Tagesberichte im Friseur- und Kosmetiksalon schreiben – den Rückblick auf Behandlungen und die Stimmen der Kundschaft in die nächste Behandlung und in fachliches Wachstum überführen

Tagesberichte im Friseur- oder Kosmetiksalon füllen sich schnell mit den Abschlusszahlen.

Das sind Umsatz, Kundenzahl und die Zahl der Kundinnen und Kunden, die gezielt nach einer bestimmten Person fragen.

Zahlen sind wichtig, aber allein halten sie weder fest, warum das Ergebnis so ausgefallen ist, noch was bei der nächsten Behandlung anders laufen soll.

Hinzu kommt, dass die Orte für Aufzeichnungen in vielen Salons bereits getrennt sind.

Termine stehen im Terminbuch oder Buchungssystem, die Einzelheiten jeder Behandlung in der Kundenkartei, der Umsatz im Kassenabschluss.

Der Tagesbericht wird so leicht zur Aufgabe, dieselben Zahlen noch einmal abzuschreiben.

Wird er beim Aufräumen geschrieben, nachdem die letzte Kundin verabschiedet ist, und antwortet niemand, der ihn liest, füllt man nach und nach nur noch die Pflichtfelder aus.

In PDCA-Begriffen bleibt der Bericht beim Tun stehen, der Aufzeichnung dessen, was geschehen ist, während Prüfen und Handeln wegfallen.

Dieser Beitrag zeigt, wie der Tagesbericht von der Abschrift der Abschlusszahlen zu einem Werkzeug werden kann.

Mit ihm blickt man auf die Behandlungen des Tages und die Reaktionen der Kundschaft zurück. Daraus macht man den nächsten Schritt und fachliches Wachstum.

Lesen Sie ihn als Überlegung zum System, nicht als Schuldzuweisung.

Ein Tagesbericht im Salon lässt sich leichter durchhalten, wenn die Felder ungefähr auf Folgendes beschränkt werden.

(1) Die Abweichung zwischen erwartetem und tatsächlichem Umsatz und Kundenzahl, mit einem Satz zum Grund statt nur der Zahl.

Gründe sind etwa, wie die Termine hereinkamen, kurzfristige Absagen oder das Wetter.

(2) Ob die Behandlungen die geplante Zeit brauchten und, falls eine länger dauerte, bei welchem Schritt.

(3) Was am Ergebnis oder an der Reaktion der Kundschaft auffiel. (4) Wünsche und Beschwerden der Kundschaft.

(5) Alles, was am Ablauf im Salon auffiel, etwa sich stauende Termine oder Wartezeiten. (6) Was beim Üben oder mit einer neuen Technik ausprobiert wurde.

(7) Was beim nächsten Mal anders laufen soll. Entscheidend ist, nicht zu wiederholen, was bereits in Kundenkarteien, Terminbuch oder Kassenabschluss steht.

Entscheidend ist, den Bericht auf die Abweichung, ihren Grund und die Beobachtungen zu konzentrieren.

Umgekehrt gibt es kleine Beobachtungen wie „die Vorbereitung für die nächste Kundin fiel mit der Einwirkzeit einer Farbe zusammen“.

Ein weiteres Beispiel ist „nach dem Styling fragte eine Kundin ausführlich, wie sie ihr Haar zu Hause pflegen soll“.

Sie tauchen in keiner anderen Aufzeichnung auf und lassen sich nur im Tagesbericht festhalten.

Zu viele Felder verlängern die Schreibzeit und führen am Ende zu mehr leeren Stellen.

Beginnen Sie mit etwa fünf Feldern und passen Sie sie an, während Sie dem Team zuhören.

Das Format von norolu PDCA hat fünf Teile.

Das sind P (das Ziel für heute), D (was tatsächlich getan wurde), C (was aufgefallen ist), A (was als Nächstes getan wird) und das P für den nächsten Tag.

Hier ein Beispiel einer Friseurin (ein fiktives Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Am Nachmittag, mit Schnittterminen in dichter Folge, jede Kundin und jeden Kunden in der geplanten Zeit halten.“ D: „Bei der dritten Kundin dauerte die Beratung länger, und alle folgenden Termine verschoben sich um jeweils 15 Minuten.“ C: „Ich habe mir die Vorstellung vom Ergebnis nur in Worten beschreiben lassen, und das Abklären hat Zeit gekostet. Bei der Kundin, die mir ein Foto gezeigt hat, ging es schnell.“ A: „Zuerst gemeinsam Fotos oder Muster ansehen und zwei Punkte, Länge und Gesamteindruck, klären, bevor ich anfange.“ P für den nächsten Tag: „In der Beratung zuerst um ein Foto bitten und notieren, wie lange es gedauert hat.“ Der Trick, um die Verbindung zum P des nächsten Tages herzustellen, besteht darin, A als eine einzige konkrete Sache zu formulieren, die als Nächstes getan wird.

