Como escrever o relatório diário da equipe de creches: separá-lo do diário da turma e da agenda com as famílias e transformar o que se observa no dia a dia no passo de amanhã

Os relatórios diários das creches e da sua equipe tendem a virar uma lista das atividades do dia e das tarefas concluídas.

Por exemplo, «de manhã, passeio; à tarde, atividade de artes; sem problemas especiais».

O registro das atividades importa, mas sozinho não mostra o que funcionou e onde houve dúvida na relação com as crianças, nem o que se vai tentar mudar no cuidado de amanhã.

Além disso, as creches já têm registros estabelecidos pela legislação ou pelas regras da instituição.

Por exemplo, o diário da turma, a agenda de comunicação com as famílias, os planejamentos mensais e semanais e os registros de cada criança.

Por isso o relatório diário facilmente parece a tarefa de escrever a mesma coisa mais uma vez.

Por exemplo, ele é escrito às pressas depois que as crianças já foram embora ou no fim do expediente, e ninguém que o lê responde.

Se for assim, quem escreve passa a se contentar com uma única linha como «nada de especial».

Em termos de PDCA, o relatório para no Do, o registro do que aconteceu, e o Check e o Act desaparecem.

Este artigo mostra como reposicionar o relatório diário. Ele deixa de ser uma cópia dos registros estabelecidos.

Passa a ser uma ferramenta para rever o que se observou no cuidado do dia e transformá-lo no cuidado do dia seguinte e em aprendizado para a equipe.

O relatório diário de que falamos aqui não substitui o diário da turma nem a agenda com as famílias.

É uma reflexão curta para passar observações de uma pessoa da equipe para outra.

Leia-o como uma reflexão sobre o sistema, não como uma forma de culpar alguém.

O relatório diário de uma educadora ou de um educador fica mais fácil de manter quando os campos se limitam mais ou menos ao seguinte.

(1) O objetivo de hoje, ou seja, em quais momentos se vai tentar qual tipo de relação ou qual mudança no ambiente.

(2) Como foi de fato, ou seja, o que funcionou e o que não saiu como se esperava. (3) O que se observou ao longo do dia.

Por exemplo, momentos em que a passagem de uma atividade para outra demora muito, brincadeiras em que as crianças ficaram absortas.

Ou dificuldades com a circulação na sala ou com o lugar onde os materiais ficam guardados. (4) O que se quer compartilhar com a equipe.

Por exemplo, o que é preciso passar entre as pessoas que cuidam de uma mesma turma ou entre o turno da manhã e o da tarde.

(5) O que preocupa e o que se quer conversar e com quem. (6) O primeiro passo de amanhã.

A chave é não repetir no relatório diário o que pertence ao diário da turma ou aos registros de cada criança.

Limite-o à reflexão sobre a própria relação com as crianças, ao que se quer compartilhar com a equipe e às consultas.

Por outro lado, há observações como «avisar a próxima atividade antes de guardar os brinquedos deixou a transição mais tranquila».

Ou como «cada pessoa seguia passos diferentes para se preparar antes de sair para o pátio, e as crianças ficaram confusas».

Elas raramente chegam aos registros estabelecidos e só podem ser captadas no relatório diário.

Também ajuda combinar que os nomes das crianças não são escritos no relatório diário.

Combine também que se descrevem as situações, como «a turma toda» ou «algumas crianças», para não trazer informações pessoais para ele.

Campos demais alongam o tempo de escrita e acabam com mais espaços em branco. Comece com cerca de cinco e ajuste-os ouvindo a equipe.

O formato do norolu PDCA tem cinco partes: P (o objetivo de hoje), D (o que foi feito de fato), C (o que se percebeu), A (o que será feito a seguir) e o P do dia seguinte.

Veja o exemplo de uma educadora responsável por uma turma de crianças de dois anos (o conteúdo e os números são um exemplo fictício para ilustrar).

P: «Depois de voltar do passeio, passar com calma da lavagem das mãos para o almoço».

D: «Chamei as crianças para lavar as mãos logo que voltamos, mas o lugar onde se tiram os sapatos e o espaço em frente às pias ficaram cheios, e levou uns 20 minutos até podermos começar a preparar o almoço. A espera ficou longa, e algumas crianças começaram a correr pela sala».

C: «Todo mundo tinha ido para as pias ao mesmo tempo. Eu e a outra educadora da turma não tínhamos combinado antes quem ficaria onde em cada momento».

A: «Amanhã, dividir as crianças em dois grupos antes de voltar e nos dividir, eu e a outra educadora, entre as pias e a sala».

