Ein Jahres-Geschäftsplan auf einer Seite, bis hinunter zum Tagesbericht

Viele Unternehmen haben Wochen in einen Plan von Dutzenden Seiten gesteckt, der nach Jahresbeginn nicht mehr aufgeschlagen wird.

Ein langes Dokument ist selbst für den Verfasser schwer zu überblicken und erreicht die Menschen im Tagesgeschäft nur selten.

Ein Plan entfaltet seinen Wert nicht, wenn er fertig ist, sondern wenn er im Alltag zu Handlungen wird.

Deshalb lohnt es sich, den Jahresplan auf eine Seite zu begrenzen.

Mit einem einzigen Blatt können Leitung und Team über dasselbe Papier sprechen, und die Durchsicht jedes Quartal kostet wenig Aufwand.

Eine Seite heißt nicht, Informationen wegzuwerfen, sondern nur das Gerüst zu behalten, das Entscheidungen brauchen.

Ausführliche Unterlagen können getrennt aufbewahrt werden.

Sieben Punkte genügen. (1) Leitbild und Vision: wofür das Geschäft da ist und wo man in einigen Jahren stehen will.

(2) Geschäftsinhalt: wen man womit bedient. (3) Markt und Kunden: wer es braucht und in welchen Situationen.

(4) Produkte und Preise: das Hauptangebot und die Überlegung zur Preisgestaltung. (5) Zahlenplan: Umsatz, Rohertrag und Personal je Monat.

(6) Schwerpunktmaßnahmen: drei bis fünf Vorhaben des Jahres, jeweils mit Verantwortlichem und Frist.

(7) Risiken und Gegenmaßnahmen: was schiefgehen könnte und wie man vorsorgt.

Auch die Reihenfolge hat Sinn: von oben nach unten gelesen, führt sie ganz natürlich vom Warum über das Was zum Bis wann.

Wirken sieben Punkte viel, beginnen Sie mit zwei, drei Zeilen je Punkt, dann passt alles auf die Seite.

Eine Monatstabelle erleichtert es, die Zahlen mit dem Tagesgeschäft zu verbinden.

Als Beispiel dient ein fiktives Unternehmen; alle Zahlen sind nur zur Veranschaulichung erfunden.

Dieses Unternehmen setzt ein Jahresumsatzziel von 60 Millionen Yen und eine Rohertragsmarge von 40 Prozent an, also einen Jahresrohertrag von 24 Millionen.

Im Durchschnitt sind das 5 Millionen Umsatz pro Monat, doch es gibt starke und schwache Monate, daher schwanken die Monatszahlen.

Das Personal steht in einer eigenen Zeile als Zahl der Mitarbeitenden je Monat und wird zusammen mit dem Umsatz betrachtet.

Wichtig ist, nicht nur den Umsatz, sondern auch Rohertrag und Personal in dieselbe Tabelle zu setzen.

Auch wenn der Umsatz das Ziel erreicht, kann der Plan unrealistisch sein, wenn Rohertrag oder Besetzung nicht passen.

Eine einzeilige Grundlage je Zahl, etwa Stückpreis mal Anzahl der Abschlüsse, erleichtert die spätere Überprüfung.

Ein Plan auf einer Seite wird nicht von selbst zur heutigen Handlung.

Das Jahresziel wird Schritt für Schritt in Halbjahre, Quartale, Monate, Wochen und Tage aufgeteilt.

Im fiktiven Unternehmen werden die 60 Millionen auf zwei Halbjahre, dann auf Quartale und Monate verteilt, und teilt man das Monatsziel durch die Arbeitstage, ergibt sich ein Tagesrichtwert.

Beträgt das Ziel eines Monats 5 Millionen und hat er 20 Arbeitstage, liegt der Tagesrichtwert bei 250.000 Yen (wieder ein erfundenes Beispiel).

So haben alle dasselbe Gefühl dafür, wie viel der heutige Tag voranbringen soll.

Die Aufteilung ist keine einmalige Arbeit; sie fällt leichter, wenn man sie als etwas versteht, das man jedes Quartal anhand der Ergebnisse neu aufsetzt.

