Como escrever o relatório diário de professores de cursinho de reforço e aulas particulares: separá-lo dos relatórios de aula e das fichas dos alunos e transformar as dificuldades de cada aluno e as passagens de informação no passo da próxima aula

O relatório diário de professores de cursinhos de reforço e de aulas particulares tende a virar uma lista.

É uma lista de até onde se avançou e de qual lição de casa foi passada.

Por exemplo, «matemática do segundo ano do ensino fundamental II, avançamos duas páginas de problemas de sistemas de equações; lição de casa: apostila, página 10».

O registro do avanço é indispensável, mas sozinho não captura com qual explicação o aluno travou e com qual estímulo começou a resolver.

Também não captura o que se vai tentar mudar na próxima aula. Além disso, os cursinhos já têm registros exigidos por suas regras.

Por exemplo, um relatório para cada aula, uma ficha para cada aluno, os registros de resultados de provas e simulados.

Também as atas das reuniões com os responsáveis e o caderno de passagem de informação da unidade.

Por isso o relatório diário facilmente parece uma tarefa de escrever a mesma coisa de novo.

Nos dias com aulas seguidas, ele é escrito às pressas depois da última.

Se a coordenação nunca responde, os professores acabam se contentando com uma única linha como «nada em especial».

Em termos de PDCA, o relatório para no Do, o registro do que aconteceu, enquanto o Check e o Act se perdem.

Este artigo mostra como reposicionar o relatório diário. De uma cópia do avanço e da lição de casa para uma ferramenta que permite rever as aulas do dia.

Essa ferramenta permite transformá-las na próxima aula e em aprendizado para toda a unidade.

O relatório diário de que falamos não substitui os relatórios de aula nem as fichas dos alunos; é uma reflexão curta para passar percepções aos colegas e à coordenação.

Escrever relatórios diários também não é uma promessa de que as notas dos alunos vão subir.

Leia isto como uma reflexão sobre o sistema, e não como uma forma de culpar alguém.

O relatório diário de um professor é mais fácil de manter quando os campos se limitam mais ou menos ao seguinte.

(1) O objetivo da aula de hoje, ou seja, em qual conteúdo ou momento se vai testar qual forma de explicar ou de propor exercícios.

(2) Como foi na prática, ou seja, os momentos em que o aluno começou a resolver sozinho e aqueles em que a explicação não chegou.

(3) A compreensão e a lição de casa de cada aluno, uma linha por aluno atendido. Ou seja, onde travou e se a lição passada e sua quantidade foram adequadas.

(4) O essencial do que se quer que os responsáveis saibam, como o andamento do estudo em casa ou o que se quer tratar na próxima reunião.

Isso segue as regras da unidade sobre quem passa a informação e como.

(5) As passagens de informação para a coordenação ou para o professor que vai atender o aluno em seguida.

(6) O que preocupa e a quem se quer consultar sobre o quê. (7) O primeiro passo da próxima aula.

O ponto central é não repetir no relatório diário o que pertence aos relatórios de aula ou às fichas dos alunos.

Limite-o à reflexão sobre a própria forma de ensinar, às percepções que se quer compartilhar com a unidade e às consultas.

Há percepções como «nas demonstrações de geometria, muitos alunos deslancharam quando decidimos juntos a primeira linha».

Ou como «nas semanas com muita lição de casa, a correção dos erros parece ficar para depois».

Ou como «quando entra uma aula de reposição, é difícil ver como ela se liga à explicação do professor anterior».

Elas raramente cabem nos itens dos registros estabelecidos e só podem ser captadas no relatório diário.

Há a forma de se referir aos alunos no relatório diário, pelo nome real ou por um código definido pela unidade.

Ela deve seguir as regras da unidade e sua política de tratamento de informações pessoais.

Campos demais alongam o tempo de escrita e acabam em mais espaços em branco. Comece com uns cinco e ajuste-os ouvindo os professores.

O formato do norolu PDCA tem cinco partes: P (o objetivo de hoje), D (o que se fez de fato), C (o que se percebeu), A (o que se fará a seguir) e o P seguinte.

Veja o exemplo de um professor que dá aulas particulares de matemática para o ensino fundamental II (o conteúdo e os números são um exemplo fictício para ilustração).

P: «Nos problemas de função afim, pedir que o aluno faça uma tabela antes de montar a equação, para que chegue sozinho à equação».

D: «Dos dois alunos atendidos, um montou a equação a partir da tabela, mas o outro parou depois de fazer a tabela, sem saber qual número usar como coeficiente angular. Enquanto eu acrescentava explicações, o tempo se estendeu e só conseguimos fazer um dos exercícios de verificação previstos».

C: «O aluno que parou não parecia travar na leitura da tabela, mas na ideia de quanto o valor aumenta para cada um. Em vez de acrescentar explicações, talvez tivesse sido melhor reduzir a uma única pergunta e esperar a resposta».

