Tagesberichte für pädagogische Fachkräfte in der Kita schreiben – getrennt vom Gruppentagebuch und vom Mitteilungsheft für die Eltern Beobachtungen aus dem Kita-Alltag in den nächsten Schritt von morgen überführen

Tagesberichte aus Kitas und von pädagogischen Fachkräften werden leicht zu einer Liste der Aktivitäten des Tages und der erledigten Aufgaben.

Ein Beispiel ist „Vormittags Spaziergang, nachmittags Basteln, keine besonderen Vorkommnisse“. Eine Aufzeichnung der Aktivitäten ist wichtig.

Allein hält sie aber nicht fest, was im Umgang mit den Kindern gut gelungen ist und wo man unsicher war.

Sie hält auch nicht fest, was man in der Betreuung von morgen anders versuchen will.

Hinzu kommt, dass es in der Kita bereits feste Aufzeichnungen gibt, die durch Vorschriften oder die Regeln der Einrichtung bestimmt sind.

Dazu gehören etwa das Gruppentagebuch, das Mitteilungsheft für die Eltern, die Monats- und Wochenplanung und die Unterlagen zu jedem einzelnen Kind.

Der Tagesbericht wirkt dadurch leicht wie die Aufgabe, dasselbe noch einmal aufzuschreiben.

Zum Beispiel wird er in Eile geschrieben, wenn die Kinder schon abgeholt sind oder der Dienst endet. Und niemand, der ihn liest, antwortet.

Wenn das so ist, begnügen sich die Schreibenden nach und nach mit einer einzigen Zeile wie „nichts Besonderes“.

In PDCA-Begriffen bleibt der Bericht beim Do stehen, der Aufzeichnung dessen, was geschehen ist, während Check und Act wegfallen.

Dieser Artikel zeigt, wie man den Tagesbericht neu verortet.

Es geht weg von einer Kopie der festen Aufzeichnungen, hin zu einem Werkzeug, mit dem man auf die Beobachtungen aus der Betreuung des Tages zurückblickt.

Man überführt sie in die Betreuung des nächsten Tages und in Lernen für das Team.

Gemeint ist hier kein Ersatz für das Gruppentagebuch oder das Mitteilungsheft.

Gemeint ist ein kurzer Rückblick, mit dem Beobachtungen von einer Fachkraft zur nächsten weitergegeben werden.

Bitte lesen Sie ihn als Überlegung zum System, nicht als Schuldzuweisung an irgendjemanden.

Der Tagesbericht einer pädagogischen Fachkraft lässt sich leichter durchhalten, wenn die Felder ungefähr auf Folgendes beschränkt werden.

(1) Das heutige Ziel, also in welchen Situationen man welche Art der Begleitung oder welche Veränderung der Umgebung ausprobiert.

(2) Wie es tatsächlich gelaufen ist, also was funktioniert hat und was nicht wie erhofft lief.

(3) Was im Laufe des Tages aufgefallen ist, etwa Situationen, in denen der Übergang von einer Aktivität zur nächsten lange dauert.

Ein weiteres Beispiel sind Spiele, in die die Kinder ganz vertieft waren.

Weitere Beispiele sind Schwierigkeiten mit den Laufwegen im Gruppenraum oder dem Platz, an dem Materialien aufbewahrt werden.

(4) Was man mit dem Team teilen möchte, etwa was zwischen den Fachkräften einer Gruppe oder zwischen Früh- und Spätdienst weitergegeben werden soll.

(5) Was einen beschäftigt und was man mit wem besprechen möchte. (6) Der erste Schritt für morgen.

Entscheidend ist, im Tagesbericht nicht zu wiederholen, was ins Gruppentagebuch oder in die Unterlagen zu jedem Kind gehört.

Entscheidend ist, ihn auf den Rückblick auf den eigenen Umgang mit den Kindern zu beschränken.

Er beschränkt sich auch auf das, was man im Team teilen möchte, und auf den Gesprächsbedarf.

Umgekehrt gibt es Beobachtungen wie „als wir die nächste Aktivität schon vor dem Aufräumen angekündigt haben, ging der Übergang leichter“.

Ein weiteres Beispiel ist „beim Fertigmachen für den Garten ist jede Fachkraft anders vorgegangen, und die Kinder waren verunsichert“.

Sie landen selten in den festen Aufzeichnungen und lassen sich nur im Tagesbericht erfassen.

Hilfreich ist auch die Vereinbarung, im Tagesbericht keine Namen von Kindern zu schreiben und stattdessen Situationen zu beschreiben.

Beispiele sind „die ganze Gruppe“ oder „einige Kinder“. Dadurch gelangen keine personenbezogenen Angaben hinein.