P do dia seguinte: «Fazer a lavagem das mãos em grupos e encurtar a espera».

O segredo para ligar ao P do dia seguinte é escrever o A como uma única coisa concreta a fazer em seguida.

Em vez de «criar uma rotina tranquila», escreva «dividir em dois grupos e nos dividir entre os espaços», e o relatório do dia seguinte poderá verificar se foi feito.

O desenvolvimento de cada criança fica no diário da turma ou nos registros individuais; o relatório diário guarda as ideias que se tentaram na própria relação com as crianças.

De uma a três linhas por campo bastam.

Há educadoras e educadores recém-chegados, auxiliares de meio período ou quem ainda não conhece bem uma turma.

Para eles, o relatório diário também pode ser um lugar para levantar dúvidas e preocupações cedo.

Isso em vez de carregá-las sozinho (um exemplo fictício para ilustrar).

P: «Durante a brincadeira livre da tarde, prestar atenção em onde me posiciono para acompanhar as crianças sem entrar demais na brincadeira delas».

D: «Quando algumas crianças começaram a disputar brinquedos na brincadeira com blocos, intervim logo, mas fiquei em dúvida sobre até onde devia deixar que elas resolvessem sozinhas. Chamei uma educadora mais experiente que estava por perto e observamos juntas».

C: «Eu ainda não conhecia a orientação da creche sobre até onde acompanhar essas situações e quando intervir. Era um horário corrido e não encontrei o momento de perguntar».

A: «Na reunião de amanhã, perguntar à coordenação pedagógica como agir quando as crianças disputam brinquedos».

Escrever sobre as dúvidas não serve para relatar o que a pessoa não sabe fazer, e sim para que a equipe possa ajudar mais cedo.

A direção, a coordenação pedagógica ou colegas mais experientes podem primeiro reconhecer em uma frase que aquilo foi escrito.

Depois podem responder com uma única pista útil. Quando é assim, as pessoas se sentem seguras para escrever sobre suas dúvidas.

Mantenha poucos campos para que seja possível escrever até nos dias de expediente curto.

Evite respostas que culpem alguém por ter escrito sobre seus tropeços.

As creches já têm registros estabelecidos.

O diário da turma, a agenda de comunicação com as famílias, os planejamentos anuais, mensais e semanais, os registros de cada criança.

Os registros das observações de saúde e das verificações durante o descanso.

Os registros de frequência e de entrada e saída, e o controle de ponto da equipe.

Cada um é mantido no seu lugar, com base na legislação, nas exigências do poder público local, nas regras da creche e nos procedimentos definidos.

Quais registros devem ser mantidos, com quais itens e por quanto tempo depende do tipo de creche, do poder público local e da orientação da instituição.

O relatório diário não os substitui.

Considere que escrever apenas «verificações do descanso, sem alterações» em um relatório diário não o transforma em um registro oficial.

A divisão básica é esta. Os fatos sobre como as crianças estavam e como o cuidado do dia transcorreu vão para os registros estabelecidos.

Esses registros são mantidos de acordo com os procedimentos definidos.

Enquanto isso, o relatório diário guarda a reflexão sobre a própria relação da equipe com as crianças, as observações e os próximos passos.

Quando um relatório diário mencionar esses registros, não repita os detalhes.

Basta uma nota curta como «registrado no diário da turma» ou «comunicado à família pela agenda».

Traçar essa linha desde o início reduz o peso de escrever a mesma coisa duas vezes e mantém o relatório diário como um espaço de reflexão, e não como uma duplicata dos registros.

Para decidir qual registro fica onde, siga as regras do seu poder público local e da sua creche e o julgamento da direção ou da pessoa responsável.

No campo C às vezes aparecem anotações como «uma criança caiu no pátio e ralou o joelho».

Ou como «na hora da saída, uma família me trouxe uma questão que me deixou preocupada». Ou como «uma criança parecia ter um hematoma diferente do habitual».

Não deixe que elas terminem no relatório diário; ligue-as aos procedimentos que a creche definiu.

Quando perceber um machucado em uma criança ou uma mudança no seu estado de saúde, não espere até escrever o relatório diário.

Quando perceber um acidente ou um quase acidente, também não espere.

Avise imediatamente a direção, a coordenação pedagógica ou a pessoa responsável pelo meio definido.

Relate e registre de acordo com os procedimentos da creche.

Quando perceber sinais que possam levar a suspeitar de maus-tratos, também não julgue sozinho nem tire conclusões no relatório diário.