Statt „den Service verbessern“ schreiben Sie „zuerst um ein Foto bitten“, und der Bericht am nächsten Tag kann prüfen, ob es umgesetzt wurde.

Ein bis drei Zeilen pro Feld genügen.

Der Tagesbericht einer Assistenzkraft oder eines Azubis ist ein Ort, um auf das fachliche Üben zurückzublicken.

Er ist auch ein Ort, um auf die eigenen Abläufe im Salon zurückzublicken. (Ein fiktives Beispiel zur Veranschaulichung).

P: „Beim Haarewaschen bei jeder Kundin und jedem Kunden einmal Wassertemperatur und Druck abfragen.“ D: „Am Vormittag hat es geklappt, am vollen Nachmittag habe ich das Fragen vergessen. Nach Ladenschluss habe ich 30 Minuten das Wickeln für Dauerwellen geübt.“ C: „Wenn viel los ist, fällt die Kontrollfrage als Erstes weg. Beim Üben bin ich schneller geworden, aber die Spitzen lagen ungleichmäßig.“ A: „Die genaue Frage vorher festlegen und umso mehr darauf achten, je voller es ist. Morgen eine erfahrenere Kollegin bitten, sich einmal anzusehen, wie ich die Spitzen abschließe.“ Übungsnotizen werden nicht geführt, um Fortschritte gegeneinander auszuspielen, sondern damit jede Person selbst sieht, was sie inzwischen kann und woran sie als Nächstes arbeitet.

Zum Beispiel würdigen erfahrenere Kolleginnen und Kollegen oder die Salonleitung in einem Satz, was gelungen ist.

Und sie nennen nur eine Sache, auf die beim nächsten Üben zu achten ist. Wenn das so ist, spüren Assistenzkräfte ihr eigenes Wachstum leichter.

Vermeiden Sie Antworten mit Schuldzuweisung, damit weiterhin offen über Stolpersteine geschrieben werden kann.

Ein Salon hat bereits feste Aufzeichnungen.

Dazu gehört die Kundenkartei mit den Einzelheiten jeder Behandlung, den verwendeten Produkten und den Wünschen der Kundschaft.

Dazu kommen das Terminbuch, der Kassenabschluss und die Umsatzzusammenstellung sowie die Zeiterfassung.

Sie werden jeweils an ihrem eigenen Ort geführt, auf Grundlage der Regeln des Unternehmens und der vorgesehenen Formulare.

Der Tagesbericht ersetzt sie nicht. Gehen Sie davon aus, dass die Einzelheiten einer Behandlung im Tagesbericht keine Kundenkartei ergeben.

Die Grundaufteilung lautet so.

Fakten zu jeder Kundin und jedem Kunden gehören in die festen Aufzeichnungen wie die Kundenkartei, geführt nach den vorgesehenen Abläufen.

Der Tagesbericht dagegen enthält die eigenen Handlungen des Teams, seine Beobachtungen und die nächsten Schritte.

Beruhigend ist es vor allem, folgende Angaben gar nicht erst in den Tagesbericht zu schreiben.

Das sind Namen, Kontaktdaten, der Zustand von Haut oder Kopfhaut und die Konstitution der Kundschaft.

Wenn ein Tagesbericht darauf eingeht, genügt ein kurzer Vermerk wie „in der Kundenkartei eingetragen“ oder „an die Salonleitung weitergegeben“.

Was aufgezeichnet und wie es aufbewahrt wird, richtet sich nach den Regeln Ihres Unternehmens und der Einschätzung der verantwortlichen Person.

Wer diese Grenze von Anfang an zieht, verringert den Aufwand doppelter Einträge.

Er verringert auch die Gefahr, dass sich Kundendaten über die Tagesberichte verbreiten.

Im Feld C tauchen manchmal Notizen auf wie „eine Kundin sagte, ihre Kopfhaut jucke nach der Farbe“ oder „ein Kunde sagte, das Ergebnis sei anders als vorgestellt“.

Lassen Sie solche Einträge nicht im Tagesbericht enden, sondern führen Sie sie in die Abläufe über, die der Salon oder das Unternehmen festgelegt hat.

