Comment rédiger le rapport quotidien des enseignants de soutien scolaire et de cours particuliers : le séparer des comptes rendus de cours et des dossiers d'élèves, et transformer les blocages de chaque élève et les transmissions en action du prochain cours

Le rapport quotidien des enseignants d'écoles de soutien scolaire et de cours particuliers tend à devenir une liste de l'avancement et des devoirs donnés.

Par exemple : « mathématiques, deuxième année de collège, deux pages d'exercices d'application sur les systèmes d'équations ; devoirs : cahier d'exercices page 10 ».

Le relevé de l'avancement est indispensable.

Mais à lui seul, il ne garde pas la trace de l'explication qui a fait décrocher l'élève et de la relance qui l'a remis au travail.

Il ne garde pas non plus la trace de ce que l'on essaiera de changer au prochain cours.

De plus, les écoles de soutien disposent déjà de registres exigés par leurs règles.

Par exemple, un compte rendu pour chaque cours, un dossier pour chaque élève, les relevés des résultats aux contrôles et aux examens blancs.

Il y a aussi les comptes rendus d'entretiens avec les parents et le cahier de transmission de l'établissement.

Si bien que le rapport quotidien ressemble facilement à une tâche consistant à réécrire la même chose.

Les jours où les cours s'enchaînent, on le rédige à la hâte après le dernier.

Si le responsable ne répond jamais, les enseignants finissent par se contenter d'une seule ligne comme « rien de particulier ».

En termes de PDCA, le rapport s'arrête au Do, le relevé de ce qui s'est passé, tandis que le Check et l'Act disparaissent.

Cet article examine comment repositionner le rapport quotidien.

Passer d'une copie de l'avancement et des devoirs à un outil qui permet de revenir sur les cours de la journée.

Et de les transformer en prochain cours et en apprentissage pour tout l'établissement.

Le rapport quotidien dont il est question ici ne remplace pas les comptes rendus de cours ni les dossiers d'élèves.

C'est une courte réflexion qui sert à transmettre des constats aux collègues et au responsable.

Rédiger des rapports quotidiens n'est pas non plus une promesse que les notes des élèves vont progresser.

Lisez-le comme une réflexion sur le système, et non comme une mise en cause de qui que ce soit.

Le rapport quotidien d'un enseignant est plus facile à tenir lorsque les rubriques se limitent à peu près à ceci.

(1) L'objectif du cours du jour, c'est-à-dire sur quel chapitre ou à quel moment on essaie quelle façon d'expliquer ou de poser les exercices.

(2) Comment cela s'est réellement passé, c'est-à-dire les moments où l'élève s'est mis à chercher seul et ceux où l'explication n'est pas passée.

(3) La compréhension et les devoirs de chaque élève.

Soit une ligne par élève suivi sur l'endroit où il a bloqué et sur l'adéquation des devoirs donnés et de leur quantité.

(4) L'essentiel de ce que l'on veut faire savoir aux parents, comme la façon dont se passe le travail à la maison.

Ou ce que l'on souhaite aborder au prochain entretien. La personne qui le transmet et la manière de le faire relèvent des règles de l'établissement.

(5) Les transmissions au responsable ou à l'enseignant qui prendra l'élève ensuite. (6) Ce qui pose problème et qui l'on veut consulter à quel sujet.

(7) La première action du prochain cours.

L'essentiel est de ne pas répéter dans le rapport quotidien ce qui relève des comptes rendus de cours ou des dossiers d'élèves.

Il est de le limiter à la réflexion sur sa propre façon d'enseigner, aux constats à partager avec l'établissement et aux demandes de conseil.

Voici des constats. Le premier : « pour les démonstrations de géométrie, beaucoup d'élèves se sont lancés une fois la première ligne décidée ensemble ».

Le deuxième : « les semaines où il y a beaucoup de devoirs, la reprise des erreurs semble repoussée ».

Le troisième : « quand un cours de rattrapage s'intercale, on voit mal comment il s'enchaîne avec l'explication de l'enseignant précédent ».

Ils trouvent rarement leur place dans les rubriques des registres établis et ne peuvent être recueillis que dans le rapport quotidien.

