2026-06-29

Die Personenabhängigkeit der Arbeit verhindern: das „nur diese Person weiß es“ über den Tagesbericht verringern

Die Personenabhängigkeit — „fällt diese Person aus, läuft nichts“ — entsteht daraus, dass Wissen nicht festgehalten wird. Wir erläutern eine Gegenmaßnahme, die die täglichen Entscheidungen und Kniffe im Tagesbericht hinterlässt und in geteiltes Wissen des Teams verwandelt.

Personenabhängigkeit entsteht aus dem Fehlen von Aufzeichnungen

Der Zustand, dass die Arbeit stillsteht, wenn jemand fehlt, entsteht daraus, dass Urteile und Kniffe nur im Kopf der Person liegen. Ist die Vorgehensweise nicht aufgezeichnet, kann niemand sie nachvollziehen, wenn die Person ausfällt. Personenabhängigkeit ist weniger ein Problem einseitiger Fähigkeiten als ein Problem fehlender Aufzeichnung. Auch die Person selbst hält selbstverständlich gewordene Abläufe und Urteilsgewohnheiten oft für „nichts, was man extra aufschreiben müsste“, und lässt man es so, wachsen die Aufzeichnungen nicht.

Die täglichen Kniffe im Bericht hinterlassen

Hält man im C (Reflexion) oder A (Verbesserung) des Tagesberichts fest, „wie man entschieden hat“ und „warum man so gehandelt hat“, wird implizites Wissen im Kopf Stück für Stück zu Sprache. Die tägliche Anhäufung kleiner Aufzeichnungen wächst zu einem Wissen, das man später lesen kann. Als Beispiel für die Schreibweise gilt, in ein oder zwei Sätzen Lage, Urteil und Grund beizufügen, etwa „Diese Anfrage wirkte eilig, aber ich habe zuerst ○○ geprüft und sie zurückgestellt. Grund: ...“. Auch ohne ein zusammenhängendes Handbuch sind angehäufte Fragmente völlig nützlich.

In einen für das Team lesbaren Zustand bringen

Machen Sie das festgehaltene Wissen nicht zu etwas, das nur der Person gehört, sondern bringen Sie es in einen Zustand, in dem das Team darauf zugreifen kann. Wird das Stolpern und die Lösung von jemandem geteilt, müssen andere nicht denselben Fehler und dieselbe Frage wiederholen. Aufzeichnungen lösen Personenabhängigkeit erst, wenn sie geteilt werden. Schon eine kurze Zeit in der Wochenbesprechung, in der man „einen Kniff der Woche vorstellt“, macht die Gewohnheit des Lesens leichter.

Auch der Beitrag, der die Personenabhängigkeit löst, lässt sich bewerten

Die eigene Vorgehensweise aufzuzeichnen und in einer für andere lesbaren Form zu hinterlassen, ist ein sicherer Beitrag zum Team. Stützt man sich auf die im Tagesbericht verbliebenen Fakten, lässt sich auch diese „Arbeit, gemeinsames Wissen zu schaffen“ neben auffälligen Ergebnissen fair bewerten.

Häufige Stolpersteine und wie man sie vermeidet

Ist die Last der Aufzeichnung groß, hält man nicht durch. Verlangen Sie deshalb anfangs keine Perfektion und beginnen Sie damit, nur die Situationen festzuhalten, in denen man beim Urteil schwankte. Auch ob das Wissen so geschrieben ist, dass nur eine bestimmte Person es lesen kann, gehört zu den Punkten zum Überprüfen. Probiert man bei geplantem Urlaub aus, wie weit eine andere Person die Arbeit der abwesenden Person allein anhand des Tagesberichts übernehmen kann, werden die Lücken der Aufzeichnung konkret sichtbar. Wirksam ist auch, die Aufzeichnungen des Teams regelmäßig unter dem Blickwinkel zu betrachten, ob jemand, der diese Arbeit zum ersten Mal übernimmt, allein mit dem Tagesbericht den ersten Schritt tun könnte. Findet man Stellen, an denen man hängen bleibt, schließen sich die Lücken im gemeinsamen Wissen Stück für Stück, wenn man dort nur ergänzt. Bittet man außerdem neue Personen, beim Eintritt die Aufzeichnungen des Tagesberichts zu lesen, und fragt, was unklar war, findet man fehlende Voraussetzungen, die den Schreibenden selbst nicht auffallen.