém que estava perto”.

Ou como “uma colega passou mal com o calor”, “encontrei um inseto em uma caixa antes da expedição”.

Ou como “um comprador comentou sobre o produto que recebeu”.

Não deixe esses fatos terminarem no relatório diário; ligue-os aos procedimentos que a empresa definiu.

Quando perceber uma lesão ou alguém passando mal, não espere a hora de escrever o relatório.

Quando houver um quase acidente com uma máquina agrícola, como um trator ou uma roçadeira, também não espere.

Quando perceber um problema que afete a qualidade ou a segurança, também não espere.

Por exemplo, doenças ou pragas se espalhando na lavoura ou corpos estranhos e danos no produto a ser expedido.

Quando receber comentários ou reclamações de compradores ou clientes, também não espere nem carregue isso sozinho.

Avise na hora a gerência ou a pessoa responsável e aja conforme os procedimentos da empresa.

Não decida sozinho como responder, o que dizer ao comprador e de que forma, nem se uma remessa deve ser suspensa.

Siga as regras da empresa e o julgamento da pessoa responsável.

Além disso, há os nomes dos contatos nos compradores ou clientes, endereços e dados de contato como telefones e e-mails.

Há também os detalhes das condições comerciais e dos valores.

E há informações detalhadas sobre a saúde, a situação familiar ou as condições de trabalho dos colegas. Eles não devem ser escritos no relatório diário.

Trate-os nos registros estabelecidos conforme as regras da empresa e sua política de tratamento de dados pessoais.

Onde ficam as chaves dos depósitos ou do depósito de defensivos, e eventuais códigos de acesso, também não vão no relatório diário.

No relatório diário, basta escrever a situação e a própria percepção, como “durante o uso da roçadeira, uma pedra foi lançada”.

Evite definir a causa ou a responsabilidade no relatório diário e evite escrever de um jeito que culpe colegas ou compradores.

O relatório diário é o primeiro passo para avisar que algo não vai bem, não a resposta em si.

Acrescentar “comunicado à gerência” permite a quem lê confirmar se isso levou a uma resposta formal.

A gerência e os responsáveis da propriedade leem os relatórios da equipe que trabalhou naquele dia nos talhões ou no galpão.

Ler tudo a fundo todos os dias não é sustentável. Então olhe primeiro o A (o que se fará a seguir).

Depois percorra o C (o que se percebeu), as anotações de passagem e o campo de consultas em busca do que precisa de ajuda.

Percorra-os também em busca do que é preciso decidir sobre quem faz o quê amanhã ou em que ordem.

E em busca do que a empresa deveria assumir, como contatar um comprador ou mandar consertar uma máquina.

As respostas se mantêm melhor quando reconhecem em uma frase o fato escrito e acrescentam uma pergunta ou um próximo passo.

Por exemplo: “Boa ideia separar alguém para carregar. Vamos decidir na reunião de amanhã cedo a quem pedir.” Em propriedades com talhões espalhados por vários lugares onde as pessoas pouco se encontram, ou onde a equipe muda com as estações, o relatório diário também serve para passar de pessoa para pessoa o estado dos talhões e os macetes do trabalho.

Números como a produtividade e as horas de trabalho também importam. Mas não use o relatório diário para comparar pessoas nem para medi-las pela rapidez.

Essa é a condição para que as coisas sejam escritas como são. Uma vez por semana, revejam juntos os relatórios da semana.

Discuta no formato KPT (Keep, Problem, Try) se a mesma percepção se repete no mesmo talhão.

Discuta também como funcionaram as formas de organizar o trabalho e os ajustes ao tempo que foram testados.

Discutir assim transforma a percepção de uma pessoa em uma revisão do trabalho de toda a propriedade.

Com o resumo semanal do norolu PDCA, é possível rever de uma vez as percepções de uma semana.

Se faltar um relatório em algum dia, comece perguntando o que aconteceu.

Veja também se o número de campos e o horário de escrever combinam com o ritmo de um dia de trabalho no campo.

A IA do norolu PDCA fica em um papel de apoio: fazer rascunhos de relatórios, fazer perguntas que ajudam a refletir e resumir uma semana.

Essa divisão de papéis é a mesma nas empresas agrícolas. A IA pode organizar as anotações curtas da equipe para que fiquem legíveis.

Também pode destacar, nos relatórios de uma semana, as percepções e consultas que se repetem sobre o mesmo talhão.

Mas há decisões sobre como mudar a ordem das tarefas ou quem faz o quê, e se um defensivo será usado e de que forma.

Também há decisões sobre o que fazer com a colheita e a expedição. E sobre como responder a lesões, quase acidentes ou comentários de compradores.

Essas decisões são tomadas pela gerência da propriedade ou pela pessoa responsável.

Um rascunho da IA ou um relatório diário também não podem substituir as decisões sobre aplicações ou expedição.

Dá tranquilidade tratar os dados pessoais de compradores e colegas nos registros estabelecidos.

Isso conforme as regras da empresa e sua política de tratamento de dados pessoais. Também dá tranquilidade mantê-los fora do relatório diário.

O norolu PDCA foi projetado para que os dados dos relatórios diários sejam registrados no próprio Google Drive (planilha) da empresa que o utiliza.

Ou seja, o Drive da sua empresa. Ele segue uma abordagem de retenção mínima de dados que não acumula informações do nosso lado.

Separe os papéis dos registros estabelecidos e do relatório diário, escreva em um formato curto e faça com que quem lê responda.

Acreditamos que essa repetição é a base que liga as pequenas percepções nos talhões e no galpão ao próximo passo do trabalho e a melhorias em toda a propriedade.