Cómo redactar el informe diario del personal de escuelas infantiles: separarlo del diario de aula y de la agenda con las familias, y convertir lo observado en el día a día en el paso de mañana

Los informes diarios de las escuelas infantiles y de su personal tienden a convertirse en una lista de las actividades del día y de las tareas terminadas.

Por ejemplo: «por la mañana, paseo; por la tarde, manualidades; sin problemas destacables».

El registro de las actividades importa, pero por sí solo no recoge qué funcionó y en qué se dudó en la relación con los niños, ni qué se probará a cambiar en la atención de mañana.

Además, las escuelas infantiles ya tienen registros establecidos por la normativa o por las normas del centro.

Por ejemplo, el diario de aula, la agenda de comunicación con las familias, las programaciones mensuales y semanales y los registros de cada niño.

Por eso, el informe diario parece fácilmente la tarea de escribir lo mismo una vez más.

Por ejemplo, el informe se redacta deprisa cuando los niños ya se han ido o al final de la jornada.

Si además nadie de quienes lo leen responde, quien escribe acaba conformándose con una sola línea del tipo «nada en particular».

En términos de PDCA, el informe se queda en el Do, el registro de lo ocurrido, y desaparecen el Check y el Act.

Este artículo plantea cómo reubicar el informe diario.

Es decir, dejar de ser una copia de los registros establecidos y pasar a ser una herramienta para repasar lo observado en la atención del día.

Luego, lo observado se convierte en la atención del día siguiente y en aprendizaje para el equipo.

El informe diario del que hablamos no sustituye al diario de aula ni a la agenda con las familias.

Es una reflexión breve para pasar observaciones de una persona del equipo a otra.

Léalo como una reflexión sobre el sistema, no como una forma de culpar a nadie.

El informe diario de una educadora o un educador es más fácil de mantener si los campos se limitan aproximadamente a lo siguiente.

(1) El objetivo de hoy, es decir, en qué momentos se probará qué tipo de relación o qué cambio en el entorno.

(2) Cómo salió en realidad, es decir, qué funcionó y qué no salió como se esperaba. (3) Lo que se observó durante el día.

Por ejemplo, momentos en los que el paso de una actividad a otra lleva mucho tiempo y juegos en los que los niños se quedaron absortos.

También dificultades con la circulación por el aula o con el lugar donde se guardan los materiales. (4) Lo que se quiere compartir con el equipo.

Por ejemplo, lo que hay que pasar entre las personas que llevan un mismo grupo o entre el turno de mañana y el de tarde.

(5) Lo que preocupa y qué se quiere consultar y con quién. (6) El primer paso de mañana.

La clave es no repetir en el informe diario lo que corresponde al diario de aula o a los registros de cada niño.

La clave es limitarlo a la reflexión sobre la propia relación con los niños, lo que se quiere compartir con el equipo y las consultas.

A la inversa, hay observaciones como «anunciar la siguiente actividad antes de recoger hizo que el cambio fuera más fluido».

Otra es «cada persona seguía pasos distintos para prepararse antes de salir al patio y los niños estaban desconcertados».

Estas observaciones rara vez llegan a los registros establecidos. Solo pueden recogerse en el informe diario.

También ayuda acordar que en el informe diario no se escriben los nombres de los niños.

En cambio, se describen las situaciones, como «todo el grupo» o «algunos niños», para no introducir información personal.

Demasiados campos alargan el tiempo de redacción y acaban con más espacios en blanco. Empiece con unos cinco y ajústelos escuchando al equipo.

El formato de norolu PDCA tiene cinco partes: P (el objetivo de hoy), D (lo que se hizo realmente), C (lo que se observó), A (lo que se hará a continuación) y la P del día siguiente.

Este es el ejemplo de una educadora responsable de un grupo de niños de dos años (el contenido y las cifras son un ejemplo ficticio para ilustrar).

P: «Después de volver del paseo, pasar con calma del lavado de manos a la comida».

D: «Invité a los niños a lavarse las manos nada más volver, pero la zona donde se quitan los zapatos y el espacio delante de los lavabos se llenaron, y pasaron unos 20 minutos antes de que pudiéramos empezar a preparar la comida. La espera se alargó y algunos niños se pusieron a correr por el aula».

C: «Todos se habían dirigido a los lavabos a la vez. La otra educadora del grupo y yo no habíamos decidido de antemano quién estaría dónde en cada momento».