Zu viele Felder verlängern die Schreibzeit und führen zu mehr leeren Stellen.

Beginnen Sie mit etwa fünf Feldern und passen Sie sie an, während Sie dem Team zuhören.

Das Format von norolu PDCA hat fünf Teile.

Das sind P (das heutige Ziel), D (was tatsächlich getan wurde), C (was aufgefallen ist), A (was als Nächstes getan wird) und das P des nächsten Tages.

Hier ein Beispiel einer Fachkraft, die eine Gruppe mit Zweijährigen leitet (Inhalt und Zahlen sind ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Nach der Rückkehr vom Spaziergang ruhig vom Händewaschen zum Mittagessen übergehen.“ D: „Ich habe die Kinder gleich nach der Rückkehr zum Händewaschen gebeten, aber der Platz zum Schuhe-Ausziehen und der Bereich vor den Waschbecken waren voll, und es dauerte etwa 20 Minuten, bis wir mit den Vorbereitungen für das Mittagessen beginnen konnten. Die Wartezeit wurde lang, und einige Kinder fingen an, durch den Gruppenraum zu rennen.“ C: „Alle sind gleichzeitig zu den Waschbecken gegangen. Die zweite Fachkraft der Gruppe und ich hatten vorher nicht abgesprochen, wer in welchem Moment wo ist.“ A: „Morgen die Kinder schon vor dem Rückweg in zwei Gruppen aufteilen und uns mit der zweiten Fachkraft auf die Waschbecken und den Gruppenraum verteilen.“ P des nächsten Tages: „Das Händewaschen in Gruppen organisieren und die Wartezeit verkürzen.“ Der Kniff für die Verbindung zum P des nächsten Tages besteht darin, A als eine einzige konkrete nächste Handlung zu schreiben.

Statt „einen ruhigen Tagesablauf schaffen“ schreiben Sie „in zwei Gruppen aufteilen und die Bereiche unter uns verteilen“.

Dann kann der Bericht des nächsten Tages prüfen, ob es erledigt wurde.

Die Entwicklung jedes einzelnen Kindes gehört ins Gruppentagebuch oder in die individuellen Unterlagen.

Der Tagesbericht hält fest, was man im eigenen Umgang mit den Kindern ausprobiert hat. Eine bis drei Zeilen pro Feld genügen.

Der Tagesbericht kann auch ein Ort sein, Unsicherheiten und Sorgen früh anzusprechen, statt sie allein mit sich herumzutragen.

Das gilt für neue pädagogische Fachkräfte, Ergänzungskräfte in Teilzeit oder Mitglieder, die eine Gruppe noch nicht gut kennen.

(Ein erfundenes Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Beim Freispiel am Nachmittag darauf achten, von wo aus ich die Kinder begleite, ohne mich zu sehr in ihr Spiel einzumischen.“ D: „Als sich beim Bauen mit Bausteinen einige Kinder um Spielzeug stritten, bin ich sofort dazwischengegangen, war aber unsicher, wie weit ich es den Kindern selbst überlassen sollte. Ich habe eine erfahrenere Kollegin in der Nähe dazugeholt, und wir haben die Situation gemeinsam beobachtet.“ C: „Ich kannte die Haltung der Kita noch nicht, wie weit man in solchen Situationen beobachtet und wann man eingreift. Es war eine hektische Zeit, und ich habe keinen Moment gefunden, um nachzufragen.“ A: „Bei der Teambesprechung morgen die stellvertretende Leitung fragen, wie man reagiert, wenn Kinder sich um Spielzeug streiten.“ Unsicherheiten aufzuschreiben dient nicht dazu, zu melden, was man nicht kann, sondern dazu, dass das Team früher helfen kann.

Gemeint sind die Kita-Leitung, die stellvertretende Leitung oder erfahrenere Kolleginnen und Kollegen.

Zum Beispiel erkennen sie zuerst in einem Satz an, dass es aufgeschrieben wurde. Dann antworten sie mit genau einem hilfreichen Hinweis.

Wenn das so ist, fühlen sich die Mitglieder sicher, ihre Unsicherheiten aufzuschreiben.

Halten Sie die Felder knapp, damit man auch an Tagen mit kurzem Dienst schreiben kann.

Vermeiden Sie Antworten, die jemandem vorwerfen, über seine Stolpersteine geschrieben zu haben.

In der Kita gibt es bereits feste Aufzeichnungen.

Dazu gehören das Gruppentagebuch, das Mitteilungsheft für die Eltern, die Jahres-, Monats- und Wochenplanung und die Unterlagen zu jedem einzelnen Kind.

Dazu kommen Aufzeichnungen über Gesundheitsbeobachtungen und über die Kontrollen während der Ruhezeit.

