Tagesberichte in Morgenrunde und Teambesprechung nutzen: so bleibt es nicht beim Vorlesen von Berichten

In Morgenrunden und regelmäßigen Besprechungen, in denen alle der Reihe nach über ihre Lage sprechen, dauert es mit steigender Personenzahl immer länger.

Die Zeit des bloßen Zuhörens wird lang, und man kommt leicht nicht mehr zu den Themen, die man eigentlich besprechen wollte.

Überlässt man den Berichtsteil dem Tagesbericht, kann man die Zeit der Besprechung für einen anderen Zweck nutzen.

Als Anhaltspunkt überprüft man zunächst in der eigenen Besprechung, und sei es nach Gefühl, das Verhältnis zwischen der Zeit für Berichte und der Zeit für Beratung.

Vereinbaren Sie, dass die Teilnehmenden vor der Besprechung die Tagesberichte durchsehen.

Man muss nicht alles im Detail lesen; es genügt, aufzugreifen, was einen selbst betrifft oder auffällt.

Ist vorab geteilt worden, spart man sich, in der Besprechung dasselbe von Anfang an zu erklären.

Haben manche keine Zeit zum Lesen, legt man eine machbare Form fest, etwa direkt nach Arbeitsbeginn einige Minuten zum Lesen zu reservieren.

Von den Themen, die man aus den Tagesberichten aufgegriffen hat, macht man nur die zum Thema der Besprechung, die mehrere gemeinsam entscheiden müssen.

Was mit bloßer Bestätigung oder Mitteilung erledigt ist, erledigt man im Tagesbericht.

In der Besprechung spricht man über Punkte, bei denen die Meinungen auseinandergehen oder eine Entscheidung nötig ist.

Engt man die Themen ein, wird die Besprechung auch in kurzer Zeit gehaltvoll.

Ergänzt man beim Thema in einem Satz „wer was entscheidet“, wird das Gespräch nicht zu breit und kommt leichter zu einem Ergebnis.

Im Tagesbericht bleiben Kniffe und Einsichten der Einzelnen erhalten.

Greift man in einem Teil der Besprechung gute Bemühungen auf und stellt sie vor, dient das den anderen Mitgliedern als Anregung und ermutigt die Schreibenden.

Ob man es teilen darf, fragt man die Person vorher, damit keine ungewollte Veröffentlichung entsteht.

Richtet man beim Vorstellen den Blick weniger auf gutes oder schlechtes Ergebnis als darauf, „wie man gedacht und wie man sich beholfen hat“, können es andere leichter nachahmen.

Was in der Besprechung beschlossen wurde, lässt man jeweils in das P (Plan) des nächsten Tagesberichts einfließen.

Fließt das Ergebnis der Besprechung in die Handlungsplanung ein, verhindert man Beschlüsse ohne Umsetzung.

In der nächsten Besprechung kann man im Tagesbericht prüfen, was aus diesem Plan wurde, und Besprechung und Tagesbericht verbinden sich zu einem Fluss.

Liest man die Beschlüsse am Ende der Besprechung einmal vor und bestätigt, in welches P sie jede Person aufnimmt, entstehen weniger Lücken.

Leicht stolpert man über Folgendes. Personen nehmen ohne Lesen der Tagesberichte teil, und man kehrt am Ende doch zu mündlichen Berichten zurück.

Der Inhalt der Tagesberichte wird in der Besprechung wie ein persönlicher Angriff benutzt.

Beim Ersten ändert sich die Gewohnheit nach und nach, wenn man konsequent davon ausgeht, dass gelesen wurde, und die Themen weiterbehandelt.

Beim Zweiten legt man fest, dass der Tagesbericht nicht als Material zum Vorwurf, sondern als Einstieg in die Beratung behandelt wird.

Das teilt man zu Beginn der Besprechung. Dann bleibt die Atmosphäre erhalten, in der man ohne Sorge schreiben kann.

Ein unkomplizierter erster Schritt ist, nur bei einer einzigen Besprechung das Vorlesen der Berichte wegzulassen und es auszuprobieren.