Cómo redactar el informe diario del personal de las empresas agrícolas: separarlo de los diarios de trabajo y de los registros de tratamientos y envíos, y convertir lo observado en cada parcela y las ideas sobre la organización del trabajo en la siguiente tarea

Los informes diarios del personal tienden a convertirse en una lista de las tareas y horas del día.

Es el caso de las empresas agrícolas (en Japón, nōgyō hōjin, es decir, explotaciones gestionadas como sociedades).

Por ejemplo: «Mañana: trasplante de plantones de col. Tarde: escarda. De 8:00 a 17:00» (un ejemplo ficticio para ilustrar).

Dejar constancia de lo hecho es imprescindible, pero por sí solo no recoge qué se notó en el cultivo de qué parcela.

No recoge cómo se cambió el orden de las tareas ante un pronóstico de lluvia y cómo salió, ni qué debe saber la persona que entre mañana en esa parcela.

Además, las explotaciones ya llevan registros que exigen las normas de la empresa o los acuerdos con los compradores.

Por ejemplo, un diario de trabajo por parcela, registros del uso de fitosanitarios y fertilizantes y registros de cosecha y envío.

También registros de revisión de la maquinaria y registros de asistencia.

Por eso el informe diario parece fácilmente un trabajo de escribir dos veces lo mismo.

En temporada de cosecha el personal suele estar en el campo de sol a sol y llega agotado al almacén de envasado.

Además, si la dirección nunca responde, el informe se reduce a una línea como «sin novedades».

Se planifica y se ejecuta, pero falta la parte en la que se comprueba el resultado y se decide el siguiente paso, es decir, la C y la A del PDCA.

Este artículo plantea cómo pasar de un informe que copia los registros de trabajo a una herramienta para repasar las parcelas y la organización del día.

Además, para aprovecharlo en la siguiente tarea y en mejoras de toda la explotación.

Aquí el informe diario no sustituye al diario de trabajo ni a los registros de tratamientos y envíos.

Es una reflexión breve para pasar observaciones y notas de relevo a quienes trabajan en la misma explotación y a la dirección.

Tampoco promete mayores rendimientos ni ventas. Léalo como una cuestión de cómo se escriben y se leen los informes, no de personas concretas.

Si el informe diario del personal de la explotación se limita a unos siete campos como los siguientes, se puede terminar incluso en los días de cansancio.

(1) El objetivo de la organización de hoy, es decir, en qué tarea de qué parcela se probará qué orden, reparto de personas o forma de usar las herramientas.

(2) El resultado, es decir, dónde se avanzó más rápido de lo previsto, dónde se tardó más y por qué.

(3) El estado del cultivo en cada parcela, es decir, una línea por parcela sobre lo que llamó la atención.

Por ejemplo, el avance del crecimiento, el color de las hojas, cambios que parecen plagas o enfermedades, o el drenaje.

(4) El tiempo y la reorganización del trabajo, es decir, qué se adelantó y qué se aplazó según el pronóstico o el cielo del día.

(5) Observaciones sobre maquinaria y materiales.

Por ejemplo, una máquina que no va bien o materiales que se agotan (las reparaciones y los pedidos siguen los procedimientos establecidos).

(6) Notas de relevo para quien trabaje mañana en esa parcela o en esa tarea. (7) Lo que preocupa, lo que se quiere consultar y la primera tarea de mañana.

Lo importante es no copiar en el informe diario lo que va en el diario de trabajo, en el registro de tratamientos o en el de envíos.

El informe diario se centra en la reflexión sobre la propia organización del trabajo, las observaciones que conviene que conozca toda la explotación y las consultas.

Hay observaciones como «en la parcela del este el agua tiende a quedarse entre los caballones después de llover».

También observaciones como «dejar las cajas de cosecha alineadas en el borde de la parcela el día anterior agilizó la carga por la mañana».

Y también como «varias personas dicen que la mesa de envasado no tiene la altura adecuada y les duele la espalda».

Esas observaciones apenas caben en las columnas de los registros establecidos y son justo lo que el informe diario puede recoger.

Cómo se nombra en el informe diario a compradores, clientes y compañeros debe seguir las normas de la empresa y su política de tratamiento de datos personales.

Cuantos más campos, más tiempo lleva escribir y más quedan en blanco. Empiece con unos cinco y ajústelos según lo que diga la gente sobre el terreno.

El formato de norolu PDCA consta de cinco campos.

Es decir, P, D, C y A más el siguiente P (P es el objetivo de hoy, D lo que se hizo realmente, C lo que se observó y A lo que se hará a continuación).

Este es un ejemplo de una trabajadora responsable de una parcela de brócoli al aire libre (el contenido y las cifras son un ejemplo ficticio para ilustrar).

P: «Se prevé lluvia desde el mediodía, así que terminar la cosecha de la parcela norte por la mañana y pasar por la tarde al almacén a limpiar y clasificar».

D: «Empezamos a cosechar tres personas, pero como nadie llevaba las cajas, quienes cortaban tenían que parar una y otra vez. A las 11:00 empezó a llover y dejamos la parcela norte con dos hileras sin cosechar».

