Por qué el PDCA no gira y cómo reconducirlo

Por qué se siente que “el PDCA no gira”

Aun tras implantar el PDCA, se oye a menudo “al final se queda en un plan que no se cumple” o “la reflexión es solo de forma”. El problema no es la idea del PDCA en sí: en muchos casos la causa es que alguna de las P, D, C y A no conecta con la siguiente. Si se separan las causas de que no gire, también se ve dónde corregir.

Causa 1: un plan (P) ambiguo que no se puede revisar

Un plan ambiguo como “esforzarse” o “hacerlo bien” no permite juzgar si se ha logrado. Un plan que no se puede juzgar no permite reflexionar (C), y ahí se detiene el PDCA. Dar al plan una concreción que muestre “quién, qué y hasta dónde” es el primer paso para hacerlo girar.

Causa 2: la evaluación (C) se queda en “se pudo / no se pudo”

Aunque el plan sea concreto, si la reflexión termina en si el resultado fue bueno o malo, no conecta con la siguiente mejora. Solo dando un paso más hasta “por qué ocurrió así” se convierte en material para la mejora (A). El tiempo para reflexionar puede ser breve; lo que funciona es el hábito de añadir una frase sobre la causa.

Causa 3: la mejora (A) no se conecta con el plan (P) del día siguiente

Aunque la reflexión aporte un buen hallazgo, si no se refleja en el plan del día siguiente, el PDCA termina como algo puntual de “reflexionar y ya”. Si se crea un mecanismo para copiar siempre la mejora (A) en la siguiente P (plan del día siguiente), o para conectarla directamente, el ciclo sigue girando. Esta es la diferencia entre el PDCA y la gestión de tareas.

El paso mínimo para reconducirlo

Como intentar empezar el PDCA de forma perfecta lleva fácilmente a rendirse, recomendamos empezar escribiendo cada día las 4 líneas de P/D/C/A solo con 1 persona durante 1 semana. Con solo tener presentes estos 3 puntos, plan concreto, reflexión hasta el porqué y mejora conectada directamente con el plan del día siguiente, el PDCA empieza a girar sin cambiar un gran sistema.

Convierte la estrategia en ejecución