A: «No começo da próxima aula, passar só dois exercícios curtos que verifiquem a ideia de para cada um e reservar tempo para esperar as respostas».

P seguinte: «Começar verificando o para cada um e depois deixar o aluno montar sozinho a equação de um problema».

O segredo para ligar ao P seguinte é escrever A como uma única coisa concreta a fazer em seguida.

Em vez de «procurar explicar com clareza», escreva «passar dois exercícios de verificação e esperar», e o relatório seguinte poderá conferir se foi feito.

O avanço e as páginas da lição de casa vão no relatório de aula ou na ficha do aluno; o relatório diário guarda as ideias testadas no próprio ensino.

De uma a três linhas por campo é suficiente.

Nos cursinhos de reforço, as aulas também podem ser dadas por estudantes universitários que trabalham meio período.

Também podem ser dadas por professores que chegaram há pouco ou por professores que dão só algumas aulas por semana.

Para eles, o relatório diário também pode ser um lugar para levantar dúvidas cedo em vez de carregá-las sozinhos (um exemplo fictício para ilustração).

P: «Na aula de inglês, começar verificando as palavras que o aluno errou no último teste rápido».

D: «O aluno disse que o conteúdo da próxima prova bimestral da escola é diferente do ponto em que estamos no curso e pediu para estudar isso primeiro. Sem saber o que priorizar, segui como planejado, mas o aluno não parecia envolvido».

C: «Eu ainda não conhecia bem as regras desta unidade sobre se é possível mudar o conteúdo da aula antes das provas da escola, nem a quem perguntar. Também fiquei em dúvida sobre até que ponto podia atender na hora ao pedido de um aluno».

A: «Antes do meu próximo turno, perguntar à coordenação como as aulas devem ser conduzidas antes das provas da escola e anotar o pedido do aluno no campo de passagem de informação».

Escrever as dúvidas não serve para relatar o que não se sabe fazer, e sim para que a unidade possa ajudar mais cedo.

A coordenação ou professores mais experientes podem primeiro reconhecer em uma frase que o professor escreveu aquilo.

Depois podem responder com uma única pista útil. Quando é assim, os professores se sentem seguros para escrever onde têm dúvidas.

Quanto mais difícil for achar tempo para conversar entre as aulas, mais ajuda uma única linha no relatório diário.

Mantenha poucos campos para que também possam escrever os que dão só algumas aulas por semana, e evite respostas que censurem quem escreveu sobre seus tropeços.

Os cursinhos de reforço já têm registros estabelecidos.

Um relatório para cada aula, uma ficha para cada aluno, os registros de resultados de provas e simulados.

As atas das reuniões com os responsáveis, os registros de entrada, saída e presença.

O caderno de passagem de informação da unidade e o controle de ponto dos professores.

Eles são mantidos cada um em seu lugar, com base nas regras da unidade ou da empresa que a administra.

Também são mantidos com base em sua política de tratamento de informações pessoais e nos procedimentos definidos.

Quais registros manter, com quais itens e por quanto tempo varia conforme o tamanho da unidade e a forma de funcionamento.

O relatório diário não os substitui.

Considere um relatório diário em que se escreve apenas «por favor, falar com os responsáveis sobre a quantidade de lição de casa».

Isso não vale como contato oficial com os responsáveis nem como ata de reunião. A divisão básica é esta.

Os fatos sobre o avanço, as notas e a presença de cada aluno, e sobre as conversas com os responsáveis, vão para os registros estabelecidos.

Esses registros são mantidos conforme os procedimentos definidos.

Enquanto isso, o relatório diário guarda a reflexão sobre as próprias aulas, as percepções, o essencial das passagens de informação e os próximos passos.

Quando o relatório diário mencionar esses registros, não repita os detalhes.

Basta uma nota curta como «registrado na ficha do aluno» ou «registrado no caderno de passagem de informação».

Quem entra em contato com os responsáveis e por qual meio também segue as regras da unidade e o julgamento da coordenação.

Traçar essa linha desde o início reduz o trabalho de escrever duas vezes a mesma coisa.

Também mantém o relatório diário como um espaço de reflexão, e não como uma duplicata dos registros.

No campo C aparecem às vezes anotações como «um aluno parecia não estar bem durante a aula».

Ou como «um responsável comentou sobre a quantidade de lição de casa». Ou como «um aluno me confidenciou preocupações sobre os relacionamentos na escola».

Não deixe que terminem no relatório diário; ligue-as aos procedimentos definidos pela unidade.

Quando receber um comentário ou uma reclamação de um responsável, não espere a hora de escrever o relatório diário.

Quando perceber que um aluno se machucou ou está passando mal ou que algo na sala pode causar um acidente ou uma lesão, também não espere.

Quando um aluno lhe confidenciar uma preocupação séria, também não espere nem carregue isso sozinho.

