Comment rédiger le rapport quotidien du personnel de crèche : le séparer du journal de la section et du cahier de liaison avec les familles, et transformer les constats du quotidien en action du lendemain

Les rapports quotidiens des crèches et de leur personnel ont tendance à devenir une liste des activités de la journée et des tâches terminées.

Par exemple : « le matin, promenade ; l'après-midi, activité manuelle ; rien de particulier ». Le relevé des activités compte.

Mais à lui seul, il ne dit pas ce qui a bien fonctionné et ce qui a fait hésiter dans la relation avec les enfants.

Il ne dit pas non plus ce que l'on essaiera de changer dans l'accueil de demain.

De plus, les crèches disposent déjà de registres établis par la réglementation ou par les règles de l'établissement.

Par exemple, le journal de la section, le cahier de liaison avec les familles.

Il y a aussi les projets d'activités mensuels et hebdomadaires et les dossiers de chaque enfant.

Si bien que le rapport quotidien ressemble facilement à la tâche de réécrire la même chose.

Par exemple, il est rédigé à la hâte après le départ des enfants ou en fin de journée. Et personne parmi ceux qui le lisent ne répond.

Si c'est le cas, les rédacteurs finissent par se contenter d'une seule ligne du type « rien de particulier ».

En termes de PDCA, le rapport s'arrête au Do, le relevé de ce qui s'est passé, et le Check et l'Act disparaissent.

Cet article propose de repositionner le rapport quotidien.

Passer d'une copie des registres établis à un outil pour revenir sur ce que l'on a constaté dans l'accueil de la journée.

Et en faire l'accueil du lendemain et un apprentissage pour l'équipe.

Le rapport quotidien dont il est question ici ne remplace ni le journal de la section ni le cahier de liaison.

C'est une courte réflexion pour transmettre des constats d'un membre de l'équipe à un autre.

Lisez-le comme une réflexion sur le système, et non comme une mise en cause de qui que ce soit.

Le rapport quotidien d'une professionnelle ou d'un professionnel de crèche se tient plus facilement lorsque les champs se limitent à peu près à ceci.

(1) L'objectif du jour, c'est-à-dire à quels moments on essaiera quelle façon d'accompagner les enfants ou quel changement dans l'environnement.

(2) Ce que cela a donné en réalité, c'est-à-dire ce qui a fonctionné et ce qui ne s'est pas passé comme prévu. (3) Ce que l'on a constaté dans la journée.

Par exemple, des moments où le passage d'une activité à l'autre prend beaucoup de temps, des jeux dans lesquels les enfants se sont plongés.

Ou des difficultés liées à la circulation dans la salle ou à l'endroit où le matériel est rangé. (4) Ce que l'on veut partager avec l'équipe.

Par exemple, ce qu'il faut transmettre entre les personnes qui s'occupent d'une même section ou entre l'équipe du matin et celle du soir.

(5) Ce qui pose problème et ce dont on veut parler, avec qui. (6) La première action de demain.

L'essentiel est de ne pas répéter dans le rapport quotidien ce qui relève du journal de la section ou des dossiers de chaque enfant.

Il est de le limiter à la réflexion sur sa propre relation avec les enfants, à ce que l'on veut partager avec l'équipe et aux demandes de conseil.

À l'inverse, voici des constats. Le premier : « annoncer l'activité suivante avant le rangement a rendu la transition plus fluide ».

Le deuxième : « chacun suivait des étapes différentes pour se préparer avant de sortir dans la cour, et les enfants étaient perdus ».

Ils trouvent rarement leur place dans les registres établis et ne peuvent être recueillis que dans le rapport quotidien.

Il est utile aussi de convenir que l'on n'écrit pas le nom des enfants dans le rapport quotidien.

Il est utile de convenir aussi que l'on décrit plutôt les situations, comme « toute la section » ou « quelques enfants ».

C'est afin de ne pas y faire entrer d'informations personnelles. Trop de champs allongent le temps de rédaction et multiplient les cases vides.

Commencez avec environ cinq champs et ajustez-les en écoutant l'équipe.

Le format de norolu PDCA comporte cinq parties. P (l'objectif du jour), D (ce qui a réellement été fait), C (ce que l'on a constaté).

A (ce que l'on fera ensuite) et le P du lendemain.

Voici l'exemple d'une professionnelle responsable d'une section d'enfants de deux ans (le contenu et les chiffres sont un exemple fictif à titre d'illustration).

P : « Au retour de la promenade, passer calmement du lavage des mains au déjeuner. » D : « J'ai invité les enfants à se laver les mains dès notre retour, mais l'endroit où l'on enlève les chaussures et l'espace devant les lavabos ont été encombrés, et il a fallu environ 20 minutes avant de pouvoir commencer à préparer le déjeuner. L'attente s'est allongée et certains enfants se sont mis à courir dans la salle. » C : « Tout le monde s'était dirigé vers les lavabos en même temps. Ma collègue de la section et moi n'avions pas décidé à l'avance qui serait où à chaque moment. » A : « Demain, répartir les enfants en deux groupes avant de rentrer, et nous partager avec ma collègue entre les lavabos et la salle. » P du lendemain : « Faire le lavage des mains par groupes et raccourcir l'attente. » L'astuce pour faire le lien avec le P du lendemain consiste à écrire le A comme une seule chose concrète à faire ensuite.

