2026-07-10

Tagesberichte schreiben: Beispieltexte zum direkten Verwenden und das P/D/C/A-Muster

Für alle, die gerade mit Tagesberichten beginnen. Was in P (Plan), D (Durchführung), C (Rückblick) und A (Verbesserung) jeweils stehen sollte – erklärt mit Beispieltexten, die sich direkt übernehmen lassen.

Wenn man beim Schreiben unsicher ist, zuerst das Muster kennen

Wer gerade erst mit Tagesberichten beginnt, ist unsicher, was und wie weit man schreiben soll. Meist liegt die Ursache darin, dass ein Muster fehlt, das festlegt, „was man schreibt“. Teilt man den Tagesbericht in die 4 Teile P (Plan), D (Durchführung), C (Rückblick) und A (Verbesserung), verringert sich die Unsicherheit, und es kommt auch bei den Lesenden besser an. Beginnen Sie damit, dieses Muster kennenzulernen.

So schreibt man P (Plan) – mit Beispiel

In P schreibt man konkret, „was man heute bis wohin tut“. Schlechtes Beispiel: „Vertriebsaktivitäten durchführen.“ Gutes Beispiel: „Bei 3 Bestandskunden Termine für ein Zusatzangebot vereinbaren.“ Ist das Ziel durch Zahl und Adressaten konkret, lässt sich beim Rückblick am Abend leichter beurteilen, ob es erreicht wurde. Achten Sie auf eine Formulierung, bei der man sich eine Handlung vorstellen kann, statt auf abstrakte Wörter.

So schreibt man D (Durchführung) – mit Beispiel

In D schreibt man als Tatsache, „was man tatsächlich getan hat“. Der Trick: Handlungen und Ergebnisse schreiben, keine Eindrücke. Beispiel: „3 Kunden angerufen, bei 2 einen Termin bekommen. 1 war nicht erreichbar. Für 1 die Angebotsunterlagen erstellt.“ Sind Zahl und Ergebnis zusammen notiert, wird es Material für den späteren Rückblick. Man muss nicht lang schreiben; es genügt, die Tatsachen knapp festzuhalten.

So schreibt man C (Rückblick) – mit Beispiel

In C formuliert man „gute und schlechte Punkte“ in Worte, ein Satz genügt. Beispiel: „Den Ausschlag für die Termine gab das einleitende Fallbeispiel. Dass ein Kunde nicht erreichbar war, lag vielleicht an der Uhrzeit des Anrufs.“ Bleibt man nicht bei „geschafft / nicht geschafft“ stehen, sondern geht einen Schritt weiter bis zum Warum, wird es ein Rückblick, der zur Verbesserung am nächsten Tag führt.

So schreibt man A (Verbesserung) und das P des nächsten Tages – mit Beispiel

In A schreibt man einen Verbesserungsschritt auf Grundlage des Rückblicks, im P des nächsten Tages die Planung für morgen. Beispiel: „Anrufe auf die Zeit zwischen 10 und 11 Uhr legen und das Fallbeispiel im Gespräch bei allen Anrufen standardisieren“, „den nicht erreichten Kunden am Vormittag erneut anrufen und die Angebotsunterlagen für die 2 Termine fertigstellen“. Ist der Rückblick mit der Handlung des nächsten Tages verbunden, häuft sich mit jedem Tagesbericht mehr Verbesserung an.