Pourquoi le PDCA ne tourne pas, et comment le redresser

Pourquoi a-t-on le sentiment que « le PDCA ne tourne pas »

Même après avoir introduit le PDCA, on entend souvent « au final, cela se termine en plan sans suite » ou « le bilan n'est qu'une formalité ». Ce n'est pas l'idée du PDCA elle-même qui est en cause : le plus souvent, l'une des lettres P, D, C ou A ne mène pas à la suivante. Quand on distingue les causes du blocage, l'endroit à corriger apparaît aussi.

Cause 1 : le plan (P) est vague et il n'y a rien à évaluer

Un plan vague comme « faire de mon mieux » ou « bien faire les choses » ne permet pas de juger s'il a été atteint. Un plan qu'on ne peut pas juger ne se prête pas au bilan (C), et le PDCA s'arrête là. Donner au plan une précision qui indique « qui, quoi, jusqu'où » est le premier pas pour le faire tourner.

Cause 2 : l'évaluation (C) s'arrête à « réussi / pas réussi »

Même si le plan est concret, si le bilan se termine sur le seul bon ou mauvais résultat, il ne mène pas à l'amélioration suivante. C'est en allant un pas plus loin jusqu'au « pourquoi » qu'il devient enfin matière pour l'amélioration (A). Le temps consacré au bilan peut être court ; l'habitude d'ajouter un mot sur la cause est efficace.

Cause 3 : l'amélioration (A) n'est pas reliée au plan (P) du lendemain

Même si le bilan apporte un bon constat, s'il ne se reflète pas dans le plan du lendemain, le PDCA reste un épisode isolé qui se termine par « on a fait le point ». Si l'on met en place un dispositif où l'amélioration (A) est toujours recopiée dans le P suivant (le plan du lendemain) ou directement reliée à lui, le cycle continue de tourner. C'est là la différence entre le PDCA et la gestion des tâches.

Le plus petit pas pour redresser la situation

Comme on se décourage facilement quand on veut lancer le PDCA sous une forme parfaite, nous recommandons d'abord d'écrire chaque jour, pour 1 personne et pendant 1 semaine seulement, les 4 lignes P/D/C/A. Plan concret, bilan jusqu'à la raison, amélioration directement reliée au plan du lendemain : en gardant seulement ces 3 points à l'esprit, le PDCA se met à tourner sans changer un grand dispositif.

Transformer la stratégie en exécution