Cómo redactar el informe diario del profesorado de academias de refuerzo y clases particulares: separarlo de los informes de clase y las fichas de alumnos, y convertir las dificultades de cada alumno y los traspasos en el paso de la próxima clase

El informe diario del profesorado de academias de refuerzo y de clases particulares tiende a convertirse en una lista.

Es una lista de hasta dónde se avanzó y qué deberes se pusieron.

Por ejemplo, «matemáticas de segundo curso de secundaria, avanzadas dos páginas de problemas de sistemas de ecuaciones; deberes: cuaderno de ejercicios, página 10».

El registro del avance es imprescindible. Pero por sí solo no recoge con qué explicación se detuvo el alumno y con qué indicación empezó a resolver.

Tampoco recoge qué se intentará cambiar en la próxima clase. Además, en las academias ya existen registros que exigen sus normas.

Por ejemplo, un informe por cada clase, una ficha por cada alumno y los registros de resultados de exámenes y simulacros.

También las actas de las reuniones con las familias y el cuaderno de traspaso del centro.

De este modo, el informe diario parece fácilmente una tarea de volver a escribir lo mismo.

Los días con clases seguidas se redacta deprisa después de la última.

Si además la dirección del centro nunca responde, el profesorado acaba conformándose con una sola línea como «nada en particular».

En términos de PDCA, el informe se queda en el Do, el registro de lo ocurrido, mientras que el Check y el Act desaparecen.

Este artículo analiza cómo reubicar el informe diario.

Es decir, pasar de una copia del avance y los deberes a una herramienta para repasar las clases del día.

Luego, hay que convertirlas en la próxima clase y en aprendizaje para todo el centro.

El informe diario del que hablamos no sustituye a los informes de clase ni a las fichas de alumnos.

Es una breve reflexión para pasar observaciones a los compañeros y a la dirección del centro.

Tampoco es una promesa de que las notas de los alumnos vayan a subir por escribir informes diarios.

Léalo como una reflexión sobre el sistema, no como una forma de culpar a nadie.

El informe diario de un profesor es más fácil de mantener cuando los campos se reducen más o menos a lo siguiente.

(1) El objetivo de la clase de hoy, es decir, en qué tema o momento se probará qué forma de explicar o de plantear los ejercicios.

(2) Cómo salió en realidad, es decir, los momentos en que el alumno empezó a resolver por su cuenta y aquellos en que la explicación no llegó.

(3) La comprensión y los deberes de cada alumno, una línea por alumno atendido.

Es decir, dónde se atascó y si los deberes puestos y su cantidad le encajaban.

(4) Lo esencial de lo que se quiere transmitir a las familias, como cómo va el estudio en casa o qué se quiere tratar en la próxima reunión.

En esto se siguen las normas del centro sobre quién lo transmite y cómo.

(5) Los traspasos para la dirección del centro o para el profesor que atenderá después al alumno.

(6) Lo que preocupa y a quién se quiere consultar sobre qué. (7) El primer paso de la próxima clase.

La clave es no repetir en el informe diario lo que corresponde a los informes de clase o a las fichas de alumnos.

Hay que limitarlo a la reflexión sobre la propia forma de enseñar, a las observaciones que se quieren compartir con el centro y a las consultas.

Hay observaciones como «en las demostraciones de geometría, muchos alumnos arrancaron en cuanto decidimos juntos la primera línea».

También «en las semanas con muchos deberes, la corrección de errores parece quedar para después».

O «cuando entra una clase de recuperación, cuesta ver cómo enlaza con la explicación del profesor anterior».

Estas observaciones rara vez encajan en los apartados de los registros establecidos y solo pueden recogerse en el informe diario.

A los alumnos se los nombra en el informe diario por su nombre real o con un código fijado por el centro.

Cómo se nombra debe seguir las normas del centro y su política de tratamiento de la información personal.

Demasiados campos alargan el tiempo de redacción y acaban con más casillas vacías. Empiece con unos cinco y ajústelos escuchando al profesorado.

El formato de norolu PDCA tiene cinco partes: P (el objetivo de hoy), D (lo que se hizo en realidad), C (lo que se observó), A (lo que se hará a continuación) y el P siguiente.

Este es el ejemplo de un profesor que da clases particulares de matemáticas de secundaria (el contenido y las cifras son un ejemplo ficticio a modo de ilustración).

P: «En los problemas de funciones lineales, pedir al alumno que dibuje una tabla antes de plantear la ecuación, para que llegue a la ecuación por su cuenta».

D: «De los dos alumnos atendidos, uno construyó la ecuación a partir de la tabla, pero el otro se detuvo después de dibujarla, sin saber qué número tomar como pendiente. Mientras yo añadía explicaciones, se alargó el tiempo y solo pudimos hacer uno de los ejercicios de comprobación previstos».

