2026-06-29

Fazer um relatório diário onde se possam escrever os fracassos: a segurança psicológica produz melhoria

Se no relatório só se escreve o que é conveniente, nenhuma melhoria nasce. Explicamos como cultivar, por meio da operação do relatório diário, a segurança psicológica para escrever com tranquilidade os fracassos e os tropeços.

Um relatório sem fracassos não produz melhoria

Se o relatório traz só coisas boas, quem lê fica tranquilo, mas os problemas se escondem sob a superfície e a melhoria para. Falhas e tropeços são justamente a entrada da melhoria. Um relatório em que eles não são escritos, embora sereno como relato, deixa escapar material de crescimento. Por trás de as falhas não serem escritas, muitas vezes há o receio de que escrever reduza a avaliação ou traga culpa. Antes de culpar quem escreve, o primeiro passo é rever se não há, do nosso lado, um clima em que é difícil escrever.

Uma atitude que responde sem repreender cria segurança

Diante da falha escrita no C (reflexão), se o chefe primeiro culpa ou pensa junto, essa reação decide o que será escrito depois. Quando continua a atitude de, sem culpar, pensar junto “como evitar da próxima vez”, quem escreve pode escrever a verdade com tranquilidade. Por exemplo, comece a resposta com “obrigado por avisar” ou “vamos primeiro pensar juntos como recuperar”. Ao buscar a causa também, foque não em “quem”, mas em “em qual procedimento” e “que informação faltou”. Quando o olhar vai ao mecanismo e não à pessoa, quem escreve se sente protegido.

Tratar como valioso o compartilhar dos fracassos

Uma falha compartilhada cedo permite agir ainda pequena. Por isso, sem negar o ato de ter trazido a falha, trate como valor justamente o ter agido cedo. Quando se entende que trazer compensa mais do que esconder, as más informações passam a subir naturalmente. Também é eficaz o gestor mostrar primeiro, no relatório ou em reuniões, suas próprias falhas e dúvidas. Se quem está numa posição superior compartilha com franqueza, os subordinados o seguem mais facilmente. O que se aprendeu com as falhas compartilhadas deve ficar registrado em palavras como lição de toda a equipe.

A segurança é o alicerce de uma cultura de melhoria

Só havendo o estado em que se pode escrever as falhas o PDCA gira da reflexão (C) para a melhoria (A). A segurança psicológica não é só por gentileza, mas um pressuposto prático para criar uma organização em que a melhoria continua. Um ambiente seguro gera melhorias com os pés no chão. Porém, ser seguro é diferente de eliminar padrões. Se a mesma falha se repete, trate a causa como mecanismo. Não culpar e exigir melhoria podem coexistir.

Tropeços comuns e como evitá-los

O tropeço comum é dizer em palavras que “não tem problema falhar” e, na prática, reagir com dureza. Quando palavras e reação divergem, quem escreve acredita na reação. Além disso, tratar uma falha em público pode intimidar a pessoa. Como referência, primeiro acolha em resposta individual e, se for compartilhar, faça-o com o consentimento da pessoa, restringindo-se aos fatos e ao aprendizado.

Um primeiro passo mínimo para testar

Da próxima vez que encontrar um relatório em que uma falha foi escrita, comece a primeira linha com “obrigado por escrever”. Depois, acrescente uma pergunta para pensar junto no que fazer a seguir. Continuando essa reação algumas vezes, observe se o que é escrito vai ficando aos poucos mais franco.