Avise imediatamente a coordenação ou outra pessoa responsável e aja conforme os procedimentos da unidade.

Não decida sozinho como responder nem o que dizer aos responsáveis e de que forma; siga as regras da unidade e o julgamento da pessoa responsável.

Além disso, a forma de se referir aos alunos (pelo nome real ou por um código) segue as regras da unidade, como dito acima.

Quanto ao resto, há nomes dos responsáveis, endereços e contatos como números de telefone e e-mails de alunos e responsáveis.

Há também o detalhe das notas, a situação familiar e descrições detalhadas sobre saúde ou preocupações. Eles não devem ser escritos no relatório diário.

São tratados nos registros estabelecidos, conforme as regras da unidade e sua política de tratamento de informações pessoais.

Informações sobre as chaves da sala ou o controle de entrada e saída também não entram no relatório diário.

No relatório diário basta escrever a situação e a própria percepção, como «percebi uma mudança no estado de um aluno no meio da aula».

É importante não definir a causa ou a responsabilidade no relatório diário e não escrever de modo a culpar um aluno, um responsável ou outro professor.

O relatório diário é o ponto em que algo é percebido, e não a resposta em si.

Uma linha curta como «comunicado à coordenação» permite a quem lê conferir que o assunto chegou à resposta formal.

A coordenação da unidade lê os relatórios dos professores que deram aula no dia. Tentar ler todos a fundo não é sustentável.

Por isso, comece por A (o que se fará a seguir).

Depois veja C (o que se percebeu), as passagens de informação e o campo de consultas para verificar se há algo em que deva ajudar.

Veja também se há algo a decidir sobre quem dá a próxima aula ou sobre a grade de horários.

Ou se há algo que a unidade deva assumir como contato com os responsáveis.

Os comentários são mais fáceis de manter quando reconhecem um fato em uma frase e acrescentam uma única pergunta ou um único próximo passo.

Por exemplo: «Obrigado por perceber que a dificuldade está na ideia de para cada um. Vamos ver juntos quais dois exercícios de verificação usar na próxima vez».

Há unidades em que o mesmo aluno tem aula com professores diferentes conforme o dia.

Há também unidades em que os professores quase nunca estão todos presentes ao mesmo tempo.

Nelas, o relatório diário também se torna um lugar para os professores passarem uns aos outros as dificuldades dos alunos e as ideias para ensinar.

Números como as notas dos alunos ou a quantidade de aulas de cada professor importam.

Mas trate o relatório diário como uma ferramenta para captar cedo as percepções da unidade.

E não como uma ferramenta para comparar professores ou dar nota às aulas. Essa é a condição para que as pessoas escrevam com sinceridade.

Uma vez por semana, coloque lado a lado os relatórios da semana e faça a revisão. Discuta-os no formato KPT (Keep, Problem, Try).

Veja se a mesma dificuldade se repete no mesmo conteúdo e como funcionaram as formas de explicar e de passar lição de casa que foram testadas.

Discuti-los assim transforma a percepção de um professor em uma revisão de como toda a unidade ensina.

Com o resumo semanal do norolu PDCA, também é possível rever de uma vez as percepções de uma semana.

Mesmo que falte o relatório de algum dia, comece perguntando o motivo em vez de cobrar, e verifique se os campos e o horário de escrita combinam com o ritmo das aulas.

No norolu PDCA, a IA é uma assistente que ajuda a rascunhar relatórios, a fazer perguntas que estimulam a reflexão e a preparar resumos semanais.

Essa linha não muda nos cursinhos de reforço nem nas aulas particulares. A IA pode organizar as anotações curtas de um professor.

Também pode destacar as dificuldades e as consultas que se repetem ao longo de uma semana de relatórios.

Mas há decisões, como mudar a condução das aulas ou a distribuição dos professores.

Também há decisões como agir diante dos comentários dos responsáveis, do mal-estar de um aluno ou das preocupações que ele confidencie.

E também o que comunicar aos responsáveis. Essas decisões são tomadas pela coordenação ou pela pessoa responsável.

Traz tranquilidade referir-se aos alunos (pelo nome real ou por um código) como as regras da unidade indicarem.

Também traz tranquilidade tratar as demais informações pessoais de alunos e responsáveis nos registros estabelecidos.

Isso conforme as regras da unidade e sua política de tratamento de informações pessoais, deixando-as fora do relatório diário.

O norolu PDCA foi projetado para que os dados dos relatórios diários sejam registrados no próprio Google Drive (planilha) da empresa que o utiliza.

Ou seja, o Drive da sua empresa. Ele segue uma abordagem de retenção mínima de dados que não acumula informações do nosso lado.

Mantê-lo separado dos registros estabelecidos, com um formato curto e com relatórios que recebem resposta.

Acreditamos que esse hábito constante é a base para transformar as pequenas percepções diárias em aula no passo da próxima aula.

Também é a base para transformá-las em um ensino melhor em toda a unidade.