C: «El alumno que se detuvo no parecía atascarse en la lectura de la tabla, sino en la idea de cuánto aumenta el valor por cada uno. En lugar de añadir explicaciones, quizá habría sido mejor reducirlo a una sola pregunta y esperar la respuesta».

A: «Al empezar la próxima clase, poner solo dos ejercicios breves que comprueben la idea de por cada uno y dejar tiempo para esperar las respuestas».

P siguiente: «Empezar comprobando el por cada uno y luego que el alumno plantee por su cuenta la ecuación de un problema».

El truco para enlazar con el P siguiente es escribir A como una sola cosa concreta que hacer después.

En lugar de «procurar explicar con claridad», escriba «poner dos ejercicios de comprobación y esperar», y el informe siguiente podrá comprobar si se hizo.

El avance y las páginas de deberes van en el informe de clase o en la ficha del alumno; el informe diario recoge las ideas que se probaron al enseñar.

Basta con una a tres líneas por campo.

En las academias de refuerzo, las clases también pueden darlas estudiantes universitarios que trabajan a tiempo parcial.

También pueden darlas profesores recién incorporados o profesores que solo dan unas pocas clases a la semana.

Para ellos, el informe diario puede ser también un lugar para plantear pronto sus dudas en lugar de cargarlas en solitario (un ejemplo ficticio a modo de ilustración).

P: «En la clase de inglés, empezar comprobando las palabras que el alumno falló en el último examen corto».

D: «El alumno dijo que el temario del próximo examen ordinario del colegio no coincide con el avance del curso de la academia y pidió trabajar eso primero. Como no sabía qué priorizar, seguí según lo previsto, pero el alumno no parecía concentrado».

C: «Todavía no conocía bien las normas de este centro sobre si se puede cambiar el contenido de la clase antes de los exámenes del colegio ni a quién preguntarlo. También dudé de hasta qué punto podía atender en el momento la petición de un alumno».

A: «Antes de mi próxima jornada, preguntar a la dirección del centro cómo deben llevarse las clases antes de los exámenes del colegio y anotar la petición del alumno en el campo de traspasos».

Escribir las dudas no sirve para informar de lo que no se sabe hacer, sino para que el centro pueda echar una mano antes.

La dirección del centro o los profesores con más experiencia reconocen primero en una frase que el profesor lo haya escrito.

Luego responden con una sola pista útil. Cuando es así, el profesorado se siente seguro para escribir dónde tiene dudas.

Cuanto más difícil es encontrar tiempo para hablar entre clases, más ayuda una sola línea en el informe diario.

Mantenga pocos campos para que también puedan escribir quienes solo dan unas pocas clases a la semana, y evite respuestas que reprochen haber escrito sobre los tropiezos.

Las academias de refuerzo ya cuentan con registros establecidos.

Es decir, un informe por cada clase, una ficha por cada alumno y los registros de resultados de exámenes y simulacros.

También las actas de las reuniones con las familias y los registros de entradas, salidas y asistencia.

Además, el cuaderno de traspaso del centro y el registro de jornada del profesorado.

Se llevan cada uno en su lugar, según las normas del centro o de la empresa que lo gestiona.

También según su política de tratamiento de la información personal y los procedimientos establecidos.

Qué registros llevar, con qué apartados y durante cuánto tiempo varía según el tamaño del centro y su forma de funcionar.

El informe diario no los sustituye. Tenga en cuenta esto.

Escribir sin más «por favor, comentar a la familia la cantidad de deberes» en un informe diario no cuenta como comunicación oficial con la familia.

Además, no cuenta como acta de una reunión. El reparto básico es este.

Los hechos sobre el avance, las notas y la asistencia de cada alumno, y sobre los intercambios con las familias, van en los registros establecidos.

Esos registros se llevan según los procedimientos definidos.

En cambio, el informe diario recoge la reflexión sobre las propias clases, las observaciones, lo esencial de los traspasos y los próximos pasos.

Cuando el informe diario mencione esos registros, no repita los detalles; basta una nota breve como «anotado en la ficha del alumno» o «anotado en el cuaderno de traspaso».

Quién contacta con las familias y por qué medio también se rige por las normas del centro y el criterio de la dirección.

Trazar esta línea desde el principio reduce la carga de escribir dos veces lo mismo.

Además, mantiene el informe diario como un espacio de reflexión y no como un duplicado de los registros.

En el campo C aparecen a veces notas como «un alumno parecía encontrarse mal durante la clase».

También aparecen notas como «una familia comentó algo sobre la cantidad de deberes».

Y también aparecen notas como «un alumno me confió preocupaciones sobre sus relaciones en el colegio».

No deje que terminen en el informe diario; conéctelas con los procedimientos que ha fijado el centro.

Cuando reciba un comentario o una queja de una familia, no espere a redactar el informe diario ni cargue con ello en solitario.

Lo mismo cuando note que un alumno está lesionado o se encuentra mal, o que algo en el aula podría provocar un accidente o una lesión.