C: «Si hubiéramos separado desde el principio a quien corta y a quien lleva, quizá habríamos terminado antes con las mismas personas. Las dos hileras que quedan pueden crecer demasiado para mañana».

A: «En la próxima cosecha con prisa, decidir antes de empezar quién se encarga de llevar las cajas. Consultar con la dirección cosechar las dos hileras restantes a primera hora de mañana».

Siguiente P: «Decidir quién lleva las cajas antes de empezar la cosecha y terminar las dos hileras restantes por la mañana».

Al escribir A, conviértala en una sola cosa que hará de verdad en la siguiente tarea.

Escribir «decidir antes de empezar quién lleva las cajas» en lugar de «organizar bien el trabajo» permite ver con claridad en el informe del día siguiente si se hizo.

Las cantidades cosechadas y enviadas van en los registros de cosecha y envío; el informe diario guarda sus ideas para organizar el trabajo y lo que observó.

Con una a tres líneas por campo es suficiente.

En temporada de cosecha hay tareas de envío en el almacén de envasado, como clasificar y envasar.

Personal de temporada, personal a tiempo parcial con turnos cortos y personas recién contratadas se encargan a menudo de esas tareas.

Para ellos, el informe diario también puede ser una vía para avisar pronto de lo que no entienden (un ejemplo ficticio para ilustrar).

P: «Al clasificar los tomates, separarlos según la guía de tamaños que me enseñaron».

D: «Muchos estaban cerca del límite de la guía y me paraba una y otra vez a decidir dónde ponerlos. Algunos tenían pequeñas marcas visibles y, como no sabía si podían ir al envío, los aparté».

C: «No sabía a quién preguntar dónde van los tomates del límite ni qué hacer con los que tienen marcas. Todo el mundo parecía ocupado y costaba hablar durante el trabajo».

A: «Mañana, antes de empezar, aclarar con la persona responsable del almacén qué hacer con los tomates del límite y con marcas. Anotar en el campo de relevo dónde dejé los que aparté».

Escribir lo que no se entiende no es admitir falta de capacidad, sino una forma de recibir ayuda pronto.

La persona responsable o los compañeros con más experiencia reciben el informe.

Cuando responden primero con algo como «gracias por anotarlo» y devuelven una sola pista útil, las dudas salen a la luz con más facilidad.

La decisión sobre el envío en sí no se deja en manos de la persona a través del informe diario.

Se toma según las normas de la empresa y el criterio de la persona responsable.

Mantenga pocos campos para que también pueda escribir el personal de temporada.

Las empresas agrícolas ya tienen un diario de trabajo por parcela.

También tienen registros que se llevan al usar fitosanitarios o fertilizantes (registros de tratamientos y abonado).

Además, registros de cosecha y envío, registros de los intercambios con los compradores y registros de revisión y reparación de la maquinaria.

También registros de existencias de materiales y registros de asistencia.

Las explotaciones que trabajan para obtener una certificación de terceros como GAP llevan además los registros que piden sus normas.

Se guardan en sus lugares establecidos, conforme a las normas de la empresa y los acuerdos con los compradores.

También conforme a la normativa aplicable y la política de la empresa sobre el tratamiento de datos personales.

Qué se guarda, con qué datos y durante cuánto tiempo varía según los cultivos, los compradores y el tamaño de la explotación.

El informe diario no puede sustituir a estos registros.

Considere que escribir «por favor, decid al comprador cuánto sale mañana» en un informe diario no significa que se haya contactado con el comprador.

Los fitosanitarios se usan siguiendo la etiqueta del producto, los procedimientos de la empresa y las instrucciones de la persona responsable.

Además, su uso se anota en los registros establecidos. Escribirlo en el informe diario no significa que ese registro se haya llevado.

Como regla general, los hechos sobre las tareas, los tratamientos, la cosecha y el envío y las revisiones van a los registros establecidos.

En cambio, el informe diario recoge la reflexión sobre la organización del trabajo y lo observado en las parcelas o en el almacén.

También recoge lo esencial de las notas de relevo y el siguiente paso.

Cuando el informe diario tenga que mencionar algo de los registros establecidos, basta con una línea.

Por ejemplo, «anotado en el diario de trabajo» o «anotado en el registro de tratamientos».

Quién contacta con los compradores y por qué medio también sigue las normas de la empresa y el criterio de la persona responsable.

Separar así los papeles desde el principio evita escribir lo mismo en dos sitios y mantiene el informe diario como un espacio de reflexión.

En el campo C aparecen a veces cosas como «la desbrozadora lanzó una piedra que casi da a alguien que estaba cerca».

También aparecen cosas como «una compañera se sintió mal por el calor» o «encontré un insecto en una caja antes del envío».

Y también aparecen cosas como «un comprador comentó algo sobre el producto recibido».

No deje que estos hechos terminen en el informe diario; conéctelos con los procedimientos que la empresa ha establecido.

Cuando note una lesión o que alguien se encuentra mal, no espere a la hora de escribir el informe ni cargue con ello en solitario.