Zum Beispiel meldet eine Kundin oder ein Kunde während oder nach einer Behandlung etwas Ungewöhnliches an Haut oder Kopfhaut.

Wenn das so ist, warten Sie nicht, bis Sie den Tagesbericht schreiben.

Informieren Sie in diesem Fall sofort die Salonleitung oder die verantwortliche Person.

Folgen Sie den Abläufen Ihres Unternehmens und der Einschätzung der verantwortlichen Person.

Wichtig ist auch, Ursache oder Abhilfe nicht im Tagesbericht festzulegen.

Auch der Umgang mit Wünschen wie einer Nachbesserung folgt jeweils den Abläufen Ihres Unternehmens.

Der Tagesbericht ist der Punkt, an dem etwas bemerkt wird; er ist nicht die Bearbeitung selbst.

Eine kurze Zeile wie „an die Salonleitung gemeldet“ ermöglicht es den Lesenden zu prüfen, ob der Vorgang in der offiziellen Bearbeitung angekommen ist.

Wer Lob auf dieselbe Weise festhält, ermutigt das Team und macht sichtbar, welche guten Gewohnheiten es wert sind, beibehalten zu werden.

Die Salonleitung liest jeden Tag die Berichte der Friseurinnen und Friseure und der Assistenzkräfte. Alles gründlich lesen zu wollen, hält niemand durch.

Beginnen Sie deshalb mit A (was als Nächstes getan wird). Prüfen Sie dann C (was aufgefallen ist) auf Gesprächsbedarf oder Beschwerden der Kundschaft.

Kommentare lassen sich leichter durchhalten, wenn sie eine Tatsache würdigen und genau eine Frage oder einen nächsten Schritt ergänzen.

Zum Beispiel: „Gute Idee, zuerst ein Foto anzusehen. Sag mir, wie lange die Beratungen morgen gedauert haben.“ Einmal pro Woche legen Sie die Berichte der Woche nebeneinander.

Dann schauen Sie zurück. Wer sie im KPT-Format (Keep, Problem, Try) bespricht, macht aus täglichen Beobachtungen Verbesserungen für den Salon.

Dabei prüft er, ob es im selben Zeitfenster immer wieder hakt und wie sich die ausprobierten Ideen bewährt haben.

Mit der Wochenzusammenfassung in norolu PDCA lassen sich die Beobachtungen einer ganzen Woche auch auf einmal durchsehen.

Fehlt an einem Tag ein Bericht, fragen Sie zuerst nach dem Grund, statt Vorwürfe zu machen.

Prüfen Sie in diesem Fall auch, ob Felder und Schreibzeitpunkt zum Betrieb des Salons passen.

In norolu PDCA ist die KI eine Assistenz, die beim Entwerfen von Berichten, bei Fragen zur Reflexion und bei Wochenzusammenfassungen hilft.

Diese Grenze gilt auch im Salon.

Die KI kann kurze Notizen von Mitarbeitenden ordnen oder Beobachtungen herausgreifen, die sich über eine Woche an Berichten wiederholen.

Aber Entscheidungen treffen die Salonleitung oder die verantwortliche Person.

Dazu gehört etwa, ob das Leistungsangebot oder die Zeiteinteilung der Behandlungen geändert wird.

Dazu gehört auch, wie auf eine Beschwerde reagiert wird oder welche Übungsziele gesetzt werden.

Beruhigend ist es außerdem, Informationen, die das Unternehmen nicht verlassen dürfen, gar nicht erst in den Tagesbericht zu schreiben.

Dazu gehören etwa personenbezogene Daten und der Hautzustand der Kundschaft oder Konditionen mit Lieferanten.

Zudem ist norolu PDCA so gestaltet, dass die Daten der Tagesberichte im eigenen Google Drive (Tabelle) des nutzenden Unternehmens gespeichert werden.

Gemeint ist also Ihr eigenes. Es geht um einen Ansatz minimaler Datenspeicherung, der auf unserer Seite keine Informationen anhäuft.

Es geht um eine beständige Gewohnheit: getrennt von den festen Aufzeichnungen, in einem kurzen Format und mit Berichten, auf die eine Antwort kommt.

Wir glauben, dass diese Gewohnheit die Grundlage dafür ist, kleine Beobachtungen aus den Behandlungen in den nächsten Schritt zu verwandeln.

Wir glauben auch, dass sie die Grundlage dafür ist, sie in fachliches Wachstum zu verwandeln.