Relatórios diários no atendimento domiciliar — Separá-los do registro de serviços para que cuidadores que vão direto aos domicílios consigam mantê-los

O atendimento domiciliar já tem um registro de serviços mantido para cada usuário.

Há normas japonesas sobre pessoal, instalações e funcionamento dos serviços domiciliares designados.

O artigo 19, parágrafo 2, dessas normas (Portaria n.º 37 de 1999 do Ministério da Saúde e Bem-Estar) exige isto.

Que o prestador de atendimento domiciliar registre o conteúdo concreto dos serviços prestados.

O artigo 39, parágrafo 2, inclui esse registro entre os que devem ser mantidos e guardados.

Esse registro serve para documentar o que foi prestado ao usuário e dar continuidade na próxima visita.

O relatório diário de que trata este artigo é outra coisa. É um registro interno para compartilhar dentro do escritório o dia do próprio cuidador.

Como ele o planejou, o que percebeu, onde hesitou e o que fará amanhã. Nenhuma lei define seu formato. Os dois têm finalidades e leitores diferentes.

Traçar desde o início uma linha clara, para que o relatório diário não substitua nem copie o registro de serviços, elimina boa parte das dúvidas de quem escreve.

Observe que as normas que um prestador segue na prática são definidas por portarias das províncias e de outras administrações locais.

Elas são definidas com base na portaria nacional, conforme o artigo 74 da Lei do Seguro de Cuidados de Longa Duração.

Detalhes como o prazo de guarda dos registros devem ser conferidos nas normas da autoridade local competente e nas regras internas do escritório.

Para cuidadores que vão direto de casa aos domicílios e voltam, escrever a mesma coisa em dois lugares é simplesmente trabalho extra.

Por isso, vale decidir antes onde fica cada tipo de conteúdo.

Os fatos sobre o usuário, como o que foi prestado e como ele estava, vão para o registro de serviços.

O relatório diário serve para refletir sobre as próprias ações e decisões. Como foram os deslocamentos e a divisão do tempo, em que etapa houve dúvida.

Com quem se quer conversar e sobre o quê, e o que será mudado amanhã. Quando o relatório precisar mencionar um usuário, não se repetem os detalhes.

Basta uma nota curta como “anotado no registro” ou “quero conversar com o coordenador”, e o leitor consulta o registro para ver os fatos.

Se o escritório resumir essa divisão em uma única folha e distribuí-la, os cuidadores novos não precisarão adivinhar.

Com o lugar de cada item definido, o relatório diário continua curto o bastante para ser concluído em poucas linhas.

Muitos cuidadores do atendimento domiciliar prestam o serviço sozinhos na casa do usuário e seguem para a próxima visita sem passar pelo escritório.

Não há um colega a quem perguntar quando algo dá errado, e há dias que terminam sem conversar com ninguém da equipe.

O artigo 28, parágrafo 3, das normas de funcionamento inclui estas entre as tarefas do coordenador de serviço.

Acompanhar como os cuidadores realizam o trabalho (item 5). Oferecer a eles treinamento e orientação técnica (item 7).

O relatório diário pode ser um dos pontos de contato que apoiam isso um pouco a cada dia.

Para funcionar como vínculo, porém, são necessárias três condições.

O que se escreve recebe resposta, pode ser escrito de forma breve e ninguém é repreendido pelo que escreve.

Um relatório que nunca recebe resposta vira uma tarefa feita só para entregar algo, por mais cuidadoso que seja, e com o tempo as pessoas deixam de escrevê-lo.

Um bom primeiro passo é decidir quem lê os relatórios e quem responde.

Quanto mais campos houver, mais pesado fica escrever entre visitas ou ao chegar em casa.

O formato usado no norolu PDCA tem cinco campos: P (o objetivo de hoje), D (o que foi feito de fato), C (o que se percebeu), A (o que será feito amanhã) e o P do dia seguinte.

O desenho de cada campo é explicado em outro artigo; aqui ficam só exemplos para o atendimento domiciliar.

P: “A tarde está apertada, então vou concluir cada registro ao fim de cada visita.” D: “Quatro visitas. Cheguei dez minutos atrasado à terceira.” C: “O atraso veio de procurar onde estacionar. Se tivesse verificado antes, teria evitado.” A: “Perguntar ao coordenador onde estacionar e pedir que inclua nas anotações compartilhadas do escritório.” P do dia seguinte: “Amanhã há uma primeira visita a um usuário novo, então vou reler a folha de procedimentos na noite anterior.” De uma a três linhas por campo é suficiente.

O segredo é manter cada campo voltado às próprias ações e ao próximo passo, e não ao usuário.

Quando o trabalho envolve muitos deslocamentos, o relatório diário tende a ficar para depois se não se definir quando e onde escrevê-lo.

Uma regra simples funciona bem: escrever depois da última visita do dia ou até um horário definido pelo escritório.

Deixe claro com antecedência que os relatórios não são escritos dirigindo nem pedalando, não são escritos na frente do usuário na casa dele e não ficam abertos na tela em locais públicos.

Se forem escritos no celular, devem seguir as regras do escritório sobre o tratamento de informações, como usar o bloqueio de tela.

Também é importante que o escritório defina, em suas regras de trabalho, como o tempo gasto escrevendo o relatório é tratado dentro da jornada.

Também é importante que informe isso claramente aos cuidadores.

Se isso ficar vago, as pessoas mais conscienciosas acabam escrevendo no próprio tempo, e isso não se sustenta.

Um formato curto combinado com um horário fixo é a base para manter o hábito.

O coordenador de serviço lê todos os dias os relatórios de vários cuidadores.