Dazu kommen auch Anwesenheits- sowie Bring- und Abholaufzeichnungen und die Arbeitszeiterfassung des Personals.

Sie werden jeweils an ihrem Ort geführt, auf Grundlage der Vorschriften, der Vorgaben der Kommune oder des Trägers, der Regeln der Kita und der festgelegten Abläufe.

Welche Aufzeichnungen mit welchen Angaben und wie lange aufzubewahren sind, hängt von der Art der Einrichtung, der Kommune und der Ausrichtung der Kita ab.

Der Tagesbericht ersetzt sie nicht.

Gehen Sie davon aus, dass ein bloßes „Kontrollen während der Ruhezeit, keine Auffälligkeiten“ im Tagesbericht keine offizielle Aufzeichnung ist.

Die grundlegende Aufteilung lautet so.

Fakten dazu, wie es den Kindern ging und wie die Betreuung des Tages verlief, gehören in die festen Aufzeichnungen, geführt nach den festgelegten Abläufen.

Der Tagesbericht dagegen enthält den Rückblick auf den eigenen Umgang des Teams mit den Kindern, Beobachtungen und nächste Schritte.

Wenn ein Tagesbericht diese Aufzeichnungen erwähnt, wiederholen Sie die Einzelheiten nicht.

Ein kurzer Vermerk wie „im Gruppentagebuch eingetragen“ oder „den Eltern über das Mitteilungsheft mitgeteilt“ genügt.

Wer diese Grenze von Anfang an zieht, verringert die Last, dasselbe zweimal aufzuschreiben.

Er erhält den Tagesbericht als Ort der Reflexion statt als Duplikat der Aufzeichnungen.

Welche Aufzeichnung wo geführt wird, richtet sich nach den Regeln Ihrer Kommune oder Ihres Trägers und Ihrer Kita und dem Urteil der Kita-Leitung oder der verantwortlichen Person.

Im Feld C tauchen manchmal Notizen auf wie „ein Kind ist im Garten hingefallen und hat sich das Knie aufgeschürft“.

Ein weiteres Beispiel ist „beim Abholen hat mich ein Elternteil mit einem Anliegen angesprochen, das mich beschäftigt“.

Ein drittes ist „ein Kind schien einen ungewöhnlichen blauen Fleck zu haben“.

Lassen Sie solche Punkte nicht im Tagesbericht enden, sondern verbinden Sie sie mit den Abläufen, die die Kita festgelegt hat.

Zum Beispiel bemerken Sie eine Verletzung eines Kindes, eine Veränderung seines Gesundheitszustands, einen Unfall oder einen Beinahe-Unfall.

Wenn das so ist, warten Sie nicht, bis Sie den Tagesbericht schreiben.

Informieren Sie in diesem Fall sofort auf dem festgelegten Weg die Kita-Leitung, die stellvertretende Leitung oder die verantwortliche Person.

Melden und dokumentieren Sie den Vorfall nach den Abläufen der Kita.

Wenn Sie Anzeichen bemerken, die auf eine Kindeswohlgefährdung hindeuten könnten, urteilen Sie ebenfalls nicht allein.

Ziehen Sie in diesem Fall im Tagesbericht keine Schlüsse. Informieren Sie in diesem Fall sofort die Kita-Leitung oder die verantwortliche Person.

Dadurch erfolgen die Dokumentation und die Kontaktaufnahme mit den zuständigen Stellen nach den Abläufen der Kita.

In Japan können Sie sich, wenn Sie den Eindruck haben, dass es innerhalb der Kita nicht vorangeht, auch an die zuständige Stelle Ihrer Gemeinde wenden.

In diesem Fall können Sie sich in Japan auch an ein Kinderberatungszentrum (landesweite Rufnummer 189) wenden.

An welche Stellen man sich wenden kann, ist von Land zu Land verschieden.

Wie zu reagieren ist und wer zu kontaktieren ist, richtet sich nach den Regeln Ihrer Kommune oder Ihres Trägers und Ihrer Kita und dem Urteil der verantwortlichen Person.

Wichtig ist auch, Ursache oder Verantwortung nicht im Tagesbericht festzulegen und nicht so zu schreiben, dass ein Verdacht auf eine bestimmte Person fällt.

Angaben, mit denen sich Personen erkennen lassen oder die besondere Sorgfalt verlangen, gehören nicht in den Tagesbericht.

Dazu gehören etwa Namen von Kindern und Eltern, Gesundheitszustand und Allergien oder familiäre Umstände.

Sie werden nach den festen Aufzeichnungen und den Regeln der Kita behandelt.

Der Tagesbericht ist der Punkt, an dem etwas bemerkt wird, nicht die Bearbeitung selbst.

