2026-06-29

Una organización donde las propuestas de mejora suben desde el terreno: recoger la A (mejora) del informe diario

Se crea un sistema de propuestas de mejora y el buzón sigue vacío: una historia frecuente. Explicamos un mecanismo que hace de la A (mejora) del informe diario la entrada de las propuestas y recoge de forma natural las observaciones del terreno.

Por qué el buzón de propuestas queda vacío

Aunque se cree un sistema de propuestas de mejora, tomarse la molestia de ordenar el formato para proponer es un trabajo pesado. Un sistema preparado en un lugar desconectado del día a día suele quedar sin uso y el buzón vacío. Las ideas de mejora no están en un lugar especial, sino en lo cotidiano. Se juntan tres cosas: el esfuerzo de preparar el formato de la propuesta, la incomodidad de decírselo directamente al jefe y la inquietud de no saber si se aceptará; y entonces, aunque se note algo, no se dice. El mecanismo depende de cuánto reduzca esta carga.

Hacer del campo A del informe la entrada de la mejora

Los «la próxima vez haré esto» que se escriben cada día en la A (mejora) del informe son tal cual la voz de mejora que viene del terreno. Sin exigir una propuesta especial, los hallazgos quedan como extensión de la reflexión cotidiana. Así, sin preparativos, pequeñas ideas de mejora del terreno suben de forma natural cada día. La redacción es libre. Por ejemplo, basta una línea como «si estandarizara los textos de respuesta a consultas, se reduciría el tiempo de búsqueda». Cuanto más pequeña es la idea, más fácil es que se olvide si no se anota.

Recoger las pequeñas mejoras y responder

Es importante que el jefe recoja las pequeñas mejoras que suben y reaccione. Si se presentan y se ignoran, nadie las presentará más. La experiencia de que recojan la idea con un «buen truco, probémoslo» llama a la siguiente propuesta. Las propuestas que no se recogen se marchitan en silencio. La reacción no tiene por qué ser la decisión de adoptarla o no. Se responde con una frase que lleve al siguiente movimiento, como «interesante, pruébalo primero una semana» o «esto vamos a preguntárselo también a otros». Incluso cuando no se puede adoptar, si se explica brevemente el motivo, quien propuso puede quedar convencido y pensar en lo siguiente.

Difundir lateralmente las buenas mejoras

Un truco que nació en un puesto se difunde a otros puestos. Si las mejoras que quedaron en los informes se comparten, el hallazgo de una persona se convierte en sabiduría de todo el equipo. El informe es a la vez la entrada de la mejora y la vía por la que se hacen circular lateralmente las buenas prácticas. Como espacio para compartir, hay un método: presentar en la reunión de la mañana o en la reunión semanal una mejora recogida de los informes. Si se presenta con el nombre de quien la propuso, también es una experiencia de reconocimiento.

Tropiezos habituales y cómo evitarlos

Los tropiezos habituales son querer ejecutar todas las ideas que suben y agotar al terreno o, al contrario, dejarlas en silencio porque no se pueden ejecutar. Como pauta, las ideas recogidas se dividen en tres: las que se prueban enseguida, las que se observan y las que se descartan, y cuando se descartan también se devuelve la razón. Además, es importante mirar de manera amplia a quienes escriben para que las propuestas no se concentren en ciertas personas.

El primer paso mínimo para probar

Empiece eligiendo solo una de las cosas escritas en la A de esta semana y recogiéndola en su respuesta. Si la semana siguiente aparece en el informe el resultado de haberla probado de verdad, se puede decir que el flujo de mejora ha empezado a moverse. A partir de ahí, se aumentan poco a poco la cantidad que se recoge y los espacios para compartir.