Il y a la façon de désigner les élèves dans le rapport quotidien, par leur vrai nom ou par un code fixé par l'établissement.

Elle doit suivre les règles de l'établissement et sa politique de traitement des informations personnelles.

Trop de rubriques allongent le temps de rédaction et multiplient les cases vides. Commencez avec environ cinq et ajustez-les en écoutant les enseignants.

Le format de norolu PDCA comporte cinq parties : P (l'objectif du jour), D (ce que l'on a réellement fait), C (ce que l'on a constaté), A (ce que l'on fera ensuite) et le P suivant.

Voici l'exemple d'un enseignant qui donne des cours particuliers de mathématiques à des collégiens (le contenu et les chiffres sont un exemple fictif à des fins d'illustration).

P : « Dans les problèmes sur les fonctions affines, faire tracer un tableau avant d'écrire l'équation, pour que l'élève arrive seul jusqu'à l'équation. » D : « Sur les deux élèves suivis, l'un a construit l'équation à partir du tableau, mais l'autre s'est arrêté après avoir tracé le tableau, sans savoir quel nombre prendre comme coefficient directeur. À force d'ajouter des explications, le temps a filé et nous n'avons fait qu'un seul des exercices de vérification prévus. » C : « L'élève qui s'est arrêté semblait bloquer non pas sur la lecture du tableau, mais sur l'idée de combien la valeur augmente pour un. Plutôt que d'ajouter des explications, il aurait peut-être mieux valu réduire à une seule question et attendre la réponse. » A : « Au début du prochain cours, donner seulement deux courts exercices qui vérifient l'idée de pour un, et prendre le temps d'attendre les réponses. » P suivant : « Commencer par vérifier le pour un, puis faire poser seul l'équation d'un problème. » L'astuce pour faire le lien avec le P suivant est d'écrire A comme une seule chose concrète à faire ensuite.

Plutôt que « veiller à expliquer clairement », écrivez « donner deux exercices de vérification et attendre », et le rapport suivant pourra vérifier si c'est fait.

L'avancement et les pages de devoirs vont dans le compte rendu de cours ou le dossier de l'élève ; le rapport quotidien garde les idées essayées dans son enseignement.

Une à trois lignes par rubrique suffisent.

Dans les écoles de soutien, les cours peuvent aussi être donnés par des étudiants qui travaillent à temps partiel.

Ils peuvent aussi l'être par des enseignants arrivés depuis peu ou par des enseignants qui ne viennent que pour quelques cours par semaine.

Pour eux, le rapport quotidien peut aussi être un lieu où faire remonter tôt leurs hésitations au lieu de les garder pour eux (un exemple fictif à des fins d'illustration).

P : « En cours d'anglais, commencer par vérifier les mots que l'élève a ratés au dernier petit contrôle. » D : « L'élève a dit que le programme du prochain contrôle à l'école différait de l'avancement du cours de soutien et a demandé à travailler cela en premier. Ne sachant pas quoi faire passer d'abord, j'ai continué comme prévu, mais l'élève ne semblait pas concentré. » C : « Je ne connaissais pas encore bien les règles de cet établissement : peut-on changer le contenu du cours avant les contrôles de l'école, et à qui faut-il le demander ? J'hésitais aussi sur la mesure dans laquelle je pouvais accéder sur-le-champ à la demande d'un élève. » A : « Avant ma prochaine venue, demander au responsable comment se déroulent les cours avant les contrôles de l'école, et noter la demande de l'élève dans la rubrique des transmissions. » Écrire ses hésitations ne sert pas à signaler ce que l'on ne sait pas faire ; cela permet à l'établissement de donner un coup de main plus tôt.

Par exemple, le responsable ou des enseignants plus expérimentés commencent par reconnaître en une phrase que l'enseignant l'a écrit.

Puis ils répondent avec un seul indice utile. Lorsque c'est le cas, les enseignants se sentent en confiance pour écrire là où ils hésitent.

Plus il est difficile de trouver le temps de parler entre deux cours, plus une seule ligne dans le rapport quotidien est utile.

