Por que o PDCA não gira e como reerguê-lo

Por que temos a sensação de que “o PDCA não gira”

Mesmo depois de implantar o PDCA, ouve-se muito “no fim, acaba em plano que não sai do papel” e “a reflexão é só de fachada”. Não é a ideia do PDCA em si que é ruim: na maioria dos casos, a causa é que alguma das partes P, D, C ou A não se liga à seguinte. Ao separar as causas de não girar, o lugar a corrigir também aparece.

Causa 1: o plano (P) é vago e não há como refletir

Um plano vago, como “me esforçar” ou “fazer direito”, não permite julgar se foi atingido. Um plano que não se pode julgar não tem como ser refletido (C), e é aí que o PDCA para. Dar ao plano uma concretude em que se saiba “quem, o quê e até onde” é o primeiro passo para fazê-lo girar.

Causa 2: a avaliação (C) para em “deu / não deu”

Mesmo com um plano concreto, se a reflexão termina apenas em o resultado ter sido bom ou ruim, ela não leva à melhoria seguinte. É dando um passo até o “por que foi assim” que ela vira, pela primeira vez, material para a melhoria (A). O tempo para refletir pode ser curto; o que funciona é o hábito de acrescentar uma frase sobre a causa.

Causa 3: a melhoria (A) não se conecta ao plano (P) do dia seguinte

Mesmo que a reflexão traga uma boa percepção, se ela não se reflete no plano do dia seguinte, o PDCA termina como algo pontual do tipo “refletiu e acabou”. Criar um mecanismo em que a melhoria (A) seja sempre copiada para o próximo P (plano do dia seguinte), ou ligada diretamente a ele, mantém o ciclo girando. Esta é a diferença entre o PDCA e a gestão de tarefas.

O menor passo para reerguer

Tentar começar o PDCA numa forma perfeita facilita desistir, então recomendamos começar escrevendo, só com 1 pessoa e por 1 semana, as 4 linhas de P/D/C/A todo dia. Plano concreto, reflexão até o motivo e melhoria ligada diretamente ao plano do dia seguinte: atentando só a esses 3 pontos, o PDCA passa a girar sem mudar nenhum grande sistema.

Transforme estratégia em execução