Transformar o reportar, comunicar e consultar em um mecanismo: reduzir o “difícil de dizer” com o relatório diário

Só dizer “faça direito o hourensou (reportar, informar e consultar)” não faz os reportes aumentarem.

Sobretudo as más notícias, em que pesa antes a dificuldade de falar por “talvez me repreendam”, acabam retidas.

O hourensou não é questão de disposição, mas de haver ou não um mecanismo fácil de usar para subir informações. A dificuldade de falar tem causas.

Não conseguir prever a reação do outro, não saber o momento, hesitar quanto até onde comunicar. Muitas delas podem ser reduzidas por um mecanismo.

Havendo um espaço fixo todo dia, o reporte flui naturalmente para ele, porque não é preciso hesitar a cada vez sobre “quando, a quem e como comunicar”.

O P/D/C/A do relatório funciona como recipiente fixo para o hourensou e baixa a barreira do reporte.

Se o lugar para escrever “o que me preocupa” está definido no C, diminui a carga psicológica de ter de chamar alguém e pedir tempo.

Compartilhe também a regra de que o urgente se comunica diretamente, sem esperar o relatório.

Se o chefe responde sem culpar ao “travei” e ao “não deu certo” escritos no C (reflexão), passa a existir uma cultura em que as más informações sobem mais cedo.

Um problema que sobe cedo pode ser tratado ainda pequeno.

Como referência de resposta, acolha primeiro o próprio reporte e depois pense junto, como em “obrigado por me contar; por onde começamos?”.

A busca da causa pode ficar para depois, quando os fatos forem confirmados com calma.

A experiência de ter comunicado e sido bem respondido gera o comportamento de “vou comunicar de novo”.

O hourensou vira hábito não por uma ordem única, mas pelo vaivém de comunicar, ser respondido e comunicar de novo. Mecanismo e reação criam cultura.

A reação não precisa ser uma resposta longa; basta indicar em uma palavra a perspectiva de tratamento.

Só de perceber que foi lido, quem escreveu pode fazer o próximo reporte com tranquilidade.

O comum é reagir emocionalmente, sem querer, a uma má notícia, e os reportes diminuírem a partir daí.

Quando se assusta, também se pode dar um intervalo, sem concluir na hora: “vou pensar um pouco e depois respondo”.

Além disso, se a resposta ao relatório atrasa, mesmo havendo o recipiente o efeito enfraquece.

Nos dias ocupados, a referência é devolver cedo ao menos a marca de que leu.

Por fim, é preciso mostrar, repetidamente em palavras e atos, que quem reporta não será tratado de forma desfavorável por causa do conteúdo.

Nesta semana, diga à equipe que pode escrever, no C, uma linha sobre “o que me preocupa”. Quando o chefe a encontrar, responde com uma palavra no mesmo dia.

Bastam alguns dias para crescer aos poucos a sensação de que pode escrever e de que terá retorno.