Como escrever o relatório diário: exemplos prontos para usar e o molde P/D/C/A

Quando se acaba de começar a escrever relatórios diários, é fácil hesitar sobre o que escrever e até onde.

Na maioria dos casos, a causa é não haver um molde para decidir “o que escrever”.

Se você escrever o relatório dividido em 4 partes — P (plano), D (execução), C (reflexão) e A (melhoria) —, a hesitação diminui e o conteúdo chega melhor a quem lê.

Comece conhecendo esse molde.

No P, escreva de forma concreta “o que fazer hoje e até onde”. Exemplo ruim: “Fazer atividades de vendas”.

Exemplo bom: “Marcar reuniões de proposta adicional com 3 clientes existentes”.

Quando a meta é concreta em número e em alvo, fica mais fácil julgar, na reflexão do fim da tarde, se foi atingida ou não.

Procure escrever de um modo em que a ação venha à mente, mais do que com palavras abstratas.

No D, escreva como fato “o que de fato foi feito”. O segredo é escrever ações e resultados, não impressões.

Exemplo: “Liguei para 3 empresas e marquei reunião com 2. 1 não estava disponível. Preparei o material de proposta de 1 delas”.

Quando número e resultado vêm juntos, viram material para rever depois. Não precisa ser longo; basta registrar os fatos de forma concisa.

No C, verbalize “o que foi bom e o que foi ruim”, mesmo que em uma frase.

Exemplo: “O que decidiu a reunião foi o caso de sucesso na abertura. O motivo de 1 não estar disponível pode ser o horário da ligação”.

Sem parar em “deu / não deu”, dar um passo adiante até o porquê torna a reflexão uma que leva à melhoria do dia seguinte.

No A, escreva um passo de melhoria baseado na reflexão, e no P do dia seguinte, o plano de amanhã.

Exemplo: “Concentrar as ligações entre 10h e 11h e padronizar a fala do caso de sucesso em todas as ligações”.

Ou: “Ligar de novo pela manhã para a 1 que não estava disponível e finalizar o material de proposta das 2 reuniões marcadas”.

Se a reflexão e a ação do dia seguinte estão ligadas, quanto mais se escreve o relatório, mais a melhoria se acumula.