Gardez peu de rubriques pour que même les enseignants qui n'ont que quelques cours par semaine puissent écrire, et évitez les réponses qui reprochent d'avoir écrit ses difficultés.

Les écoles de soutien disposent déjà de registres établis.

Un compte rendu pour chaque cours, un dossier pour chaque élève, les relevés des résultats aux contrôles et aux examens blancs.

Les comptes rendus d'entretiens avec les parents, les relevés des arrivées, des départs et des présences.

Le cahier de transmission de l'établissement et le relevé des heures des enseignants. Ils sont tenus chacun à leur place.

C'est sur la base des règles de l'établissement ou de la société qui le gère.

C'est aussi sur la base de sa politique de traitement des informations personnelles et des procédures établies.

Quels registres tenir, avec quelles rubriques et pendant combien de temps, varie selon la taille de l'établissement et son mode de fonctionnement.

Le rapport quotidien ne les remplace pas.

Par exemple, on écrit simplement « merci de dire aux parents un mot sur la quantité de devoirs » dans un rapport quotidien.

Considérez que cela ne vaut ni contact officiel avec les parents ni compte rendu d'entretien. Le partage de base est le suivant.

Les faits concernant l'avancement, les notes et la présence de chaque élève, ainsi que les échanges avec les parents, vont dans les registres établis.

Ces registres sont tenus selon les procédures définies.

Le rapport quotidien, lui, contient la réflexion sur ses propres cours, les constats, l'essentiel des transmissions et les prochaines actions.

Lorsque le rapport quotidien mentionne ces registres, n'en répétez pas le détail.

Une courte mention comme « noté dans le dossier de l'élève » ou « noté dans le cahier de transmission » suffit.

Qui contacte les parents et par quel moyen relève aussi des règles de l'établissement et du jugement du responsable.

Tracer cette limite dès le départ réduit la charge d'écrire deux fois la même chose.

Cela préserve aussi le rapport quotidien comme lieu de réflexion plutôt que comme doublon des registres.

Des notes comme « un élève semblait se sentir mal pendant le cours » apparaissent parfois dans la rubrique C.

Il y a aussi « un parent a fait une remarque sur la quantité de devoirs ». Ou « un élève m'a confié des inquiétudes sur ses relations à l'école ».

Ne les laissez pas s'arrêter au rapport quotidien ; reliez-les aux procédures fixées par l'établissement.

Par exemple, vous recevez une remarque ou une réclamation d'un parent.

Ou vous remarquez qu'un élève est blessé ou se sent mal, ou que quelque chose dans les locaux pourrait provoquer un accident ou une blessure.

Ou un élève vous confie une inquiétude sérieuse. Lorsque c'est le cas, n'attendez pas de rédiger le rapport quotidien et ne le portez pas seul.

Prévenez immédiatement le responsable de l'établissement ou une autre personne responsable. Agissez aussi selon les procédures de l'établissement.

Ne décidez pas seul de la réponse à apporter ni de ce qu'il faut dire aux parents et comment ; suivez les règles de l'établissement et le jugement de la personne responsable.

Par ailleurs, la façon de désigner les élèves (par leur vrai nom ou par un code) suit les règles de l'établissement, comme indiqué plus haut.

Pour le reste, il y a les noms des parents, les adresses et coordonnées comme les numéros de téléphone et adresses électroniques des élèves et des parents.

Il y a aussi le détail des notes, la situation familiale et les descriptions détaillées de la santé ou des inquiétudes.

Ils ne doivent pas être inscrits dans le rapport quotidien.

Ils sont traités dans les registres établis, selon les règles de l'établissement et sa politique de traitement des informations personnelles.

Les informations sur les clés des locaux ou sur la gestion des entrées et sorties n'ont pas non plus leur place dans le rapport quotidien.

Dans le rapport quotidien, il suffit d'écrire la situation et son propre constat, par exemple « remarqué un changement dans l'état d'un élève au milieu du cours ».

Il est important de ne pas trancher la cause ou la responsabilité dans le rapport quotidien et de ne pas écrire d'une manière qui accuse un élève, un parent ou un autre enseignant.

Le rapport quotidien est le point où l'on remarque quelque chose ; ce n'est pas la réponse elle-même.