Eine kurze Zeile wie „an die Kita-Leitung gemeldet“ lässt die Lesenden prüfen, ob der Punkt in die offizielle Bearbeitung gelangt ist.

Kita-Leitung und stellvertretende Leitung lesen jeden Tag die Berichte des Teams. Alle gründlich lesen zu wollen, ist auf Dauer nicht durchzuhalten.

Beginnen Sie deshalb mit A (was als Nächstes getan wird).

Prüfen Sie dann C (was aufgefallen ist) und das Feld für Gesprächsbedarf darauf, ob es etwas gibt, wobei Sie helfen sollten.

Prüfen Sie auch, ob es etwas gibt, das für die Personalplanung oder den Ablauf der Betreuung am nächsten Tag zu entscheiden ist.

Kommentare lassen sich leichter durchhalten, wenn sie eine Tatsache in einem Satz anerkennen und genau eine Frage oder einen nächsten Schritt hinzufügen.

Zum Beispiel: „Danke, dass dir das Gedränge beim Händewaschen aufgefallen ist. Lass uns die Idee mit den Gruppen morgen in der Teambesprechung auch mit den anderen Gruppen teilen.“ Der Tagesbericht wird auch zu einem Ort, an dem Beobachtungen über den Dienstwechsel hinweg weitergegeben werden.

Das gilt in Kitas, in denen die Fachkräfte zu unterschiedlichen Zeiten arbeiten, etwa im Früh- und Spätdienst, und das ganze Team selten zusammen ist.

Dennoch gibt es eine Voraussetzung für ehrliches Schreiben.

Man behandelt den Tagesbericht als Werkzeug, um Beobachtungen aus dem Kita-Alltag früh aufzugreifen.

Man behandelt ihn nicht als Werkzeug, um Fachkräfte miteinander zu vergleichen oder die Qualität ihrer Arbeit zu benoten.

Legen Sie einmal pro Woche die Berichte der Woche nebeneinander und blicken Sie zurück.

Wer sie im KPT-Format (Keep, Problem, Try) bespricht, macht aus der Beobachtung einer Person eine Verbesserung.

Gemeint ist eine Verbesserung der Art, wie die ganze Kita ihren Betreuungsalltag gestaltet.

Dabei prüft er, ob sich hektische Momente oder Unsicherheiten zu denselben Zeiten oder in denselben Situationen wiederholen.

Er prüft auch, wie die ausprobierten Formen der Begleitung und Veränderungen der Umgebung gewirkt haben.

Mit der Wochenzusammenfassung in norolu PDCA können Sie auch die Beobachtungen einer Woche auf einmal durchsehen.

Fehlt an einem Tag ein Bericht, fragen Sie zuerst nach dem Grund, statt Vorwürfe zu machen.

Prüfen Sie in diesem Fall auch, ob die Felder und die Schreibzeit zum Ablauf des Arbeitstages passen.

In norolu PDCA ist die KI eine Assistenz, die beim Entwerfen von Berichten, bei Fragen zur Reflexion und bei Wochenzusammenfassungen hilft.

Diese Grenze gilt auch in der Kita. Die KI kann kurze Notizen von Fachkräften ordnen.

Sie kann auch hektische Momente und Gesprächsbedarf herausgreifen, die sich über eine Woche an Berichten wiederholen.

Aber Entscheidungen treffen die Kita-Leitung oder die verantwortliche Person.

Dazu gehört etwa, wie der Ablauf der Betreuung oder die Personalplanung geändert werden und wie auf Kinder und Eltern eingegangen wird.

Dazu gehört auch, wie mit Verletzungen, Unfällen oder besorgniserregenden Anzeichen umzugehen ist.

Beruhigend ist es, Angaben, mit denen sich Personen erkennen lassen, gar nicht erst in den Tagesbericht zu schreiben.

Dazu gehören etwa Namen, Gesundheitszustand oder familiäre Umstände von Kindern und Eltern.

Zudem ist norolu PDCA so gestaltet, dass die Daten der Tagesberichte im eigenen Google Drive (Tabelle) des nutzenden Unternehmens gespeichert werden.

Gemeint ist also Ihr eigenes. Es geht um einen Ansatz minimaler Datenspeicherung, der auf unserer Seite keine Informationen anhäuft.

Es geht um eine beständige Gewohnheit: getrennt von den festen Aufzeichnungen, in einem kurzen Format und mit Berichten, auf die eine Antwort kommt.

Es geht auch um die kleinen Beobachtungen jedes Tages aus dem Kita-Alltag.

Wir glauben, dass diese Gewohnheit die Grundlage dafür ist, sie in den nächsten Schritt von morgen zu verwandeln.

Wir glauben auch, dass sie die Grundlage dafür ist, sie in eine bessere Arbeitsweise des Teams zu verwandeln.