Tentar ler cada um a fundo não é sustentável, então vale definir uma ordem de leitura.

Comece por A (o que será feito amanhã) para verificar se o próximo passo está claro.

Depois leia C (o que se percebeu) em busca de algo que o cuidador queira conversar ou de alguma mudança que mereça atenção.

Os comentários ficam mais fáceis de manter quando reconhecem um fato do relatório e acrescentam uma única pergunta ou um próximo passo.

Por exemplo: “Sobre o estacionamento, vou verificar e incluir nas anotações compartilhadas. Há outros domicílios sobre os quais você gostaria de saber algo antes?”.

Porém, não use um comentário do relatório para mudar o cuidado prestado a um usuário.

O artigo 28, parágrafo 3, item 4, das normas de funcionamento define uma tarefa do coordenador de serviço.

É indicar aos cuidadores metas e conteúdos de cuidado concretos e repassar informações sobre a situação do usuário.

Essas orientações são dadas pelo plano de atendimento domiciliar e pelos procedimentos do escritório, e o relatório diário serve como o lugar onde a necessidade é percebida.

No campo C às vezes aparecem anotações como “um susto durante uma transferência” ou “comeu menos que o normal”.

Não deixe que elas parem no relatório diário; conecte-as aos procedimentos formais do escritório.

Quando ocorre um acidente, o artigo 37 das normas de funcionamento exige isto do prestador.

Que avise o município, a família do usuário e o prestador de apoio ao cuidado domiciliar, entre outros. Que tome as medidas necessárias.

Que registre as circunstâncias do acidente e as medidas adotadas. Os quase acidentes são registrados conforme os formulários e procedimentos do escritório.

Quanto às mudanças no estado do usuário, o artigo 28, parágrafo 3, inclui estas entre as tarefas do coordenador de serviço.

Acompanhar periodicamente essas mudanças (item 2). Fornecer ao prestador de apoio ao cuidado domiciliar e a outros as informações necessárias (item 2-2).

São informações sobre o estado físico e mental do usuário e sua vida diária.

O relatório diário é o ponto em que algo é percebido; ele não é, em si, o contato com o gestor de cuidados nem o relatório de acidente.

Uma linha curta como “anotado no registro” ou “comunicado ao coordenador” permite ao leitor confirmar que a observação chegou ao processo formal.

O relatório diário é compartilhado dentro do escritório e vai se acumulando.

Deixe de fora os nomes dos usuários, endereços, diagnósticos e condições de saúde, e circunstâncias familiares.

O artigo 33 das normas de funcionamento estabelece isto, entre outras coisas.

Os funcionários não devem revelar, sem motivo legítimo, segredos de usuários ou de suas famílias que tenham conhecido no trabalho.

Os fatos sobre um usuário pertencem ao registro de serviços ou a outros registros definidos pelo escritório.

Quando um cuidador precisar distinguir as visitas no relatório, ajuda se o escritório combinar denominações.

Que sejam denominações que, sozinhas, não identifiquem ninguém. Por exemplo, “segunda visita da tarde” ou “primeira visita a um usuário novo”.

Mesmo quando o relatório precisar mencionar como o usuário estava, ele deve parar em “anotado no registro”.

Boa parte do que não convém escrever em um relatório diário vale para todos os setores, então também vale a pena ler o artigo sobre esse tema.

Definir regras curtas desde o início também traz tranquilidade aos cuidadores.

Quando um relatório não chega, comece perguntando o motivo em vez de cobrar.

Com pessoas que se deslocam direto entre domicílios, é natural haver dias em que uma visita se estendeu ou o trajeto demorou mais e não houve tempo para escrever.

Uma frase curta na manhã seguinte, como “Ontem foi um dia difícil?”, transforma o relatório que faltou em uma chance de saber como a pessoa está.

Não o transforma em motivo de bronca. Se os relatórios faltarem vários dias seguidos, pode ser sinal de que a carga ficou pesada demais.

Nesse caso, revise o próprio sistema, por exemplo cortando campos ou mudando o horário de escrever.

Quem lê os relatórios não deve deixar aprovações e comentários se acumularem.

Quando as respostas atrasam dias, o sentido de escrever deixa de ser percebido. Uma vez por semana, revejam juntos os relatórios da semana.

Verifiquem se a equipe esbarra repetidamente no mesmo problema. Isso também gera material para treinamentos e para revisar procedimentos.

Em vez de começar com todos de uma vez, é melhor testar primeiro com alguns cuidadores e um coordenador de serviço.

No norolu PDCA, a IA é uma assistente que ajuda a rascunhar relatórios, a fazer perguntas que estimulam a reflexão e a preparar resumos semanais.

Essa linha não muda no atendimento domiciliar.

A IA pode organizar as anotações curtas de um cuidador ou destacar observações que se repetem em uma semana de relatórios.

Mas há decisões como mudar o cuidado de um usuário, avisar o gestor de cuidados ou tratar algo como acidente.

Essas decisões são tomadas pelo coordenador de serviço ou pelo responsável.

Se o escritório já mantém nomes e condições de saúde dos usuários fora dos relatórios diários, não é preciso entregar dados pessoais de usuários à IA.

O norolu PDCA foi projetado para que os dados dos relatórios diários sejam registrados no próprio Google Drive do escritório (planilha).

Ele segue uma abordagem de retenção mínima de dados que não acumula informações do nosso lado.

Separar do registro de serviços, usar um formato curto e continuar escrevendo relatórios que recebem resposta.

Acreditamos que esse hábito constante é o que sustenta os cuidadores que trabalham sozinhos.