Plutôt que « créer un rythme de journée apaisé », écrivez « répartir en deux groupes et nous partager les espaces », et le rapport du lendemain pourra vérifier si cela a été fait.

Le développement de chaque enfant se consigne dans le journal de la section ou dans les dossiers individuels.

Le rapport quotidien garde les idées que l'on a essayées dans sa propre relation avec les enfants. Une à trois lignes par champ suffisent.

Il y a les professionnelles et professionnels nouvellement arrivés et le personnel auxiliaire à temps partiel.

Il y a aussi les personnes qui ne connaissent pas encore bien une section.

Pour eux, le rapport quotidien peut aussi être un lieu où exprimer tôt ses doutes et ses inquiétudes au lieu de les porter seul.

(Un exemple fictif à titre d'illustration).

P : « Pendant le jeu libre de l'après-midi, faire attention à l'endroit d'où j'observe les enfants sans trop entrer dans leur jeu. » D : « Quand des enfants ont commencé à se disputer des jouets pendant le jeu de construction, je suis intervenue tout de suite, mais je ne savais pas jusqu'où je devais les laisser régler la situation eux-mêmes. J'ai appelé une collègue plus expérimentée qui était à côté et nous avons observé ensemble. » C : « Je ne connaissais pas encore la position de la crèche sur jusqu'où observer ce genre de situation et à quel moment intervenir. C'était un moment chargé et je n'ai pas trouvé le bon moment pour demander. » A : « À la réunion de demain, demander à la personne référente comment réagir quand les enfants se disputent des jouets. » Écrire ses doutes ne sert pas à signaler ce que l'on ne sait pas faire, mais à permettre à l'équipe d'aider plus tôt.

Par exemple, la direction, la personne référente ou des collègues plus expérimentés reconnaissent d'abord en une phrase que cela a été écrit.

Puis ils répondent avec un seul indice utile. Lorsque c'est le cas, les membres de l'équipe se sentent en confiance pour écrire là où ils hésitent.

Gardez peu de champs pour que l'on puisse écrire même les jours de service court. Évitez les réponses qui reprochent d'avoir écrit ses faux pas.

Les crèches disposent déjà de registres établis.

Le journal de la section, le cahier de liaison avec les familles, les projets d'activités annuels, mensuels et hebdomadaires.

Les dossiers de chaque enfant, les relevés des observations de santé et des vérifications pendant la sieste.

Les registres de présence et des arrivées et départs, et le relevé du temps de travail du personnel.

Ils sont tenus chacun à leur place, sur la base de la réglementation, des exigences des collectivités locales, des règles de la crèche et des procédures établies.

Les registres à tenir, leurs rubriques et leur durée de conservation varient selon le type de structure, la collectivité locale et la politique de l'établissement.

Le rapport quotidien ne les remplace pas.

Partez du principe que le simple fait d'écrire « vérifications de la sieste, rien à signaler » dans un rapport quotidien n'en fait pas un registre officiel.

La répartition de base est la suivante.

Les faits sur l'état des enfants et le déroulement de l'accueil de la journée vont dans les registres établis, tenus selon les procédures prévues.

Le rapport quotidien, lui, contient la réflexion sur la propre relation de l'équipe avec les enfants, les constats et les prochaines actions.

Lorsqu'un rapport quotidien mentionne ces registres, n'en répétez pas le détail.

Une courte mention comme « noté dans le journal de la section » ou « transmis à la famille dans le cahier de liaison » suffit.

Tracer cette limite dès le départ réduit la charge d'écrire deux fois la même chose.

Cela préserve aussi le rapport quotidien comme un lieu de réflexion plutôt que comme un doublon des registres.

Pour savoir quel registre tenir où, suivez les règles de votre collectivité locale et de votre crèche ainsi que l'avis de la direction ou de la personne responsable.

Des notes comme « un enfant est tombé dans la cour et s'est écorché le genou » apparaissent parfois dans le champ C.

Il y a aussi « au moment du départ, une famille m'a fait part d'une question qui m'a inquiétée ». Ou « un enfant semblait avoir un bleu inhabituel ».

Ne les laissez pas s'arrêter au rapport quotidien ; reliez-les aux procédures que la crèche a établies.

Par exemple, vous remarquez une blessure chez un enfant, un changement de son état de santé, un accident ou un incident évité de justesse.

Lorsque c'est le cas, n'attendez pas de rédiger le rapport quotidien.

Prévenez immédiatement la direction, la personne référente ou la personne responsable par la voie prévue.

Signalez et consignez aussi les faits selon les procédures de la crèche.

Lorsque vous remarquez des signes qui pourraient faire soupçonner une maltraitance, ne jugez pas seul non plus.

Ne tirez pas de conclusion dans le rapport quotidien. Lorsque c'est le cas, prévenez immédiatement la direction ou la personne responsable.