Une courte ligne comme « signalé au responsable » permet au lecteur de vérifier que le point a bien rejoint le traitement officiel.

Le responsable de l'établissement lit les rapports des enseignants qui ont donné cours dans la journée. Vouloir tout lire en profondeur n'est pas tenable.

Commencez donc par A (ce que l'on fera ensuite). Puis regardez C (ce que l'on a constaté), les transmissions et la rubrique des demandes de conseil.

C'est pour voir s'il y a quelque chose sur quoi aider. Ou quelque chose à décider sur l'enseignant du prochain cours ou l'emploi du temps.

Ou quelque chose que l'établissement doit prendre en charge comme contact avec les parents.

Les commentaires sont plus faciles à tenir lorsqu'ils reconnaissent un fait en une phrase et ajoutent une seule question ou une seule prochaine action.

Par exemple : « Merci d'avoir repéré que le blocage porte sur l'idée de pour un. Regardons ensemble quels deux exercices de vérification prendre la prochaine fois. » Dans les établissements où un même élève est suivi par des enseignants différents selon les jours, ou où les enseignants ne sont presque jamais tous là en même temps, le rapport quotidien devient aussi un lieu où les enseignants se transmettent les blocages des élèves et leurs idées pour enseigner.

Des chiffres comme les notes des élèves ou le nombre de cours de chaque enseignant comptent. Mais il y a une condition pour que chacun écrive honnêtement.

C'est de traiter le rapport quotidien comme un outil pour recueillir tôt les constats de l'établissement.

Et non pour comparer les enseignants ou noter les cours. Une fois par semaine, mettez côte à côte les rapports de la semaine et faites le bilan.

Les discuter au format KPT (Keep, Problem, Try), c'est voir si le même blocage revient sur le même chapitre.

C'est aussi voir ce qu'ont donné les façons d'expliquer et de donner les devoirs essayées.

Le constat d'un enseignant se transforme ainsi en révision de la façon d'enseigner de tout l'établissement.

Avec la synthèse hebdomadaire de norolu PDCA, vous pouvez aussi revoir d'un coup les constats d'une semaine.

Même si un rapport manque un jour, commencez par en demander la raison plutôt que de reprocher.

Vérifiez aussi si les rubriques et l'heure de rédaction conviennent au déroulement des cours.

Dans norolu PDCA, l'IA est une assistante qui aide à rédiger des brouillons de rapports, à poser des questions qui invitent à la réflexion et à produire des synthèses hebdomadaires.

Cette limite ne change pas dans les écoles de soutien scolaire ni pour les cours particuliers. L'IA peut mettre en forme les notes brèves d'un enseignant.

Elle peut aussi faire ressortir les blocages et les demandes de conseil qui reviennent au fil d'une semaine de rapports.

Mais il y a des décisions, comme la façon de modifier le déroulement des cours ou la répartition des enseignants.

Il y a aussi la façon de réagir aux remarques des parents, au malaise d'un élève ou aux inquiétudes qu'il confie.

Il y a enfin ce qu'il faut dire aux parents. Elles reviennent au responsable de l'établissement ou à la personne responsable.

Il est rassurant de désigner les élèves (par leur vrai nom ou par un code) comme le prévoient les règles de l'établissement.

Il est aussi rassurant de traiter les autres informations personnelles des élèves et des parents dans les registres établis.

C'est selon les règles de l'établissement et sa politique de traitement des informations personnelles, en les laissant hors du rapport quotidien.

De plus, norolu PDCA est conçu pour que les données des rapports quotidiens soient enregistrées dans le propre Google Drive (feuille de calcul).

C'est le Drive de l'entreprise qui l'utilise, c'est-à-dire la vôtre.

C'est selon une approche de conservation minimale des données qui n'accumule pas d'informations de notre côté.

Le tenir à part des registres établis, dans un format court, avec des rapports qui reçoivent une réponse.

Il y a les petits constats quotidiens faits en cours. Nous pensons que cette habitude constante est le socle qui les transforme en action du prochain cours.

Nous pensons qu'elle est aussi le socle qui les transforme en un meilleur enseignement dans tout l'établissement.