Lo mismo cuando haya un susto con maquinaria agrícola como un tractor o una desbrozadora.

Lo mismo cuando note un problema que afecte a la calidad o la seguridad.

Por ejemplo, enfermedades o plagas que se extienden en el cultivo o cuerpos extraños y daños en el producto para envío.

Lo mismo cuando reciba comentarios o quejas de compradores o clientes.

Dígalo en ese momento a la dirección o a la persona responsable y actúe según los procedimientos de la empresa.

No decida por su cuenta cómo responder, qué decir al comprador y cómo, ni si se detiene un envío; siga las normas de la empresa y el criterio de la persona responsable.

Además, hay datos que no deben escribirse en el informe diario.

Es decir, los nombres de los contactos de compradores o clientes, las direcciones y los datos de contacto como teléfonos y correos electrónicos.

Además, los detalles de las condiciones comerciales y los importes.

También la información detallada sobre la salud, la situación familiar o las condiciones laborales de los compañeros.

Trátelos dentro de los registros establecidos conforme a las normas de la empresa y su política de tratamiento de datos personales.

Dónde se guardan las llaves de los almacenes o del depósito de fitosanitarios, y los códigos de acceso, tampoco van en el informe diario.

En el informe diario basta con escribir la situación y la propia observación, como «al usar la desbrozadora saltó una piedra».

Evite fijar la causa o la responsabilidad en el informe diario y evite escribir de un modo que culpe a compañeros o compradores.

El informe diario es el primer paso para avisar de que algo no va bien, no la respuesta en sí.

Añadir «comunicado a la dirección» permite a quien lo lee comprobar si se llegó a una respuesta formal.

La dirección y los responsables de la explotación leen los informes del personal que trabajó ese día en las parcelas o en el almacén.

Leerlo todo a fondo cada día no es sostenible. Por eso, mire primero A (lo que se hará a continuación).

Después repase C (lo que se observó), las notas de relevo y el campo de consultas en busca de lo que necesita ayuda.

También lo que hay que decidir sobre quién hace qué mañana o en qué orden.

Y lo que la empresa debería asumir, como contactar con un comprador o reparar una máquina.

Las respuestas se mantienen mejor cuando reconocen en una frase el hecho escrito y añaden una pregunta o un siguiente paso.

Por ejemplo: «Buena idea separar a alguien para llevar las cajas. Decidamos en la reunión de mañana a quién se lo pedimos».

Hay explotaciones con parcelas repartidas en varios lugares donde la gente apenas coincide, o donde el personal cambia con las estaciones.

En esas explotaciones, el informe diario sirve también para pasar de persona a persona el estado de las parcelas y los trucos del trabajo.

Cifras como los rendimientos y las horas de trabajo también importan.

Pero no usar el informe diario para comparar a las personas ni para medirlas por su rapidez es la condición para que se escriban las cosas tal como son.

Una vez por semana, repasen juntos los informes de la semana.

Se comenta con el formato KPT (Keep, Problem, Try) si la misma observación se repite en la misma parcela.

También cómo funcionaron las formas de organizar el trabajo y los cambios por el tiempo que se probaron.

Eso convierte la observación de una persona en una revisión del trabajo de toda la explotación.

Con el resumen semanal de norolu PDCA se pueden repasar de una vez las observaciones de toda una semana.

Si un día falta un informe, empiece por preguntar por las circunstancias y revise si el número de campos y la hora de escribir encajan con el ritmo de una jornada agrícola.

La IA de norolu PDCA se queda en un papel de apoyo: redactar borradores de informes, plantear preguntas que ayudan a reflexionar y resumir una semana.

Ese reparto de papeles es el mismo en las empresas agrícolas. La IA puede ordenar las notas breves del personal para que se lean mejor.

También puede extraer de los informes de una semana las observaciones y consultas que se repiten sobre la misma parcela.

Pero hay decisiones sobre cómo cambiar el orden de las tareas o quién hace qué, si se usa un fitosanitario y cómo.

También sobre qué hacer con la cosecha y el envío, y cómo responder a lesiones, sustos o comentarios de compradores.

Esas decisiones las toma la dirección de la explotación o la persona responsable.

Un borrador de la IA o un informe diario tampoco pueden sustituir las decisiones sobre tratamientos o envíos.

Da tranquilidad tratar los datos personales de compradores y compañeros dentro de los registros establecidos.

Es decir, conforme a las normas de la empresa y su política de tratamiento de datos personales.

También da tranquilidad mantenerlos fuera del informe diario.

Además, norolu PDCA está diseñado para que los datos de los informes diarios se registren en el propio Google Drive (hoja de cálculo).

Es el de la empresa que lo utiliza, es decir, la suya, con un enfoque de conservación mínima de datos que no acumula información de nuestro lado.

Separe los papeles de los registros establecidos y del informe diario, escriba con un formato breve y procure que quien lee responda.

Creemos que esa repetición es la base que une las pequeñas observaciones en las parcelas y el almacén con el siguiente paso del trabajo y con mejoras en toda la explotación.