C'est afin que l'enregistrement et le contact avec les services compétents se fassent selon les procédures de la crèche.

Au Japon, si vous avez le sentiment que les choses n'avancent pas au sein de la crèche, vous pouvez aussi vous adresser au guichet de votre commune.

Si c'est le cas, au Japon, vous pouvez aussi vous adresser à un centre de consultation pour l'enfance (numéro national 189).

Les services à contacter varient d'un pays à l'autre.

Pour savoir comment réagir et qui contacter, suivez les règles de votre collectivité locale et de votre crèche ainsi que l'avis de la personne responsable.

Il est important de ne pas trancher la cause ou la responsabilité dans le rapport quotidien, et de ne pas écrire d'une manière qui fasse peser un soupçon sur une personne en particulier.

Il y a des informations qui permettent d'identifier des personnes ou qui demandent une attention particulière.

Par exemple, le nom des enfants et des familles, l'état de santé et les allergies ou la situation familiale.

Elles doivent rester hors du rapport quotidien et être traitées selon les registres établis et les règles de la crèche.

Le rapport quotidien est le point où l'on remarque quelque chose ; ce n'est pas la réponse elle-même.

Une courte ligne comme « signalé à la direction » permet au lecteur de vérifier que le point a bien rejoint la réponse officielle.

La direction et la personne référente lisent chaque jour les rapports de l'équipe. Vouloir tous les lire en détail n'est pas tenable.

Commencez donc par le A (ce que l'on fera ensuite). Puis regardez le C (ce que l'on a constaté) et le champ des demandes de conseil.

C'est pour voir s'il y a quelque chose pour lequel vous devez aider.

Ou quelque chose à décider sur l'organisation du personnel ou le déroulement de l'accueil du lendemain.

Les commentaires se tiennent plus facilement lorsqu'ils reconnaissent un fait en une phrase et ajoutent une seule question ou une seule action suivante.

Par exemple : « Merci d'avoir remarqué l'encombrement au lavage des mains. Partageons l'idée des groupes avec les autres sections à la réunion de demain. » Dans les crèches où chacun travaille à des horaires différents, comme l'équipe du matin et celle du soir, et où toute l'équipe est rarement réunie, le rapport quotidien devient aussi un lieu où transmettre des constats d'une équipe à l'autre.

Cela dit, il y a une condition pour que chacun écrive honnêtement.

C'est de traiter le rapport quotidien comme un outil pour recueillir tôt les constats de l'accueil au quotidien.

Et non pour comparer les membres de l'équipe entre eux ni pour noter la qualité de leur travail.

Une fois par semaine, mettez côte à côte les rapports de la semaine et faites le point.

Les discuter au format KPT (Keep, Problem, Try), c'est vérifier si des moments de précipitation ou des hésitations reviennent aux mêmes heures.

Ou s'ils reviennent dans les mêmes situations.

C'est aussi vérifier comment ont fonctionné les façons d'accompagner les enfants et les changements d'environnement essayés.

On transforme ainsi le constat d'une personne en une amélioration de la façon dont toute la crèche organise l'accueil au quotidien.

Avec la synthèse hebdomadaire de norolu PDCA, vous pouvez aussi revoir d'un coup les constats d'une semaine.

Même si un rapport manque un jour, commencez par demander pourquoi plutôt que de reprocher.

Vérifiez aussi si les champs et le moment de rédaction correspondent au déroulement de la journée de travail.

Dans norolu PDCA, l'IA est une assistante qui aide à rédiger des brouillons de rapports, à poser des questions qui invitent à la réflexion et à produire des synthèses hebdomadaires.

Cette limite ne change pas en crèche. L'IA peut mettre en forme les notes brèves d'un membre de l'équipe.

Elle peut aussi faire ressortir les moments de précipitation et les demandes de conseil qui reviennent au fil d'une semaine de rapports.

Mais il y a des décisions, comme la façon de modifier le déroulement de l'accueil ou l'organisation du personnel.

Il y a aussi la manière de répondre aux enfants et aux familles.

Il y a enfin la façon de faire face aux blessures, aux accidents ou aux signes préoccupants. Elles reviennent à la direction ou à la personne responsable.

Il est rassurant de laisser hors du rapport quotidien les informations qui permettent d'identifier des personnes.

Par exemple, le nom, l'état de santé ou la situation familiale des enfants et des familles.

De plus, norolu PDCA est conçu pour que les données des rapports quotidiens soient enregistrées dans le propre Google Drive (feuille de calcul).

C'est le Drive de l'entreprise qui l'utilise, c'est-à-dire la vôtre.

C'est selon une approche de conservation minimale des données qui n'accumule pas d'informations de notre côté.

Le tenir à part des registres établis, dans un format court, avec des rapports qui reçoivent une réponse.

Il y a les petits constats quotidiens de l'accueil des enfants.

Nous pensons que cette habitude constante est le socle qui les transforme en action du lendemain.

Nous pensons qu'elle est aussi le socle qui les transforme en une meilleure façon de travailler en équipe.