Avise imediatamente a direção ou a pessoa responsável.

Avise para que o registro e o contato com os órgãos competentes sejam feitos de acordo com os procedimentos da creche.

No Japão, se sentir que o assunto não avança dentro da creche, também é possível procurar o atendimento do município.

No Japão, também é possível procurar um centro de orientação infantil (número nacional 189). Os serviços a procurar variam de país para país.

Para saber como agir e quem contatar, siga as regras do seu poder público local e da sua creche e o julgamento da pessoa responsável.

É importante não dar por definidas a causa ou a responsabilidade dentro do relatório diário e não escrever de um jeito que lance suspeita sobre uma pessoa específica.

As informações que identificam pessoas ou que exigem cuidado especial devem ficar fora do relatório diário.

Por exemplo, os nomes das crianças e das famílias, o estado de saúde e as alergias ou as circunstâncias familiares.

Elas devem ser tratadas de acordo com os registros estabelecidos e as regras da creche.

O relatório diário é o ponto em que algo é percebido, não a resposta em si.

Uma linha curta como «comunicado à direção» permite que quem lê confirme que o assunto chegou à resposta formal.

A direção e a coordenação pedagógica leem todos os dias os relatórios da equipe. Tentar ler todos a fundo não é sustentável.

Então comece pelo A (o que será feito a seguir).

Depois verifique o C (o que se percebeu) e o campo de consultas para ver se há algo em que você deva ajudar.

Veja também se há algo a decidir sobre a organização da equipe ou sobre como o cuidado do dia seguinte vai acontecer.

Os comentários ficam mais fáceis de manter quando reconhecem um fato em uma frase e acrescentam uma única pergunta ou um próximo passo.

Por exemplo: «Obrigada por perceber a aglomeração na lavagem das mãos. Vamos compartilhar com as outras turmas a ideia de dividir em grupos na reunião de amanhã».

Há creches em que cada pessoa trabalha em horários diferentes, como o turno da manhã e o da tarde, e a equipe raramente está toda junta.

Nelas, o relatório diário também se torna um lugar para passar observações de um turno para outro.

Ainda assim, trate o relatório diário como uma ferramenta para captar cedo as observações do cuidado diário.

E não como uma ferramenta para comparar as pessoas da equipe entre si nem para dar nota à qualidade do seu trabalho.

Essa é a condição para que se escreva com sinceridade. Uma vez por semana, coloque lado a lado os relatórios da semana e revise-os.

Discuta-os no formato KPT (Keep, Problem, Try). Verifique se momentos de correria ou dúvidas se repetem nos mesmos horários ou nas mesmas situações.

Verifique também como funcionaram as formas de se relacionar com as crianças e as mudanças no ambiente que se tentaram.

Discuti-los assim transforma a observação de uma pessoa em uma melhoria na forma como toda a creche organiza o cuidado diário.

Com o resumo semanal do norolu PDCA, você também pode rever de uma vez as observações de uma semana.

Mesmo que falte um relatório em algum dia, comece perguntando o motivo em vez de culpar.

Revise também se os campos e o horário de escrita combinam com o ritmo do dia de trabalho.

No norolu PDCA, a IA é uma assistente que ajuda a rascunhar relatórios, a fazer perguntas que estimulam a reflexão e a preparar resumos semanais.

Essa linha não muda nas creches. A IA pode organizar as anotações curtas de alguém da equipe.

Também pode destacar momentos de correria e consultas que se repetem ao longo de uma semana de relatórios.

Mas há decisões, como mudar a forma de conduzir o cuidado ou a organização da equipe e como responder às crianças e às famílias.

Também há a decisão de como agir diante de machucados, acidentes ou sinais preocupantes. Essas decisões são tomadas pela direção ou pela pessoa responsável.

Traz tranquilidade deixar fora do relatório diário informações que identifiquem pessoas.

Por exemplo, os nomes, o estado de saúde ou as circunstâncias familiares das crianças e das famílias.

O norolu PDCA foi projetado para que os dados dos relatórios diários sejam registrados no próprio Google Drive (planilha) da empresa que o utiliza.

Ou seja, o Drive da sua empresa. Ele segue uma abordagem de retenção mínima de dados que não acumula informações do nosso lado.

Mantê-lo separado dos registros estabelecidos, com um formato curto e com relatórios que recebem resposta.

Acreditamos que esse hábito constante é a base para transformar as pequenas percepções diárias no passo do dia seguinte.

São percepções no cuidado com as crianças. Também é a base para transformá-las em uma forma melhor de trabalhar em equipe.