Lo mismo cuando un alumno le confíe una preocupación seria.

Avise de inmediato a la dirección del centro o a otra persona responsable y actúe según los procedimientos del centro.

No decida por su cuenta cómo responder ni qué decir a la familia y cómo; siga las normas del centro y el criterio de la persona responsable.

Además, cómo se nombra a los alumnos (por su nombre real o con un código) sigue las normas del centro, como se indicó antes.

Por lo demás, hay datos que no deben escribirse en el informe diario. Es decir, los nombres de los padres o tutores.

También las direcciones y datos de contacto como los números de teléfono y correos electrónicos de alumnos y familias.

Además, el detalle de las notas, la situación familiar y las descripciones detalladas sobre la salud o las preocupaciones.

Se tratan dentro de los registros establecidos, según las normas del centro y su política de tratamiento de la información personal.

Tampoco van en el informe diario las informaciones sobre las llaves del aula o la gestión de entradas y salidas.

En el informe diario basta con escribir la situación y la propia observación, como «noté un cambio en el estado de un alumno a mitad de la clase».

Es importante no fijar la causa o la responsabilidad en el informe diario y no escribir de manera que se culpe a un alumno, a una familia o a otro profesor.

El informe diario es el punto en el que se advierte algo, no la respuesta en sí.

Una línea breve como «comunicado a la dirección del centro» permite a quien lo lee comprobar que llegó a la respuesta formal.

La dirección del centro lee los informes del profesorado que ha dado clase ese día. Intentar leerlos todos a fondo no es sostenible.

Por eso, empiece por A (lo que se hará a continuación) y luego revise C (lo que se observó), los traspasos y el campo de consultas.

Así verá si hay algo en lo que deba ayudar o algo que decidir sobre quién da la próxima clase o el horario.

También si hay algo que el centro deba asumir como comunicación con las familias.

Los comentarios son más fáciles de mantener cuando reconocen un hecho en una frase y añaden una sola pregunta o un solo paso siguiente.

Por ejemplo: «Gracias por ver que la dificultad está en la idea de por cada uno. Veamos juntos qué dos ejercicios de comprobación usar la próxima vez».

Hay centros donde un mismo alumno recibe clase de profesores distintos según el día, o donde el profesorado casi nunca coincide al completo.

Ahí el informe diario se convierte también en un lugar para que los profesores se pasen las dificultades de los alumnos y sus ideas para enseñar.

Cifras como las notas de los alumnos o el número de clases de cada profesor importan.

Pero hay que tratar el informe diario como una herramienta para captar pronto las observaciones del centro.

No es para comparar al profesorado o puntuar las clases. Esa es la condición para que la gente escriba con sinceridad.

Una vez por semana, ponga en fila los informes de la semana y repáselos.

Se comentan con el formato KPT (Keep, Problem, Try) para ver si la misma dificultad se repite en el mismo tema.

También para ver cómo funcionaron las formas de explicar y de poner deberes que se probaron.

Eso convierte la observación de un profesor en una revisión de cómo enseña todo el centro.

Con el resumen semanal de norolu PDCA también puede repasar de una vez las observaciones de una semana.

Aunque falte el informe de algún día, empiece por preguntar el motivo en lugar de reprochar, y revise si los campos y la hora de redacción se ajustan al ritmo de las clases.

En norolu PDCA, la IA es una asistente que ayuda a redactar borradores de informes, a plantear preguntas que invitan a reflexionar y a elaborar resúmenes semanales.

Esa línea no cambia en las academias de refuerzo ni en las clases particulares.

La IA puede ordenar las notas breves de un profesor o destacar las dificultades y las consultas que se repiten a lo largo de una semana de informes.

Pero hay decisiones, como cómo cambiar el desarrollo de las clases o la asignación del profesorado.

También cómo actuar ante los comentarios de las familias, el malestar de un alumno o las preocupaciones que confíe, y qué comunicar a las familias.

Esas decisiones las toma la dirección del centro o la persona responsable.

Da tranquilidad nombrar a los alumnos (por su nombre real o con un código) como indiquen las normas del centro.

También da tranquilidad tratar el resto de la información personal de alumnos y familias dentro de los registros establecidos.

Todo ello según las normas del centro y su política de tratamiento de la información personal, dejándola fuera del informe diario.

Además, norolu PDCA está diseñado para que los datos de los informes diarios se registren en el propio Google Drive (hoja de cálculo).

Es el de la empresa que lo utiliza, es decir, la suya, con un enfoque de conservación mínima de datos que no acumula información de nuestro lado.

Mantenerlo separado de los registros establecidos, con un formato breve y con informes que reciben respuesta.

Creemos que ese hábito constante es la base para convertir las pequeñas observaciones diarias en clase en el paso de la próxima clase.

También en una mejor enseñanza en todo el centro.