Como escrever o relatório diário de engenheiros de software e equipes de desenvolvimento: ir além do registro de tarefas e transformar desvios de estimativa e bloqueios no próximo passo

Os relatórios diários de engenheiros e equipes de desenvolvimento tendem a virar uma lista das tarefas mexidas naquele dia.

Por exemplo, “implementei a funcionalidade de busca”, “atendi comentários de revisão”, “reunião”.

O registro do trabalho importa, mas sozinho não mostra por que algo levou mais tempo do que o estimado, onde houve bloqueio nem como evitá-lo da próxima vez.

Além disso, as equipes de desenvolvimento já têm muitos lugares onde as coisas são registradas. As tarefas ficam no sistema de gestão de tickets.

As alterações de código ficam no histórico do controle de versão. As conversas do dia a dia ficam no chat.

O relatório diário facilmente parece uma tarefa de copiar o mesmo conteúdo mais uma vez.

Por exemplo, ele é escrito às pressas no fim do expediente, depois de horas de trabalho concentrado, e ninguém que o lê responde.

Se for assim, quem escreve passa a se contentar com uma linha como “houve avanço”.

Em termos de PDCA, o relatório para no Do, o registro do que aconteceu, enquanto o Check e o Act se perdem.

Este artigo discute como reposicionar o relatório diário.

De cópia do registro de trabalho, ele passa a ferramenta de revisão dos desvios de estimativa e dos bloqueios do dia.

Essa ferramenta os transforma em próximo passo e em aprendizado para a equipe. Leia como uma conversa sobre o sistema, não como uma cobrança a alguém.

O relatório diário de um engenheiro é mais fácil de manter quando os campos se limitam mais ou menos ao seguinte.

(1) O objetivo de hoje, ou seja, qual tarefa será levada até onde.

(2) A diferença entre a estimativa e o tempo real, com uma palavra sobre o motivo, mais do que sobre o tamanho da diferença.

Por exemplo, esperar a confirmação de uma especificação, código existente inesperado ou um ambiente instável.

(3) Onde se está bloqueado e o que se quer perguntar a quem. (4) O que se descobriu ou aprendeu ao testar coisas.

(5) Decisões de revisões ou reuniões que afetam o próprio trabalho. (6) O primeiro passo de amanhã.

O ponto central é não repetir “o que foi feito”, que já está nos tickets e no histórico de alterações.

Concentre o relatório na diferença e no seu motivo, nos bloqueios e no que foi aprendido.

Por outro lado, há observações como “comecei a escrever sem confirmar as premissas do design e precisei refazer uma parte”.

Ou como “quando perguntei a um colega mais experiente como ler os logs, o erro foi resolvido em dez minutos”.

Elas não aparecem nem nos tickets nem no histórico de alterações, e só podem ser captadas no relatório diário.

Campos demais alongam o tempo de escrita e acabam com mais espaços em branco. Comece com uns cinco e ajuste ouvindo a equipe.

O formato do norolu PDCA tem cinco partes: P (o objetivo de hoje), D (o que foi feito de fato), C (o que se percebeu), A (o que será feito em seguida) e o P do dia seguinte.

Veja um exemplo de um engenheiro que trabalha no desenvolvimento de uma funcionalidade (um exemplo fictício para ilustração).

P: “Deixar o filtro da tela de busca pronto para revisão.” D: “A implementação está concluída, mas a ordem de classificação não batia com a especificação da listagem existente, e verificar e corrigir isso levou duas horas a mais do que o previsto. Não consegui enviar para revisão.” C: “Eu não tinha confirmado a especificação da ordem antes de começar a escrever. A causa foi seguir apenas com a descrição do ticket.” A: “Em trabalhos que envolvem telas, anotar antes de começar três pontos sobre os quais provavelmente terei dúvidas e confirmá-los primeiro com a pessoa responsável.” P do dia seguinte: “Enviar para revisão pela manhã. Começar a próxima tarefa só depois de anotar os pontos a confirmar.” O segredo para ligar ao P do dia seguinte é escrever o A como uma única coisa concreta a fazer.

Em vez de “ser mais rigoroso nas verificações”, escreva “anotar antes de começar três pontos sobre os quais provavelmente terei dúvidas”.

Assim, o relatório do dia seguinte poderá verificar se isso foi feito. De uma a três linhas por campo é suficiente.

Há engenheiros recém-chegados ou membros com menos experiência.

Para eles, o relatório diário também pode ser um lugar para levantar bloqueios cedo, em vez de carregá-los sozinhos (um exemplo fictício para ilustração).

P: “Encontrar a causa de um bug que se reproduz no ambiente de testes.” D: “Procurei a causa a manhã inteira sem conseguir identificá-la. Quando consultei a líder da equipe à tarde, descobri que as configurações estavam sendo carregadas na ordem errada.” C: “Eu não tinha definido um limite de tempo para investigar sozinho. Mesmo sabendo que perguntar seria mais rápido, achei que estava quase conseguindo e perdi o momento de falar.” A: “Se uma hora depois de começar a investigar eu não tiver nenhuma pista, anotar o que já testei e pedir ajuda.” Escrever sobre bloqueios não serve para relatar o que não se consegue fazer, mas para que a equipe possa ajudar mais cedo.