A: «Mañana, dividir a los niños en dos grupos antes de volver y repartirnos con la otra educadora entre los lavabos y el aula».

P del día siguiente: «Hacer el lavado de manos por grupos y acortar la espera».

El truco para enlazar con la P del día siguiente es escribir la A como una sola cosa concreta que hacer a continuación.

En lugar de «crear un ritmo diario tranquilo», escriba «dividir en dos grupos y repartirnos los espacios», y el informe del día siguiente podrá comprobar si se hizo.

El desarrollo de cada niño se recoge en el diario de aula o en los registros individuales; el informe diario recoge las ideas que se probaron en la propia relación con los niños.

Bastan de una a tres líneas por campo.

Hay educadoras y educadores recién incorporados y personal auxiliar a tiempo parcial. También hay quienes todavía no conocen bien un grupo.

Para estos, el informe diario también puede ser un lugar para plantear dudas e inquietudes pronto en lugar de cargar con ellas en solitario.

(Un ejemplo ficticio para ilustrar).

P: «Durante el juego libre de la tarde, tener presente desde dónde observo a los niños sin meterme demasiado en su juego».

D: «Cuando unos niños empezaron a pelearse por los juguetes mientras jugaban con bloques, intervine enseguida, pero dudé hasta qué punto debía dejar que lo resolvieran ellos. Llamé a una educadora con más experiencia que estaba cerca y observamos juntas».

C: «Todavía no conocía el criterio del centro sobre hasta qué punto observar en estas situaciones y cuándo intervenir. Era un momento de mucho trabajo y no encontré cuándo preguntar».

A: «En la reunión de mañana, preguntar a la coordinación cómo actuar cuando los niños se pelean por los juguetes».

Escribir sobre las dudas no sirve para informar de lo que una persona no sabe hacer, sino para que el equipo pueda echar una mano antes.

La dirección, la coordinación o las compañeras y los compañeros con más experiencia reconocen primero en una frase que se ha escrito.

Luego responden con una sola pista útil. Así, las personas se sienten seguras para escribir sobre sus dudas.

Mantenga pocos campos para que se pueda escribir incluso los días de jornada corta. Evite las respuestas que reprochan haber escrito sobre los tropiezos.

Las escuelas infantiles ya tienen registros establecidos. Por ejemplo, el diario de aula y la agenda de comunicación con las familias.

También las programaciones anuales, mensuales y semanales y los registros de cada niño.

Además, tienen los registros de las observaciones de salud y de las comprobaciones durante la siesta.

Y los registros de asistencia y de entradas y salidas, y el registro de jornada del personal.

Se llevan cada uno en su lugar, según la normativa, los requisitos de la administración local, las normas del centro y los procedimientos establecidos.

Qué registros hay que llevar, con qué apartados y durante cuánto tiempo depende del tipo de centro, de la administración local y de la política del centro.

El informe diario no los sustituye.

Parta de la base de que escribir simplemente «comprobaciones de la siesta, sin incidencias» en un informe diario no lo convierte en un registro oficial.

La división básica es esta. Los hechos sobre cómo estaban los niños y cómo transcurrió la atención del día van a los registros establecidos.

Esos registros se llevan según los procedimientos fijados.

En cambio, el informe diario recoge la reflexión sobre la propia relación del equipo con los niños, las observaciones y los siguientes pasos.

Cuando un informe diario mencione esos registros, no repita los detalles; basta una nota breve como «anotado en el diario de aula» o «comunicado a la familia en la agenda».

Trazar esta línea desde el principio reduce la carga de escribir lo mismo dos veces.

Además, mantiene el informe diario como un espacio de reflexión y no como un duplicado de los registros.

Para decidir qué registro se lleva dónde, siga las normas de su administración local y de su centro y el criterio de la dirección o de la persona responsable.

En el campo C aparecen a veces notas como «un niño se cayó en el patio y se raspó una rodilla».

También aparecen «una familia me planteó una consulta que me dejó preocupada a la hora de la recogida».

Otra es «un niño parecía tener un moratón poco habitual».

No deje que terminen en el informe diario; conéctelas con los procedimientos que el centro ha establecido.

Cuando note una lesión de un niño o un cambio en su estado de salud, no espere a escribir el informe diario.

También cuando note un accidente o un incidente que estuvo a punto de ocurrir.

Avise de inmediato a la dirección, a la coordinación o a la persona responsable por la vía establecida.

Además, informe y deje constancia según los procedimientos del centro.

