Ausbleibende Berichte beseitigen: ein Betriebskonzept, bei dem die Führungskraft sich nicht im Nachhaken aufreibt

Fragt man jeden Tag einzeln „Hast du den Tagesbericht eingereicht?“, zerrinnt die Zeit der Führungskraft allein durch Nachhaken.

Eine niedrige Einreichquote wirkt wie ein Motivationsproblem der Person, ist aber in Wahrheit ein Problem, das sich durch Struktur lösen lässt.

Der Ausgangspunkt ist, aufzuhören, von Hand hinterherzulaufen. Jedes Nachhaken belastet auch die Beziehung leicht.

Deshalb beschränkt man die persönliche Ansprache als Anhaltspunkt auf das letzte Mittel. Den Normalbetrieb überlässt man der Struktur.

Legt man einen Abgabezeitpunkt fest und sieht in einer Liste, wer noch nichts eingereicht hat, muss die Führungskraft nicht mehr einzeln nachprüfen.

Angesprochen werden nur die Personen, die den Abgabezeitpunkt überschritten haben, einmal zu einer festen Zeit.

Die Führungskraft ist vom Nachhaken befreit und kann ihre Zeit darauf verwenden, den Inhalt der Tagesberichte zu lesen.

Formuliert man die Ansprache nicht vorwurfsvoll, sondern so, dass sie die Leichtigkeit des Einreichens vermittelt, wird sie leichter angenommen.

Ein Beispiel ist: „Ihr heutiger Tagesbericht ist noch nicht eingegangen. Es genügt, was Sie in wenigen Minuten schreiben können“.

Kommt auf ein Einreichen keinerlei Reaktion, reicht man nach und nach nicht mehr ein. Lange Kommentare sind nicht nötig.

Auch kurz genügt: Kommt „gesehen“ oder „das ist gut“ zurück, geht das Einreichen weiter.

Die Einreichquote wird weniger von der Strenge der Frist bestimmt als von der Reaktion, die zurückkommt.

Antwortet man, indem man einen konkreten Satz des Tagesberichts zitiert, kommt an, dass er gelesen wurde, und das motiviert zusätzlich zum Schreiben.

Das Einreichen eines Tagesberichts ist keine abzuarbeitende Aufgabe, sondern das Festhalten der Grundlage der eigenen Bewertung.

Wird die Bedeutung geteilt, dass „die Tatsache des Einreichens später zu Material einer fairen Bewertung wird“, reicht man auch ohne Nachhaken von selbst ein.

Erklärt man den Zusammenhang mit der Bewertung bei der Einführung einmal sorgfältig und erinnert dann bei passender Gelegenheit daran, verblasst die Bedeutung weniger leicht.

Die meisten Stolpersteine sind drei: Das Format ist zu schwer, die Abgabezeit passt nicht zum Alltag, und die Gründe für Nichteingereichtes werden nicht aufgegriffen.

Ist das Format schwer, verringert man die Felder; passt die Zeit nicht, überarbeitet man sie näher am Arbeitsablauf der Basis.

Gibt es Personen, die nicht durchgehend einreichen, fragt man vor dem Tadeln kurz „Was macht das Einreichen schwierig?“.

Oft zeigt sich dann, dass die Ursache in der Struktur liegt.

Nicht vorschnell von einem persönlichen Problem auszugehen, ist die Voraussetzung für einen Betrieb ohne Nachhaken.

Prüfen Sie regelmäßig, ob sich Nichteingereichtes auf bestimmte Wochentage oder Tageszeiten konzentriert und ob es sich bei denselben Personen häuft.

Gibt es Schieflagen, ist das das Signal, die Struktur an dieser Stelle zu verbessern.

Zum Beispiel sinkt die Zeit, die Führungskräfte mit Nachhaken verbringen. Und die Zeit, in der sie Tagesberichte lesen und antworten, steigt.

Wenn das so ist, ist das ein Anhaltspunkt dafür, dass der Betrieb in eine gute Richtung läuft.