A liderança da equipe ou um colega mais experiente pode primeiro reconhecer em uma frase que o membro pediu ajuda.

Depois pode responder com apenas uma pista para a próxima investigação.

Quando é assim, os membros se sentem seguros para escrever sobre onde estão travados. Evite respostas que culpam alguém por escrever sobre seus tropeços.

As equipes de desenvolvimento já têm registros estabelecidos.

São tickets que acompanham o andamento das tarefas, o histórico de alterações de código e os registros de revisão.

Também são os registros de como incidentes e bugs foram tratados e os registros de ponto.

Eles são mantidos cada um em seu lugar, com base nas regras da empresa e nos procedimentos definidos. O relatório diário não os substitui.

Considere que escrever o andamento de um incidente em um relatório diário não o transforma em registro oficial do incidente. A divisão básica é esta.

Os fatos de cada tarefa ou bug vão para os registros estabelecidos, como os tickets, seguindo os procedimentos definidos.

Enquanto isso, o relatório diário reúne as ações, as observações e os próximos passos da própria equipe.

Quando o relatório diário mencionar esses registros, basta o número do ticket ou uma nota curta como “anotado no registro de incidentes”.

Traçar essa linha desde o início reduz o trabalho de escrever a mesma coisa duas vezes.

Também mantém o relatório diário como um espaço de reflexão, e não como um relatório de andamento duplicado.

Para decidir quais registros ficam onde, siga as regras da sua empresa e o julgamento da pessoa responsável.

No campo C às vezes aparecem notas como “o ambiente de produção parecia mais lento do que o normal”.

Ou como “encontrei dados de autenticação escritos diretamente em um arquivo de configuração”.

Não deixe que elas terminem no relatório diário; conecte-as aos procedimentos de resposta definidos pela empresa ou pela equipe.

Quando perceber um possível incidente ou algo relacionado à segurança, não espere até escrever o relatório diário.

Avise na hora a liderança da equipe ou a pessoa responsável. Siga os procedimentos da sua empresa e o julgamento dessa pessoa.

Também é importante não dar como certa a causa nem o alcance do impacto dentro do relatório diário.

Traz tranquilidade, além disso, manter fora do relatório diário senhas, chaves, dados de acesso e informações pessoais de usuários ou dados confiados por parceiros comerciais.

O relatório diário é o ponto em que algo é percebido; não é a resposta em si.

Uma linha curta como “informado à líder da equipe” permite a quem lê confirmar que isso chegou à resposta formal.

A liderança da equipe lê todos os dias os relatórios dos membros. Tentar ler cada um em profundidade não é sustentável.

Então comece pelo A (o que será feito em seguida).

Depois confira o C (o que se percebeu) e os bloqueios em busca de algo em que deva ajudar ou que precise de decisão ainda hoje.

Os comentários são mais fáceis de manter quando reconhecem um fato e acrescentam uma única pergunta ou próximo passo.

Por exemplo: “Boa ideia anotar antes de começar os pontos que podem gerar dúvida. Me conta quantos apareceram na tarefa de amanhã.” Em equipes que trabalham muito de forma remota, tratar o relatório diário como uma ferramenta para captar bloqueios cedo, e não para vigiar horas de trabalho, é a condição para que as pessoas escrevam com sinceridade.

Uma vez por semana, coloque lado a lado os relatórios da semana e revise-os. Converse sobre eles no formato KPT (Keep, Problem, Try).

Veja se o mesmo tipo de retrabalho ou de desvio de estimativa continua se repetindo e como funcionaram as ideias testadas.

Conversar assim transforma a observação de uma pessoa em melhoria na forma de trabalhar da equipe.

Com o resumo semanal do norolu PDCA, também é possível rever de uma vez uma semana de observações.

Mesmo que falte o relatório de algum dia, comece perguntando o motivo em vez de culpar.

Revise também se os campos e o horário de escrita combinam com a forma de desenvolver da equipe.

No norolu PDCA, a IA é uma assistente que ajuda a rascunhar relatórios, a fazer perguntas que estimulam a reflexão e a preparar resumos semanais.

Essa linha não muda em uma equipe de desenvolvimento.

A IA pode organizar as anotações curtas de um membro ou destacar bloqueios e retrabalhos que se repetem em uma semana de relatórios.

Mas há decisões como mudar as prioridades das tarefas, revisar as estimativas ou a quem atribuir cada trabalho.

Essas decisões são tomadas pela liderança da equipe ou pela pessoa responsável.

Traz tranquilidade manter fora do relatório diário as informações que não podem sair da empresa, como senhas, chaves e informações sobre usuários ou parceiros comerciais.

O norolu PDCA foi projetado para que os dados dos relatórios diários sejam registrados no próprio Google Drive (planilha) da empresa que o utiliza.

Ou seja, o Drive da sua empresa. Ele segue uma abordagem de retenção mínima de dados que não acumula informações do nosso lado.

Separar dos registros estabelecidos, usar um formato curto e continuar escrevendo relatórios que recebem resposta.

Acreditamos que esse hábito constante é a base para transformar os pequenos bloqueios e aprendizados de cada dia no próximo passo.

Também é a base para transformá-los em uma forma melhor de desenvolver em equipe.