Cuando note señales que puedan hacer sospechar un maltrato, tampoco juzgue en solitario ni saque conclusiones en el informe diario.

Avise de inmediato a la dirección o a la persona responsable.

Eso es para que el registro y el contacto con los organismos competentes se hagan según los procedimientos del centro.

En Japón, si siente que el asunto no avanza dentro del centro, también puede consultar con la ventanilla de su municipio.

También puede consultar con un centro de orientación infantil (número nacional 189). Los servicios a los que acudir varían según el país.

Para saber cómo actuar y a quién contactar, siga las normas de su administración local y de su centro y el criterio de la persona responsable.

Es importante no dar por establecida la causa ni la responsabilidad en el informe diario, y no escribir de forma que recaiga la sospecha sobre una persona concreta.

Hay información que permite identificar a personas o que exige un cuidado especial.

Por ejemplo, los nombres de los niños y de las familias, el estado de salud y las alergias o las circunstancias familiares.

Esa información debe quedar fuera del informe diario y tratarse según los registros establecidos y las normas del centro.

El informe diario es el punto en el que se nota algo, no la respuesta en sí.

Una línea breve como «comunicado a la dirección» permite a quien lee comprobar que llegó a la respuesta formal.

La dirección y la coordinación leen cada día los informes del equipo. Intentar leerlos todos a fondo no es sostenible.

Por eso, empiece por la A (lo que se hará a continuación).

Luego revise la C (lo que se observó) y el campo de consultas por si hay algo en lo que deba ayudar.

Revise también si hay algo que decidir sobre la organización del personal o sobre cómo se desarrollará la atención del día siguiente.

Los comentarios son más fáciles de mantener si reconocen un hecho en una frase y añaden una sola pregunta o un siguiente paso.

Por ejemplo: «Gracias por darte cuenta de las aglomeraciones en el lavado de manos. Compartamos con los demás grupos la idea de dividir en grupos en la reunión de mañana».

Hay centros donde cada persona trabaja en horarios distintos, como el turno de mañana y el de tarde, y rara vez coincide todo el equipo.

En esos centros, el informe diario se convierte también en un lugar para pasar observaciones de un turno a otro.

Aun así, trate el informe diario como una herramienta para recoger pronto las observaciones de la atención diaria.

No es para comparar a las personas del equipo entre sí ni para puntuar la calidad de su trabajo. Esa es la condición para que se escriba con sinceridad.

Una vez por semana, ponga en fila los informes de la semana y repáselos. Comente los informes con el formato KPT (Keep, Problem, Try).

Así comprobará si se repiten momentos de prisa o dudas a las mismas horas o en las mismas situaciones.

También, cómo funcionaron las formas de relacionarse con los niños y los cambios en el entorno que se probaron.

De este modo, la observación de una persona se convierte en una mejora de la forma en que todo el centro organiza la atención diaria.

Con el resumen semanal de norolu PDCA también puede repasar de una vez las observaciones de una semana.

Aunque falte un informe algún día, empiece por preguntar el motivo en lugar de reprochar, y revise si los campos y el momento de escribir encajan con el ritmo de la jornada.

En norolu PDCA, la IA es una asistente que ayuda a redactar borradores de informes, a plantear preguntas que invitan a reflexionar y a elaborar resúmenes semanales.

Esa línea no cambia en las escuelas infantiles. La IA puede ordenar las notas breves de una persona del equipo.

También puede destacar los momentos de prisa y las consultas que se repiten a lo largo de una semana de informes.

Sin embargo, hay decisiones: cómo cambiar la forma de desarrollar la atención o la organización del personal, y cómo responder a los niños y a las familias.

También cómo actuar ante lesiones, accidentes o señales preocupantes. Esas decisiones las toman la dirección o la persona responsable.

Da tranquilidad no incluir en el informe diario información que identifique a personas.

Por ejemplo, los nombres, el estado de salud o las circunstancias familiares de los niños y de las familias.

En cuanto a norolu PDCA, está diseñado para que los datos de los informes diarios se registren en el propio Google Drive (hoja de cálculo).

Ese Google Drive es el de la empresa que lo utiliza, es decir, la suya.

Es un enfoque de conservación mínima de datos que no acumula información de nuestro lado.

Mantenerlo separado de los registros establecidos, con un formato breve y con informes que reciben respuesta. Creemos que ese hábito constante es la base.

Con ello, las pequeñas observaciones diarias en la atención a los niños se pueden convertir en el paso del día siguiente.

También en una mejor forma de trabajar como equipo.