Für die Verteilung eines übergeordneten Ziels auf die unteren Ebenen gibt es vier Hauptarten.

Erstens die Gleichverteilung: die einfachste, jeder Monat oder jede Woche erhält denselben Betrag.

Zweitens nach Arbeitstagen: im Verhältnis zur Zahl der Arbeitstage ohne Wochenenden und betriebliche Feiertage.

Haben Ihre Monate unterschiedlich viele Arbeitstage, kommt das der Wirklichkeit näher als die Gleichverteilung.

Drittens ein saisonaler Faktor je Monat, etwa 1,2 für einen starken und 0,8 für einen schwachen Monat, gestützt auf frühere Verläufe und Erfahrung.

Viertens das Festsetzen von Hand: zuerst die unverrückbaren Zahlen eintragen, etwa den Liefertermin eines Großprojekts oder einen bereits bestätigten Auftrag.

Keine Art ist schlicht die richtige; kombinieren Sie sie passend zu Ihrem Geschäft.

Zum Beispiel ein Entwurf nach Arbeitstagen, ein Faktor nur in der Hochsaison und bestätigte Geschäfte fest eingetragen.

Addiert man die aufgeteilten Zahlen von unten, passt die Summe oft nicht zum Ziel oben.

Angenommen, im fiktiven Unternehmen ergeben die vom Team erwarteten Monatszahlen 57 Millionen, also 3 Millionen weniger als das Ziel von 60. Diese Lücke sollte man nicht schließen, indem man sie mechanisch auf alle aufschlägt.

Eine Lücke zeigt an, dass das Ziel zu hoch sein könnte, dass Maßnahmen fehlen oder dass die Schätzungen zu vorsichtig sind.

Nachdem man sie betrachtet hat, besprechen die Beteiligten und entscheiden, ob das Ziel überarbeitet, Maßnahmen ergänzt oder die Grundlagen der Schätzungen geprüft werden.

Es geht nicht darum, die Zahlen zur Deckung zu bringen, sondern zu erkennen, wo Spannung besteht, und das ist der eigentliche Wert dieser Arbeit.

Sind die Zahlen bis auf den Tag heruntergebrochen, lassen sie sich gut in das P (Plan) des Tagesberichts übernehmen.

Morgens wird das heutige Ziel in P geschrieben, etwa ein Umsatzrichtwert oder wie eine Schwerpunktmaßnahme vorankommen soll, und am Ende des Tages trägt man den Ist-Wert ein.

Dann betrachtet man die Zielerreichung und das Tempo innerhalb des Monats.

Ob das Ziel erreicht wurde oder nicht, man schreibt kurz in die Bewertung (C), warum, und knüpft an die Verbesserung für morgen (A) an.

Stehen die Zahlen jeden Tag im Bericht, kann man unterwegs gegensteuern, statt am Monatsende zu hasten.

Dasselbe lässt sich natürlich auch mit einer vorhandenen Tabellenkalkulation oder einem Papiernotizbuch erreichen.

Wichtiger als das Werkzeug ist, dass Ziel und Ist-Wert jeden Tag am selben Ort sichtbar sind.

Wer alles auf einmal vorbereiten will, hält selten durch.

Beginnen Sie nur mit dem Umsatz, vom Jahr bis zum Tag aufgeteilt, und übernehmen Sie ihn in den Tagesbericht.

Rohertrag und Personal können Sie ergänzen, wenn Ihnen der Ablauf vertraut ist.

Überprüfen Sie monatlich und ändern Sie Aufteilungen, die nicht funktionieren, ohne Zögern.

Ein Plan ist nichts, was man einmal baut und verteidigt, sondern etwas, das man anhand der Ergebnisse anpasst.

Die tägliche Aufteilung eines Jahresplans und die Anzeige der Zielerreichung im Tagesbericht gibt es auch als Funktionen in norolu PDCA, doch dieselbe Tabelle in einer Tabellenkalkulation zu führen funktioniert ebenso gut.

Vergleichen Sie die Optionen und wählen Sie die, die zu Größe und Gewohnheiten Ihres Unternehmens passt.