Começar a melhoria por departamento: criar uma cultura de PDCA sem esperar pela implantação em toda a empresa

Quando se tenta iniciar a melhoria de processos em toda a empresa ao mesmo tempo, o consenso e o desenho das regras levam tempo.

Além disso, a diferença de temperatura entre os locais de trabalho é inevitável.

Gasta-se toda a energia na preparação e as pessoas se cansam antes mesmo de começar — isso acontece em muitas empresas.

Uma implantação em toda a empresa acumula tarefas: escolher a ferramenta, uniformizar as regras, realizar sessões de explicação.

Nesse meio tempo, nada muda no dia a dia e o entusiasmo costuma esfriar. Aprender enquanto se põe em movimento acaba sendo mais rápido.

Comece com um gerente e algumas pessoas, fazendo girar o PDCA a partir do relatório diário.

Com um escopo pequeno, as decisões são rápidas e fica mais fácil verificar se deu certo ou não. Começar pequeno não é o mesmo que fazer de qualquer jeito.

Há um critério para escolher o primeiro departamento.

Ter um líder motivado, um trabalho diário relativamente estável e um impacto não grande demais sobre as outras áreas.

Antes de começar, defina o período e os pontos a observar.

Por exemplo, verificar se foi possível manter o relatório diário ou se a preparação das conversas ficou mais leve.

A sensação de que a preparação do 1-on-1 ficou mais leve ou de que a avaliação passou a ser mais convincente é o argumento mais forte para mover os outros departamentos.

Expandir com exemplos, e não com ordens, torna a adesão mais fácil.

Ao contar o caso, compartilhe com honestidade não só o que deu certo, mas também onde tropeçou.

Assim os outros departamentos evitam o mesmo erro e a história ganha credibilidade. Um bom espaço para isso é uma reunião com os chefes de departamento.

A cultura de melhoria não se enraíza com slogans grandiosos, mas com a repetição diária de P, D, C e A.

Enquanto o formato continua girando por departamento, a melhoria deixa de ser uma atividade especial e passa a ser o normal do dia a dia.

Para mantê-lo girando, é importante deixá-lo numa forma que continue mesmo quando os responsáveis mudam.

Resumir de forma simples como escrever e como olhar facilita a passagem de bastão.

Os tropeços mais comuns são a carga se concentrar no primeiro departamento, que se esgota, e a pressa por resultados que leva a exigir só números.

Os resultados devem ser verificados primeiro pelo que é mais visível, como a percepção das pessoas e as mudanças no conteúdo dos relatórios.

Além disso, tratar o primeiro departamento como especial demais faz os outros sentirem que aquilo não tem a ver com eles.

O critério é mantê-lo numa forma que um departamento comum também consiga seguir.

A partir da próxima semana, peça a apenas algumas pessoas de um único departamento que escrevam P, D, C e A no relatório diário.

Uma vez por semana, leia o conteúdo e responda. Se, ao continuar, a carga for pequena e houver boa resposta, amplie aos poucos o período e o público.