Usar o relatório diário na reunião matinal e nas reuniões periódicas: como não terminar em leitura de relatos em voz alta

Nas reuniões matinais e periódicas, o formato em que todos falam a sua situação em sequência leva mais tempo quanto mais pessoas há.

O tempo só ouvindo se alonga e falta espaço para os problemas que se queria discutir.

Se a parte de relato ficar a cargo do relatório diário, o tempo da reunião pode ser usado para outro fim.

O critério é primeiro rever, mesmo por impressão, a proporção entre o tempo gasto com relatos e o gasto com consultas na sua própria reunião.

Combine que, antes da reunião, os participantes deem uma olhada nos relatórios diários.

Não é preciso ler em detalhe o de todos; basta captar o que se relaciona a você ou o que chama atenção.

Com o compartilhamento prévio feito, poupa-se o trabalho de explicar o mesmo conteúdo do zero na reunião.

Se houver quem não tenha tempo para ler, defina uma forma viável, como reservar alguns minutos logo depois do início do expediente para a leitura.

Dos problemas captados nos relatórios diários, leve para a pauta apenas os que precisam ser decididos por várias pessoas.

O que se resolve com mera confirmação ou compartilhamento fica no relatório.

Na reunião se discutem os pontos em que há divergência de opinião ou é necessária uma decisão. Com a pauta enxuta, mesmo uma reunião curta ganha substância.

Se você acrescentar à pauta uma frase sobre “quem decide o quê”, a conversa não se dispersa e tende a caminhar para a conclusão.

Nos relatórios diários ficam registradas as ideias e percepções individuais.

Se, numa parte da reunião, você destacar e apresentar boas iniciativas, isso serve de referência aos outros membros e de estímulo a quem escreveu.

Confirme de antemão com a pessoa se pode compartilhar, para não haver divulgação não intencional.

Ao apresentar, se o foco for “como pensou e como engenhou” mais do que se o resultado foi bom ou ruim, fica mais fácil para os outros imitarem.

Peça que o que foi decidido na reunião seja refletido no plano (P) do próximo relatório diário de cada um.

Se a conclusão da reunião entra no plano de ação, evita-se decidir e deixar por isso mesmo.

Na reunião seguinte, dá para conferir pelo relatório o que aconteceu com esse plano, e a reunião e o relatório ficam ligados num único fluxo.

Se as decisões forem lidas uma vez ao fim da reunião e cada um confirmar em qual P as colocará, fica menos provável haver omissões.

Os tropeços mais fáceis são estes. Primeiro, haver quem participe sem ler os relatórios, de modo que se volta ao relato oral.

Segundo, o conteúdo dos relatórios ser usado na reunião como ataque pessoal.

No primeiro caso, mantendo a postura de conduzir a pauta partindo do princípio de que todos leram, o hábito vai mudando aos poucos.

No segundo, decida que o relatório é a porta de entrada para consultas e não material de cobrança. Compartilhe isso no início da reunião.

Assim se mantém um clima em que se escreve com tranquilidade. Um primeiro passo simples é testar, em apenas uma reunião, omitir a leitura dos relatos.